In SAP Business One è possibile definire diversi messaggi da inviare sotto forma di messaggi interni, e-mail, messaggi SMS e fax. I messaggi possono poi essere inviati sia agli utenti del sistema sia ai business partner definiti. I messaggi possono essere inviati anche a un qualsiasi altro destinatario. L'invio può essere effettuato singolarmente o tramite lista di distribuzione per inviare messaggi a un gruppo di destinatari.

È inoltre possibile avvalersi delle allerte per inviare messaggi agli utenti selezionati ogni volta si verifichi un particolare evento. Questi messaggi possono essere predefiniti. Inoltre, se è stata definita una procedura di rilascio per l'acquisizione di documenti di vendita e di acquisto, anche il workflow della procedura di approvazione utilizzerà tali messaggi.

Per inviare e-mail, messaggi SMS e fax da SAP Business One, è necessario installare il software necessario di comunicazione. Si consideri che l'invio tramite SMS è possibile solo in Israele e Panama.