Beállítási számla, kiadáselszámolási számla, tranzitkészletszámla 
Beszámolókészítés céljából a cég pénzügyi periódusának végén a periódusban a számlákra könyvelt készletnek ugyanabban a periódusban rögzített megfelelő szállítói kötelezettséggel kell rendelkeznie.
A gyakorlatban van némi késedelem a készletnövekedés és a hozzá kapcsolódó szállítói számla beérkezése között. Ha a pénzügyi periódus vége éppen erre a késedelmes időszakra esik, az említett növekedésekre vonatkozóan könyvelt készletértéknek nincs megfelelő szállítói számlája. Ehelyett a forrásszámlák, például a beállítási számla és a kiadáselszámolási számla a szállítói számla beérkezéséig átmenetileg zárolja a könyvelt készletértéket. A pénzügyi periódus végén az ezen speciális forrásszámlák értékét alkotó tranzakcióknak könnyen ellenőrizhetőnek kell lenniük.
Az SAP Business One rendszerben a következő számlákon történt könyvelések egyeztetése automatikus az ellenőrzési folyamat elősegítése érdekében:
Beállítási számla
Ez a számla rögzíti az árubeérkezési vagy szállítói visszárubizonylatok nyomán ténylegesen fogadott vagy kiadott készlet következtében a készletértékben történt változásnak megfelelő ellenösszeget.
Ráfordításelszámolási számla
Ez a számla rögzíti az árubeérkezési vagy szállítói visszárubizonylatok nyomán a készletbeérkezés vagy -kiadás során közvetlenül felmerült költségek (például fuvardíj) következtében a készletértékben történt változásnak megfelelő ellenösszeget.
Tranzitkészletszámla
Ez a számla rögzíti az előszámla-bizonylatok nyomán kialakult tényleges készlet és közvetlenül felmerült költségek következtében a készletértékben történt változásnak megfelelő ellenösszeget.
A fenti három számlán történt könyvelések rendszer általi teljes vagy részleges automatikus egyeztetésére a következő esetekben kerül sor:
Bejövő számla létrehozása árubeérkezés alapján
Bejövő jóváírás létrehozása szállítói visszáru alapján
Olyan árubeérkezés lezárása, amely nincs vagy csak részlegesen van átmásolva bejövő számlára vagy szállítói visszáruba
Olyan szállítói visszáru lezárása, amely nincs vagy csak részlegesen van átmásolva bejövő jóváírásba vagy árubeérkezésbe
Szállítói visszáru létrehozása árubeérkezés alapján
Árubeérkezés létrehozása szállítói visszáru alapján
Árubeérkezés létrehozása bejövő előszámla alapján
Bejövő jóváírás létrehozása bejövő előszámla alapján
Megjegyz.Az alábbi forgatókönyvek a következő lokalizált verziókban szerepelnek, amelyekben a bejövő és kimenő helyesbítő számla támogatott: Csehország, Magyarország, Lengyelország és Szlovákia.
Utasítás vége. Megjegyz.Az alábbi forgatókönyvekben a bejövő helyesbítő előszámla bejövő előszámla alapján létrehozott bejövő helyesbítő számlát jelent.
Utasítás vége.Árubeérkezés létrehozása bejövő helyesbítő előszámla alapján
Bejövő helyesbítő számla stornójának létrehozása bejövő helyesbítő előszámla alapján
Bejövő helyesbítő előszámla létrehozása másik bejövő helyesbítő előszámla vagy bejövő előszámla alapján; a készletérték-csökkenést okozó létrehozott számla összehasonlítva a kapcsolt árubeérkezéssel
Ha azonban a fenti forgatókönyvekben a három számla bármelyikén manuális egyeztetés történt a rendszer általi automatikus egyeztetést megelőzően, az SAP Business One nem hajtja végre az egyeztetést.
Megjegyz.
A rendszer általi automatikus egyeztetést csak akkor stornózhatja, ha az azt kiváltó bizonylatot stornózza.
Példa
Árubeérkezést hoz létre az A01 cikkhez a következő adatokkal:
Cikkszám
Mennyiség
Egységár
1. fuvar
1. fuvar - készlet
Adó
A01
100
1
10
Igen
19.25
A megfelelő naplókönyvelés a következő:
Számla
Tartozik
Követel
Beállítási számla
100
Ráfordításelszámolási számla
10
Készletszámla
110
Bejövő számlát hoz létre részben az árubeérkezés alapján a következő adatokkal:
Cikkszám
Mennyiség
Egységár
1. fuvar
1. fuvar - készlet
Adó
A01
40
1
4
Igen
7.70
A megfelelő naplókönyvelés a következő:
Számla
Tartozik
Követel
ÜP-számla
51.70
ÁFA-követelés (előzetesen felszámított ÁFA)
7.70
Beállítási számla
40
Ráfordításelszámolási számla
4
Az SAP Business One automatikusan egyezteti a beállítási számlát és a kiadáselszámolási számlát a következőképpen:
Számla |
Tartozik |
Követel |
Egyeztetés összege |
Esedékes egyenleg |
|---|---|---|---|---|
Beállítási számla |
40 |
100 |
40 |
60 |
Ráfordításelszámolási számla |
4 |
10 |
4 |
6 |