A beszerzés során szeretné megtalálni a legjobb ajánlatot a szükséges áruk és szolgáltatások vonatkozásában. Ezért a beszerzési felhívást küld több szállítónak, hogy ajánlattétel útján adják meg feltételeiket (például az árat, a szállítási határidőt) a szolgáltatásnyújtás vagy az anyagellátás vonatkozásában.

Ebben a szállítói ajánlatban lesznek meghatározva az anyag vagy szolgáltatás részletei, például a mennyiség, az igényelt dátum és a szállítói információk. A beérkezett ajánlatok összehasonlítása után meghatározza, hogy melyik szállítótól kíván rendelni.

Az ajánlatokkal való munka jellemzően az alábbiakban vázolt lépéseket foglalja magában.