Engedélyezési folyamat 
Az engedélyezési folyamat olyan cégekben használatos, melyekben a standard munkafolyamat szerint a felettes vagy a vezető jóváhagyása szükséges bizonyos bizonylatok, pl. megrendelések létrehozásához. A felettes meghatározza az engedélyezési folyamat szintjeit, valamint a használandó sablonokat, melyek a következők:
A dolgozók bizonylatait engedélyezni kell.
A dolgozók engedélyezhetik a bizonylatokat.
A bizonylatok az engedélyezési folyamat részét képezik.
A bizonylat engedélyezési eljárása akkor kezdődik, amikor a dolgozó (aki a bizonylat létrehozója) tervezetként hozzáadja a bizonylatot az SAP Business One adatbázisához. Az engedélyezési kérelmet a rendszer belső üzenetként elküldi a felettesnek vagy a vezetőnek (engedélyezőnek), akinek engedélyeznie kell a bizonylatot (az SAP Business One definícióinak megfelelően). Az engedélyezési folyamatot ezek a belső üzenetek támogatják, melyek tájékoztatják a létrehozót és az engedélyezőt a bizonylat státusáról és bármilyen változásról.
A bizonylat engedélyezési folyamata akkor fejeződik be, amikor a létrehozó megkapja a végső engedélyt, és a bizonylatot normál bizonylatként hozzáadja az adatbázishoz.
Processz
A vezető meghatározza a cégnél használatos engedélyezési folyamatokat.
Engedélyezés alá eső bizonylat létrejöttekor:
A létrehozó üzenetet kap, mely arról értesíti, hogy jóváhagyásra van szükség a bizonylat normál bizonylatként történő mentése előtt.
A bizonylat tervezetként lesz mentve.
Megjegyz.Amikor megjelenik a bizonylattervezet, státusa az ablak fejrészében látható.
Utasítás vége.Az engedélyező üzenetet kap, mely arról értesíti, hogy egy bizonylattervezet engedélyezésre vár.
Az engedélyező az Üzenetek/figyelmeztetések áttekintése ablakban engedélyezheti vagy elutasíthatja a bizonylatot az egyes üzeneteket egyenként megjelenítve.
Megjegyz.Ha az engedélyezési sablonnak két, külön engedélyezővel rendelkező szintje van, és mindketten engedélyezték a bizonylatot, bármelyikük újból elutasíthatja azt mindaddig, amíg a tervezet nincsen mentve normál bizonylatként. A két engedélyező azonos engedélyezési szinttel rendelkezik. A szintek megjelenési sorrendje az engedélyezési sablonban nem jelenti azt, hogy az egyik engedélyezőnek prioritása lenne a többivel szemben.
Utasítás vége.
Ha a bizonylat
engedélyezve van, a bizonylat létrehozója üzenet kap erről. A létrehozó ekkor normál bizonylattá konvertálhatja az engedélyezett tervezetet. Ez a funkció az üzenetben is elérhető, amikor a létrehozó vagy az engedélyező megnyitja az alapul szolgáló bizonylatot, majd normál bizonylatként menti azt.
el van utasítva, a bizonylat létrehozója üzenet kap erről. A bizonylattervezet ez esetben nem konvertálható normál bizonylattá. A bizonylattervezet törölhető vagy visszavonható, de először vissza kell vonni az engedélyezési eljárást.
Megjegyz.A létrehozó módosíthatja az elutasított bizonylatot. Ha a módosított bizonylat is engedélyezést igényel, az alkalmazás elindítja az új engedélyezési eljárást, és a bizonylat engedélyezésére köteles engedélyezők üzenetet kapnak. Különben a felhasználó normál bizonylattá konvertálhatja a tervezetet.
Utasítás vége.Ha egy engedélyező visszavonja az engedélyezési eljárást az egyik engedélyezési szinten, a bizonylat létrehozója üzenetet kap erről. A bizonylattervezet ez esetben nem konvertálható normál bizonylattá.
Ha egy engedélyezési lépés vissza lett vonva, és az engedélyezési eljárást később újraindítják, – vagyis az engedélyezési lépés újra létrejön –, akkor a bizonylat létrehozója üzenetet kap erről. Megjegyzések fűzhetők minden egyes üzenethez, melyben további információk nyújthatók az engedélyezési eljárásról.
Két beszámoló áll rendelkezésre, melyek segítségével a jogosult felhasználók nyomon követhetik és feldolgozhatják az összes olyan bizonylatot, melyek jelenleg engedélyezési alatt állnak a rendszerben. Az egyik beszámoló, nevezetesen az Engedélyezési státus beszámoló elsősorban a bizonylat létrehozójának, a másik, nevezetesen az Engedélyezési beszámoló az engedélyezőnek szól.