הגדרת חשבונאות פיננסית מתבצעת במהלך הטמעת מערכת SAP Business One. במסגרת ההטמעה, פועלים השותפים, יועצי המס ורואי החשבון על פי תקני GAAP והרגולציות המקומיות על מנת להגדיר מערכת חשבונאות פיננסית.

לאחר שקובעים את התקופות הפיננסיות או תקופות הרישום, וכן את מקטעי החשבון במידה שיש, יוצרים את לוח החשבונות. לוח החשבונות מפרט את כל חשבונות החברה הנכללים בכרטסת, ומשמש כבסיס לפעילויות הרישום והדיווח של החברה.

מגירות, כותרות וחשבונות פעילים

החשבונות מאורגנים בצורה מדרגית, לפי מגירות, כותרות וחשבונות פעילים. ארגון לוח החשבונות נעשה על פי תקני GAAP, המחייבים "מגירה" נפרדת לחשבונות המייצגים נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות, עלות מכירות, הוצאות, מימון ושאר הכנסות והוצאות (ראה רמה 1 בתרשים). בכל מגירה, החשבונות מאורגנים לפי רמה בצורה לוגית, בהתאם לתהליכי החשבונאות הפיננסית בארגון. מגירות הן היחידה הארגונית ברמה העליונה. אי אפשר לשנות את המגירות המוגדרות מראש במערכת SAP Business One.

כל חשבון מוגדר כחשבון כותרת או כחשבון פעיל. חשבון כותרת מקבץ ביחד את כל החשבונות הפעילים שמתחתיו (ראה רמה 2, 3 ו-4 באיור). בדוחות כספיים, כותרת מרכזת את כל היתרות של כל חשבון פעיל שמתחתיה. חשבונות פעילים מכילים רישומים של תנועות (ראה רמה 4 ו-5 באיור). ניתן להבחין בין חשבונות כותרת לחשבונות פעילים לפי צבע הטקסט שלהם: כותרות מופיעות בכחול, חשבונות פעילים מופיעים בירוק או שחור. חשבונות ירוקים הם חשבונות מרכזים שהוגדרו כחשבונות ברירת מחדל לרישום אוטומטי של תנועות ב-SAP Business One. חשבונות שחורים הם כל אותם חשבונות פעילים שלא נבחרו במהלך קביעת חשבונות ראשיים. למידע נוסף, ראה הגדרת חשבונות ראשיים.

מספר הרמות בלוח החשבונות שלך תלוי בלוקליזציה ובנהלים השגורים בארגונך. יש מדינות שקובעות מספר רמות נדרש על פי חוק.

SAP Business One כולל לוחות חשבונות מוגדרים מראש המותאמים לדרישות המקומיות של חלק מהמדינות. בדוק עם השותף שלך באילו לוחות חשבונות להשתמש, ואילו תוספות והתאמות יידרשו לארגונך.