ב- SAP Business One קיימים ארבעה מצבי עבודה: הוספה, חיפוש, עדכון ו- אישור.

מצב הוספה משמש להזנת נתונים חדשים ביישום.

מצב חיפוש משמש לאחזור נתונים קיימים. ניתן לעיין ברשומות המוצגות ולעדכן אותן.

מצב עדכון משמש לשינוי מידע קיים. לדוגמה, בעת שינוי פרטים של כרטיס או של פריט, לחץ על עדכן כדי לאשר את השינויים ולשמור אותם בבסיס הנתונים.

מצב אישור (לחצן הפקודה אשר) משמש לאישור שינוי כלשהו בנתוני SAP Business One.