ניהול חיובי הוצאות 
SAP Business One מאפשר לנהל הוצאות באופן שיאפשר לעקוב אחר עלויות נוספות כלשהן בתנועות מכירות וקניות. הוצאות עשויות לכלול ביטוח, משלוח והוצאות אחרות הנוגעות למוצרים.
ניתן להוסיף הוצאות ברמת המסמך או ברמת השורה. הסכום הכולל של המסמך מתעדכן בהתאם בעת הוספת ההוצאות. אם קיים בחברה ניהול מלאי תמידי, ניתן להוסיף את חיובי ההוצאות במסמכי רכש לעלות המוצרים. בנוסף, ניתן להגדיר אם מחיר הקנייה האחרון של הפריטים כולל את חיובי ההוצאות הנוגעות לפריטים שנקנו.
ניתן להדפיס את נתוני ההוצאות ולהפיק דוחות שונים לצורך ניתוח.
דרישות מוקדמות
בחלון הגדרת הוצאות, מגדירים את ההוצאות המתוכננות לגבי מסמכי המכירות והרכש.
בחשבונות ראשיים: הכרטיסייה 'מלאי', הגדרת חשבון קיזוז עבור חשבון המלאי כדי לקזז תנועות יומן שנוצרו על ידי תעודות רכש ותעודות משלוח רכש.
בחשבונות ראשיים: הכרטיסייה 'קניות', בשדה חשבון הוצאות: חשבון הפרשים, הגדרת חשבון הפרשים לקיזוז תנועות יומן שנוצרו על-ידי מסמכי זיכוי רכש המבוססים על תעודות רכש, או על-ידי החזרות רכש המבוססות על תעודות משלוח רכש, שסכום ההוצאות הנוספות שלהם השתנה.
בחלון הנחת מזומן, באמצעות תיוג או ביטול התיוג של תיבת התיוג הוצאות לכל הנחת מזומן שתוגדר בחברה, יש לקבוע אם סכום ההנחה המחושב על סכום החשבונית כולל הוצאות.
שדות ייחודיים למדינה: ארה"ב וקנדה: בחלון הגדרת קודי מס קנייה, כאשר מסמנים את תיבת התיוג הוצאות, מחילים את חיובי ההוצאות על כל אחד מקודי המס.
שדות ייחודיים למדינה, כל אירופה: לגבי קבוצת מע"מ הכנסות ולקבוצת מע"מ תשומות, נבחרו קבוצות המע"מ הרלוונטיות ונבחרה האפשרות חייב בניכוי מס במקור, כדי להחיל ניכוי במקור על הוצאות.
תהליך
הוצאות במכירות וקניות
ניתן להחיל הוצאות על מסמכי מכירות וקניות. עם זאת, רק חיובי הוצאות במסמכי רכש יכולים להשפיע על עלות פריט ועל מחיר הקנייה האחרון.
ניתן להחיל הוצאות על:
רמת השורה - עד שלושה סוגי חיובי הוצאות בכל שורה במסמך
ברמה הכוללת - כלל המסמך
הודעה
בהודו, ההוצאות משתמשות במיקום מסמך השיווק, כאשר נרשם כתנועת יומן.
משיכת מסמכי בסיס עם חיובי הוצאות אל מסמכי יעד
כאשר מושכים מסמך בסיס אל מסמך יעד, נפתח אשף משיכת המסמכים ומאפשר להעתיק את הנתונים הנחוצים. בשלבי האשף השונים, עדכן את ההגדרות הדרושות להעתקת הוצאות ברמת השורה וברמה הכוללת.
דוגמה
דרישות מוקדמות
ניהול מלאי תמידי לפי מחיר במחירון.
הספק, הפריט וההוצאות פטורים ממס.
קיימת הוצאה נוספת אחת ברמה הכוללת.
ההוצאה מוגדרת כ
מלאי 
כן 
.המחיר במחירון של הפריט והמחיר במסמך הם 100 ש"ח.
סכום ההוצאה הוא 10 דולר ארה"ב.
תעודת משלוח רכש
קוד ח-ן / כרטיס | שם | חובה | זכות |
23000000-01-001-01 | העברה 1 | 100.00 דולר ארה"ב | |
19200000-01-001-01 | קיזוז הוצאות 1 | 10.00 דולר ארה"ב | |
52300000-01-001-01 | הפרשים 1 | 10.00 דולר ארה"ב | |
13500000-01-001-01 | מלאי 01 | 100.00 דולר ארה"ב | |
110.00 דולר ארה"ב | 110.00 דולר ארה"ב |
החזרuת רכש והחזרuת רכש vמבוססuת על תעודת משלוח רכש
קוד ח-ן / כרטיס | שם | חובה | זכות |
23000000-01-001-01 | העברה 1 | -100.00 דולר ארה"ב | |
19200000-01-001-01 | קיזוז הוצאות 1 | -10.00 דולר ארה"ב | |
52300000-01-001-01 | הפרשים 1 | -10.00 דולר ארה"ב | |
13500000-01-001-01 | מלאי 01 | -100.00 דולר ארה"ב | |
-110.00 דולר ארה"ב | -110.00 דולר ארה"ב |
תעודת רכש מבוססת על תעודת משלוח רכש
קוד ח-ן / כרטיס | שם | חובה | זכות |
V6970 | ספק | 110.00 דולר ארה"ב | |
19200000-01-001-01 | קיזוז הוצאות 1 | 10.00 דולר ארה"ב | |
23000000-01-001-01 | העברה 1 | 100.00 דולר ארה"ב | |
110.00 דולר ארה"ב | 110.00 דולר ארה"ב |
תעודת רכש
קוד ח-ן / כרטיס | שם | חובה | זכות |
V6970 | ספק | 110.00 דולר ארה"ב | |
52300000-01-001-01 | הפרשים 1 | 10.00 דולר ארה"ב | |
13500000-01-001-01 | מלאי 01 | 100.00 דולר ארה"ב | |
110.00 דולר ארה"ב | 110.00 דולר ארה"ב |
זיכוי רכש המבוסס על החזרות רכש
קוד ח-ן / כרטיס | שם | חובה | זכות |
V6970 | ספק | -110.00 דולר ארה"ב | |
19200000-01-001-01 | קיזוז הוצאות 1 | -10.00 דולר ארה"ב | |
23000000-01-001-01 | העברה 1 | -100.00 דולר ארה"ב | |
-110.00 דולר ארה"ב | -110.00 דולר ארה"ב |
זיכוי רכש וזיכוי רכש המבוסס על תעודת רכש
קוד ח-ן / כרטיס | שם | חובה | זכות |
V6970 | ספק | -110.00 דולר ארה"ב | |
52300000-01-001-01 | הפרשים 1 | -10.00 דולר ארה"ב | |
13500000-01-001-01 | מלאי 01 | -100.00 דולר ארה"ב | |
-110.00 דולר ארה"ב | -110.00 דולר ארה"ב |
זיכוי רכש המבוסס על תעודת רכש – שינוי סכום ההוצאה
התרחיש מדגים מצב בו חיוב ההוצאה משתנה בעת העתקת תעודת רכש אל זיכוי רכש. סכום חיוב ההוצאה בתעודת הרכש הוא 10 דולר ארה"ב. סכום חיוב ההוצאה בזיכוי הרכש הוא 0 דולר ארה"ב.
קוד ח-ן / כרטיס | שם | חובה | זכות |
V6970 | ספק | -100.00 דולר ארה"ב | |
63500000-01-001-01 | הוצאות הפרש | -10.00 דולר ארה"ב | |
52300000-01-001-01 | הפרשים 1 | -10.00 דולר ארה"ב | |
13500000-01-001-01 | מלאי 01 | -100.00 דולר ארה"ב | |
-110.00 דולר ארה"ב | -110.00 דולר ארה"ב |
חשבון הפרשי הוצאות משמש לקיזוז ההפרשים, היות שחשבון הספק אינו מקוזז.
סגירת תעודת משלוח רכש או החזרות רכש
כאשר סוגרים תעודת משלוח רכש או החזרות רכש ( נתונים סגירה ), לא נרשמת תנועת מלאי. לעומת זאת, נוצרת תנועת יומן כדי לקזז את ההעברה ואת חשבונות קיזוז ההוצאות.
קוד ח-ן / כרטיס | שם | חובה | זכות |
23000000-01-001-01 | העברה 1 | 100.00 דולר ארה"ב | |
19200000-01-001-01 | קיזוז הוצאות נוספות 1 | 10.00 דולר ארה"ב | |
10000111-02-001-01 | קיזוז מלאי 1 | 110.00 דולר ארה"ב | |
110.00 דולר ארה"ב | 110.00 דולר ארה"ב |
הודעה
חשבון קיזוז ההוצאות מקזז את כמות המלאי יחד עם חשבון ההעברות.
אם אין התאמה בין הסכום שנרשם בחשבון הספק לבין זה שבחשבון המלאי, תנועת היומן משתמשת בחשבון ההפרשים.