תהליך האישור 
תהליך האישור משמש חברות שבהן נוהל העבודה הרגיל מחייב אישור של מנהל או חבר בכיר לפני מתן אפשרות לעובדים ליצור מסמכים מסוימים, כגון הזמנות רכש. המנהל מגדיר את שלבי תהליך האישור ואת התבניות שבהן נעשה שימוש, לרבות:
אילו מסמכים של העובד מצריכים אישור.
אילו עובדים יכולים לאשר מסמכים.
אילו מסמכים מהווים חלק מתהליך האישור.
תהליך האישור של מסמך מתחיל כאשר עובד (מי שהפיק את המסמך) מוסיף את המסמך כטיוטה ל-SAP Business One. בקשה לאישור נשלחת בהודעה פנימית אל המנהל או חבר בכיר (מאשר) אשר נדרש לאשר את המסמך (בהתאם להגדרות ב-SAP Business One). הודעות פנימיות אלו תומכות בתהליך האישור בכך שמיידעות את המפיקים והמאשרים על סטטוס המסמך ועל השינויים.
תהליך אישור של מסמך מסתיים כאשר המפיק מקבל אישור סופי ומוסיף את המסמך כמסמך רגיל.
תהליך
מנהל מזהה את תהליכי האישור שהחברה דורשת.
כאשר נוצר מסמך אשר כפוף לתהליך האישור:
המפיק מקבל הודעה המציינת שנדרש אישור לפני שניתן יהיה לשמור את המסמך כמסמך רגיל.
המסמך נשמר כטיוטה.
הודעהכאשר מוצג מסמך טיוטה, הסטטוס שלו מופיע בראש החלון.
סוף הערה.המאשר מקבל הודעה המציינת שקיים מסמך טיוטה המצריך אישור.
המאשר יכול לאשר או לדחות את המסמך מהחלון ריכוז הודעות/התראות על ידי הצגת כל אחת מההודעות.
הודעהאם לתבנית אישור ישנם שני שלבים עם מאשרים שונים ושני המאשרים כבר אישרו מסמך, כל אחד מהמאשרים יכול לדחות שוב את המסמך לפני שמירת הטיוטא כמסמך רגיל. לשני המאשרים בעלי אותה רמת אישור. הסדר שבו רשומים השלבים בתבנית האישור אין משמעותו שלהחלטת אחד מהמאשרים ישנה עדיפות על האחר.
סוף הערה.
אם המסמך:
מאושר, מפיק המסמך יקבל הודעה מתאימה. אחר כך יכול המפיק להסב את הטיוטה שאושרה למסמך רגיל. פונקציה זו זמינה גם בתוך ההודעה, משם יכולים המפיק או המאשר לפתוח את המסמך הבסיסי ואחר כך לשמור אותו כמסמך רגיל.
נדחה, מפיק המסמך יקבל הודעה מתאימה. במקרה זה לא ניתן להמיר את מסמך הטיוטה למסמך רגיל. ניתן למחוק או לבטל את מסמך הטיוטה, אך תחילה יש לבטל את תהליך האישור.
הודעההיוצר יכול לשנות מסמך שנדחה. אם המסמך שתוקן עדיין מצריך תהליך אישור, היישום מפיק את תהליך האישור החדש והמאשרים שנדרשים לאשר את המסמך מקבלים הודעה. לחלופין, המשתמש יכול להסב את הטיוטה למסמך רגיל.
סוף הערה.אם אחד המאשרים מבטל את תהליך האישור במהלך שלב האישור, מפיק המסמך מקבל הודעה מתאימה. במקרה זה לא ניתן להמיר את מסמך הטיוטה למסמך רגיל.
אם שלב אישור בוטל ותהליך האישור מופעל מחדש במועד מאוחר יותר, כלומר שלב האישור נוצר שנית, מפיק המסמך מקבל הודעה מתאימה. ניתן להוסיף הערות לכל הודעה כדי לספק מידע נוסף על תהליך האישור.
שני דוחות מאפשרים למשתמשים מורשים לפקח על כל מסמכי הטיוטה הכפופים כרגע לתהליך אישור ולעבד אותן. אחד מהדוחות הללו מיועד בעיקר למפיק המסמך, כלומר, דוח מצב אישורים, והאחר למאשר, כלומר דוח מסמכים לאישור.