Création d'appels d'offres

Procédure

Il existe plusieurs façons de créer des appels d'offres, comme indiqué ci-dessous.

Création manuelle d'un appel d'offres unique

Dans le menu principal de SAP Business One, sélectionnez Achats Appel d'offres .
La fenêtre Appel d'offres s'ouvre.
Dans le domaine général, indiquez le numéro fournisseur du fournisseur à qui une offre a été demandée, la date d'expiration de l'appel d'offres et la date à laquelle des marchandises ou des services sont requis.
La date saisie dans la zone Date requise correspond à la valeur par défaut pour la date requise dans les lignes d'article de la table dans l'onglet Contenu.

Dans l'onglet Contenu, saisissez les données suivantes :

Zone	Description
Type service/article	Sélectionnez une des options suivantes : Article : permet de créer un document d'achat pour les articles définis dans le module Gestion des stocks. Service : permet de créer un document d'achat pour un service (consultation occasionnelle par exemple) qui n'a pas été défini comme un article dans SAP Business One . La vue de table dans cet onglet varie selon l'option sélectionnée.
Numéro d'article	Numéro article de la marchandise à approvisionner.
Date contractuelle	Date à laquelle les articles doivent être livrés. Par défaut, la date que vous avez indiquée dans la zone d'en-tête du document est saisie. Vous pouvez modifier cette date, si nécessaire.
Qté requise	Nombre d'articles à approvisionner.

Dans l'onglet Logistique, saisissez des informations sur l'expédition et la facturation.
Dans l'onglet Gestion financière, indiquez les informations pertinentes.
Pour sauvegarder le document, cliquez sur Créer.
L'application affiche le message système suivant :

Total documents = zéro. Continuer ?

Zone : Total paiement échu
Cliquez sur Oui.

Création simultanée de plusieurs documents d'appel d'offre

Dans le menu principal de SAP Business One, sélectionnez Achats Assistant de création d'appels d'offres .
La fenêtre Assistant de création d'appels d'offres s'ouvre.
Dans la fenêtre d'introduction, cliquez sur Suivant.
Dans la fenêtre Options de création de document, sélectionnez si vous souhaitez créer un nouvel ensemble de paramètres pour la création de documents ou utiliser un ensemble de paramètres existant. Dans tous les cas, indiquez un nom d'ensemble de paramètres et cliquez sur Suivant.

Dans la fenêtre Sélectionner postes, saisissez les données suivantes et cliquez sur Suivant :

Zone	Description
Numéro d'article	Numéro article de la marchandise à approvisionner.
Date contractuelle	Date à laquelle les articles doivent être livrés.
Quantité requise	Nombre d'articles à approvisionner.
Unité de mesure	Unité de mesure définie pour l'article.
Texte libre	Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.

La fenêtre Sélectionner les postes individuels d'appels d'offres s'ouvre. Vous affichez les fournisseurs privilégiés associés aux articles que vous envisagez d'acheter. Vous pouvez choisir de regrouper la liste par partenaire ou par article.

Recommandation

Il est possible de demander une offre à plusieurs fournisseurs en définissant chaque fournisseur comme fournisseur privilégié dans les données de base article pour les marchandises requises. Il est possible de définir plusieurs fournisseurs comme fournisseurs privilégiés pour un article.

Fin de la recommandation.

Note Note

Pour sélectionner des fournisseurs privilégiés, accédez à l'étape 3 de l'Assistant de création d'appels d'offres ou l'étape 3 de l'Assistant d'achat, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du fournisseur et sélectionnez Liste des fournisseurs privilégiés .

Fin de la note.

S'il n'existe aucun fournisseur privilégié pour un article, indiquez un fournisseur dans la colonne Fournisseur.
Facultatif : Pour créer les appels d'offres comme versions préliminaires en vue de les modifier ultérieurement, cochez la case Créer document préenreg..
Pour continuer, sélectionnez les lignes que vous souhaitez inclure dans un appel d'offres et cliquez sur Suivant.
La fenêtre Prévisualisation des résultats présente les fournisseurs qui reçoivent une demande pour une offre et les articles liés.
Pour modifier les données précédentes, cliquez sur Retour et apportez vos modifications dans les fenêtres précédentes.
Pour sauvegarder vos paramètres et exécuter l'assistant, cliquez sur Suivant.
Dans la fenêtre Options de sauvegarde et d'exécution, indiquez les tâches que l'assistant doit exécuter et cliquez sur Suivant :
- Exécuter
  Cette fonction crée un appel d'offres par fournisseur en fonction des paramètres définis.
- Sauvegarder groupe de paramètres et exécuter
  Cette fonction sauvegarde les paramètres définis et crée un appel d'offres par fournisseur.
- Enregistrer les paramètres, puis quitter
  Cette fonction sauvegarde les paramètres définis et ferme l'assistant sans créer de documents.
Si vous choisissez d'exécuter ou de sauvegarder et d'exécuter l'assistant, sélectionnez l'action à réaliser en cas d'erreur, par exemple, passer au fournisseur suivant ou interrompre le processus de création de document.

Si vous choisissez d'exécuter ou de sauvegarder et d'exécuter l'assistant, l'application affiche un message système.
Pour continuer, confirmez le message système.
La fenêtre État de synthèse affiche les documents qui ont été créés et les erreurs qui sont survenues. Les documents créés partagent le même numéro de groupe.
Pour quitter l'assistant, cliquez sur Fermer.

Création d'un appel d'offres à partir d'une commande client

Créez une commande client et saisissez les informations appropriées sur le client et l'article.
Dans l'onglet Logistique, cochez la case Document d'approvisionnement.
Pour sauvegarder la commande client, cliquez sur Créer.
L'assistant d'achat apparaît. Dans la fenêtre Client, le client pour lequel vous avez créé la commande client est présélectionné.

Facultatif : si vous souhaitez créer des appels d'offres pour des commandes client supplémentaires, vous pouvez ajouter des clients à la liste en cliquant sur Ajouter et en sélectionnant les clients appropriés.
Pour continuer, cliquez sur Suivant.
Dans la fenêtre Commandes clients, sélectionnez une ou plusieurs commandes client qui contiennent les articles pour lesquels vous souhaitez obtenir un appel d'offres et cliquez sur Suivant.
Dans la fenêtre Postes individuels de commande client, sélectionnez l'appel d'offres comme document cible.
Si les fournisseurs privilégiés ont été définis pour un article dans l'onglet Achats des données de base article, tous les fournisseurs privilégiés sont affichés dans la table. Si aucun fournisseur privilégié n'a été défini, vous devez indiquer un fournisseur dans cette étape pour pouvoir continuer, ou désélectionner la ligne de l'article.

Vous pouvez désélectionner toutes les lignes pour lesquelles vous ne voulez pas créer un appel d'offres. De plus, vous pouvez modifier le numéro fournisseur, le nom du fournisseur et les quantités de l'article. Cependant, vous devez modifier la quantité pour chaque fournisseur individuellement.
Facultatif : pour créer les appels d'offres comme versions préliminaires et les modifier ultérieurement, cochez la case Créer document préenreg..
Pour continuer, cliquez sur Suivant.
La fenêtre Appels d'offres affiche quel fournisseur recevra une demande d'offre pour quels articles. Vous pouvez désélectionner toutes les lignes pour lesquelles vous ne voulez pas créer un appel d'offres.
Cliquez sur Suivant.
Dans la fenêtre Consolidations, indiquez la réponse du système aux erreurs qui pourraient survenir au cours du processus de création de document. Pour ce faire, effectuez une sélection dans la zone Si une erreur survient et cliquez sur Suivant.

Les appels d'offres sont consolidés par fournisseur.

La fenêtre Prévisualisation des résultats s'ouvre. Elle affiche tous les appels d'offres qui seront créés, regroupés par fournisseur et les options de consolidation que vous avez sélectionnées.
Pour générer les documents, cliquez sur Suivant.
L'application crée les documents correspondants et affiche un état de synthèse de tous les documents qui ont été créés et de toutes les erreurs qui sont survenues.

Création d'un appel d'offres à partir des données de base article

Ouvrez l'enregistrement des données de base article pour lequel vous souhaitez obtenir une offre.
Dans la barre de menus, sélectionnez Aller à Créer appel d'offres .
La fenêtre Sélectionner postes de l'assistant de création d'offre d'achat s'ouvre.
Dans cette fenêtre, saisissez la quantité requise et la date de l'article. Si nécessaire, ajoutez d'autres articles à la liste et cliquez sur Suivant.
Dans la fenêtre Postes individuels de commande client, sélectionnez un appel d'offres comme document cible et sélectionnez le fournisseur auprès duquel vous souhaitez obtenir l'appel d'offres.
Si un fournisseur privilégié a été défini pour un article dans les données de base article, le fournisseur privilégié est saisi par défaut pour l'article. Vous pouvez modifier ces données si nécessaire.
Facultatif : pour créer les appels d'offres comme versions préliminaires et les modifier ultérieurement, sélectionnez Créer version préliminaire du document.
Pour continuer, sélectionnez les lignes que vous souhaitez inclure dans un appel d'offres et cliquez sur Suivant.
La fenêtre Prévisualisation des résultats s'ouvre.
Pour modifier les données, cliquez sur Retour et apportez vos modifications dans les fenêtres précédentes.
Pour sauvegarder vos paramètres et exécuter l'assistant, cliquez sur Suivant.

La fenêtre Options Enregistrer & Exécuter s'ouvre.
Dans cette fenêtre, indiquez les tâches que l'assistant doit exécuter et cliquez sur Suivant :
- Exécuter
  Crée un appel d'offres par fournisseur selon les paramètres que vous avez définis.
- Sauvegarder groupe de paramètres et exécuter
  Sauvegarde les paramètres que vous avez définis et crée un appel d'offres par fournisseur.
- Enregistrer les paramètres, puis quitter
  Sauvegarde les paramètres que vous avez définis et ferme l'assistant sans créer de documents.
Si vous choisissez d'exécuter ou de sauvegarder et d'exécuter l'assistant, sélectionnez l'action à réaliser en cas d'erreur, par exemple, passer au fournisseur suivant ou interrompre le processus de création de document.

Si vous choisissez d'exécuter ou de sauvegarder et d'exécuter l'assistant, l'application affiche un message système.
Pour continuer, confirmez le message système.
La fenêtre État de synthèse affiche les documents qui ont été créés et les erreurs qui sont survenues.
Pour quitter l'assistant, cliquez sur Fermer.
Indiquez la réponse du système aux erreurs qui pourraient survenir au cours du processus de création de document. Pour ce faire, effectuez une sélection dans la zone Si une erreur survient et cliquez sur Suivant.
La fenêtre Prévisualisation des résultats s'ouvre. Elle affiche tous les appels d'offres qui seront créés, regroupés par fournisseur et les options de consolidation que vous avez sélectionnées.
Pour générer les documents, cliquez sur Suivant.
L'application crée les documents correspondants et affiche un état de synthèse de tous les documents qui ont été créés et de toutes les erreurs qui sont survenues.

Résultat

Vous avez créé un ou plusieurs appels d'offres dans lesquels vous avez indiqué les détails des articles ou des services dont vous avez besoin. Vous pouvez maintenant envoyer ces appels d'offres aux fournisseurs individuels par e-mail, fax ou courrier.

Autres infos

Demande d'offres