La definición de contabilidad financiera se produce cuando SAP Business One se implementa por primera vez. Durante la implementación, su interlocutor, su asesor fiscal y el contable siguen los Principios contables generalmente aceptados, y las regulaciones nacionales y estatales para definir la contabilidad financiera.

Una vez determinados los períodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, si corresponde, puede crear el plan de cuentas. Un plan de cuentas enumera todas las cuentas de mayor de la empresa y es la base para todas las actividades de gestión de informes y contabilización.

Cajones, títulos y cuentas activas

Las cuentas se organizan en forma jerárquica, según los cajones, los títulos y las cuentas activas. La organización del plan de cuentas sigue los Principios contables generalmente aceptados donde hay un “cajón” separado para las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, financiación, y otros gastos e ingresos (véase el nivel 1 de la figura). Dentro de cada cajón, debe organizar las cuentas por nivel de forma lógica, según sus procesos de contabilidad financiera. Los cajones son la unidad organizativa en el nivel superior. No es posible modificar los cajones predefinidos proporcionados por SAP Business One.

Cada cuenta de mayor se define como cuenta del tipo título o cuenta activa. Una cuenta del tipo título agrupa todas la cuentas activas debajo de ella (véase niveles 2, 3 y 4 en la figura). En los informes financieros, el título resume todos los saldos de cada cuenta activa inferior. Las cuentas activas contienen contabilizaciones de transacciones (véase niveles 4 y 5 de la figura). Puede diferenciar los títulos de las cuentas activas por el color del texto: los títulos aparecen en azul; las cuentas activas, en verde o negro. Las cuentas en verde son cuentas asociadas que se han definido como cuentas de mayor por defecto para la contabilización de transacciones en SAP Business One. Las cuentas en negro son aquellas cuentas que no se han seleccionado en la determinación de cuentas de mayor. Para obtener más información, véase Determinación de cuentas de mayor.

La cantidad de niveles de su plan de cuentas puede depender de su ubicación y sus prácticas comerciales comunes. Algunos países tienen la cantidad de niveles indicada por ley.

SAP Business One proporciona planes de cuentas predefinidos para países individuales, según los requisitos locales. Decida con su interlocutor qué plan de cuentas utilizar, y qué suplementos y ajustes son necesarios para la empresa.