Proceso de ventas en SAP Business One 
El proceso de ventas cambia de la emisión de una oferta de ventas de mercancías a la venta de mercancías (y servicio) a la entrega de mercancías y la facturación de las mercancías a los clientes. Cada paso incluye un documento, como un pedido de cliente o una factura de deudores. SAP Business One mueve toda la información pertinente de un documento al siguiente en el flujo de documentos. Se pueden adaptar los pasos de acuerdo con las necesidades y los procesos empresariales.
Requisitos
Para evitar problemas durante la creación de documentos en etapas posteriores del proceso de ventas, antes de comenzar a crear los documentos de venta, asegúrese de que los siguientes datos clave estén correctamente actualizados:
Datos maestros de interlocutores comerciales, especialmente la dirección de facturación y envío, condiciones de pago y parámetros de reclamaciones
Datos maestros de artículos
Proceso
El proceso de ventas en SAP Business One incluye la creación de los siguientes documentos:
Oferta de ventas
Antes de realizar el pedido, los clientes con frecuencia requieren una oferta de ventas para revisar en la empresa. Se la puede crear como una propuesta de sus mercancías y servicios para un cliente actual o potencial. No da lugar a ninguna contabilización que modifique cantidades o valores en la gestión de inventario o la contabilidad.
Pedido de cliente
Un pedido de cliente es el compromiso por parte del cliente o cliente potencial de comprar un producto o servicio. El documento es importante para la planificación de la producción, creación de pedidos y programación de recursos.
Entrega
Se crea una nota de entrega para indicar el envío de las mercancías.
Factura de deudores
Después de haber entregado las mercancías o suministrado los servicios, facture al cliente mediante una factura de deudores. Con este documento, solicite el pago a su cliente y registre el ingreso en la cuenta de pérdidas y ganancias.
NotaLa factura es el único documento obligatorio en el proceso de ventas. Se puede crear uno sin crear los otros tres de antemano.
Por motivos legales, no es posible eliminar entregas ni facturas de deudores, ni modificar ningún dato relacionado con la contabilidad en dichos documentos, si ya se introdujeron en SAP Business One.
Fin de la nota
Documentos adicionales del proceso
Cada uno de los siguientes documentos tiene un fin particular en el proceso de ventas.
Factura de reserva de clientes: se utiliza cuando una empresa tiene inquietudes respecto de la solvencia de su cliente. En este caso, la empresa solicita el pago antes de la entrega de los artículos al cliente.
Devolución: un documento de compensación de corrección que se utiliza para realizar un abono al cliente si las mercancías se han entregado sin haber emitido una factura de deudores.
Factura de deudores + pago: documento para ventas al contado a clientes esporádicos. SAP Business One procesa una factura de deudores + documento de pago del mismo modo que una factura de deudores. Los asientos correspondientes de contabilidad e inventario se procesan automáticamente después de contabilizar el documento.
Abono de deudores: se utiliza para realizar un abono a un cliente si se entregaron las mercancías y se emitió una factura de deudores.
Es posible crear nuevos documentos a partir de documentos existentes. Al hacerlo, sólo se visualizan los documentos que todavía están pendientes. Documentos pendientes:
Son aquellos para los que aún no se ha creado un documento de seguimiento.
Permanecen pendientes hasta que se transfieran todos los artículos al documento de seguimiento o hasta que se cierren o se inviertan de forma manual.
Efectos en la cantidad del inventario y el libro mayor
Cada documento actualiza las cantidades en el inventario y el libro mayor de las siguientes formas.
Un pedido de cliente afecta la cantidad de inventario comprometido a un cliente y, por tanto, a la cantidad en inventario disponible.
Una entrega reduce el inventario comprometido y las cantidades en stock. Asimismo, afecta el libro mayor, si SAP Business One gestiona el inventario permanente. En este caso, la entrega reducirá la valoración de inventario y contabilizará un coste de venta.
Una factura de deudores creada sin hacer referencia a la entrega, también reducirá la cantidad en stock. Una factura de deudores crea siempre una transacción contable. Registra los ingresos y los impuestos, y actualiza las cuentas de clientes con un nuevo saldo pendiente.
Una factura de deudores + pago reduce la cantidad en stock y registra ingresos e impuestos.
La factura de reserva de clientes afecta la cantidad de inventario comprometido a un cliente y, por tanto, la cantidad en inventario disponible. También crea una operación contable.
Una devolución aumenta la cantidad en stock y actualiza las cuentas de inventario asociadas.
Un abono de deudores aumenta los niveles de inventario disponible y crea transacciones contables. Abona las cuentas de cliente del libro mayor y corrige la cuenta de ingresos por la misma cantidad.