يتم إعداد المحاسبة المالية عند تطبيق SAP Business One أولاً. وأثناء التطبيق، يتبع الشريك والمستشار الضريبي والمحاسب لديك مبادئ المحاسبة المقبولة بشكل عام وقوانين الدولة أو الولاية في إعداد المحاسبة المالية.

ويمكنك إنشاء دليل الحسابات الخاص بك بمجرد أن تحدد الفترات المالية أو فترات الترحيل ومقاطع الحساب لديك، إن وجدت. ويقوم دليل الحسابات بسرد جميع حسابات الأستاذ العام (G/L) للشركة ويكون الأساس لأنشطة الترحيل وإعداد التقارير الخاصة به.

حسابات الساحب وحسابات العنوان والحسابات النشطة

يتم تنظيم الحسابات بشكل هرمي وفقًا لحسابات الساحب وحسابات العنوان والحسابات النشطة. يتبع تنظيم دليل الحسابات مبادئ المحاسبة المقبولة بشكل عام التي يوجد فيها "ساحب" منفصل للحسابات التي تمثل الأصول والالتزامات ورأس المال الذاتي والإيرادات وتكلفة المبيعات والمصاريف والتمويل والإيرادات والمصاريف الأخرى (راجع المستوى 1 في الشكل). وفي كل حساب ساحب، تقوم بتنظيم حساباتك حسب المستوى بطريقة منطقية تناسب عمليات المحاسبة المالية الخاصة بك. وحسابات الساحب هي الوحدة التنظيمية في أعلى مستوى. ولا يمكنك تغيير حسابات الساحب المحددة مسبقًا المقدَّمة في SAP Business One.

ويتم تحديد كل حساب أستاذ عام كحساب عنوان أو كحساب نشط. ويجمِّع حساب العنوان كافة الحسابات النشطة أدناه (راجع المستوى 2 و3 و4 في الشكل). في التقارير المالية، يلخص العنوان كافة الأرصدة الخاصة بكل حساب نشط أدناه. وتحتوي الحسابات النشطة على ترحيلات المعامَلات (راجع المستوى 4 و5 في الشكل). كما يمكنك التمييز بين حسابات العنوان والحسابات النشطة من خلال لون النص الخاص بها: فبينما تظهر حسابات العنوان باللون الأزرق تظهر الحسابات النشطة باللون الأخضر أو باللون الأسود. والحسابات التي باللون الأخضر هي حسابات مراقبة تم تحديدها كحسابات أستاذ عام افتراضية من أجل الترحيل التلقائي للمعامَلات في SAP Business One. أما الحسابات التي تكون باللون الأسود فهي تلك الحسابات النشطة التي لم يتم تحديدها في تحديد حسابات الأستاذ العام. لمزيد من المعلومات، راجع تحديد حسابات الأستاذ العام.

قد يعتمد عدد المستويات في دليل الحسابات الخاص بك على التطويع المحلي وممارسات الأعمال المشتركة لديك، حيث إن بعض الدول بها عدد من المستويات مطلوب قانونيًا.

ويوفر SAP Business One دلائل حسابات محددة مسبقًا لبعض الدول استنادًا إلى المتطلبات المحلية. ناقش مع شريكك دليل الحسابات المحدد مسبقًا الذي سيتم استخدامه، والإضافات والتعديلات اللازمة لشركتك.