يتعين عليك، قبل استخدام SAP Business One، تحديث البيانات الرئيسية مثل العملاء والمورّدين أو المنتجات والمعامَلات في النظام. وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك استيراد الملفات من الشركات في SAP Business One أو من تطبيقات البرامج الخارجية لتحديث شركات أخرى معينة.

ويعتمد نمط الاستيراد على اعتبارات مثل الأنواع وحجم البيانات المطلوب استيرادها. كما يمكن أن تتضمن هذه الاعتبارات البيانات الرئيسية، على سبيل المثال شركاء الأعمال والبنود ودليل الحسابات والمعامَلات مثل قيود اليومية وتحويل المخزون وهكذا.

ويمكن أن تختار الشركة إضافة حسابات جديدة أو رموز عملاء أثناء تهيئة النظام. وفي هذه الحالة، يمكن أن يكون دمج ترحيل البيانات اليدوية والتلقائية مناسبًا.

لاحظ تأثر ترحيل المستندات في حال تعديل البيانات الرئيسية أثناء نقل البيانات، على سبيل المثال، في حال إضافة أرقام عميل جديدة.