De database van SAP Business One slaat alle gegevens op die in het systeem zijn gedefinieerd, bijvoorbeeld voor klanten, artikelen of facturen in verschillende databasetabellen.

Elke tabel slaat de relevante gegevens op voor het desbetreffende object. De tabel voor een factuur slaat het factuurnummer, het klantnummer, de klantnaam, de aanmaakdatum, het aantal verkochte artikelen, het factuurbedrag, enz, op.

Tijdens dit proces wordt bepaald of de gegevens betrekking hebben op de kop van een factuur of op de regels met de verkochte artikelen. Deze twee gegevenstypen worden afzonderlijk opgeslagen in de bijbehorende tabel in de database.