Processus d'approbation 
Le processus d'approbation est utilisé dans les entreprises dans lesquelles la procédure de travail habituelle nécessite l'approbation d'un manager ou d'un membre senior pour que les salariés puissent générer certains documents (commandes d'achat, par exemple). Le manager définit les niveaux du processus d'approbation et les modèles utilisés, notamment :
quels documents des salariés nécessitent une approbation ;
quels salariés peuvent autoriser les documents ;
quels documents font partie du processus d'approbation.
Le processus d'approbation d'un document débute lorsqu'un salarié (qui est l'auteur du document) ajoute le document en tant que version préliminaire dans SAP Business One. Une demande d'approbation est envoyée par message interne au manager ou au membre senior (approbateur) devant approuver le document (selon ce qui a été défini dans SAP Business One). Ces messages internes servent de support au processus d'approbation, en informant les auteurs et les approbateurs du statut du document ainsi que de toute modification apportée.
Le processus d'approbation d'un document se termine lorsque l'auteur reçoit l'approbation finale et ajoute le document en tant que document standard.
Processus
Un manager identifie les processus d'approbation requis par l'entreprise.
Lorsqu'un document créé doit faire l'objet d'un processus d'approbation :
L'auteur (origine) reçoit un message indiquant qu'une approbation est nécessaire pour que le document puisse être sauvegardé en tant que document standard.
Le document est sauvegardé en tant que version préliminaire.
NoteLorsque la version préliminaire est affichée, son statut apparaît dans l'en-tête de la fenêtre.
Fin de la note.L'approbateur reçoit un message indiquant qu'une version préliminaire nécessite une approbation.
L'approbateur peut approuver ou refuser le document à partir de la fenêtre Synthèse messages/alertes en affichant chaque message.
NoteSi un modèle d'approbation a deux niveaux différents avec des approbateurs différents et que les deux approbateurs ont déjà approuvé un document, l'un des deux approbateurs peut à nouveau refuser le document avant que la version préliminaire ne soit sauvegardée en tant que document normal. Les deux approbateurs ont le même niveau d'autorisation. L'ordre dans lequel les niveaux sont listés dans le modèle d'approbation ne signifie pas que la décision d'un approbateur est prioritaire par rapport à celle de l'autre.
Fin de la note.
Si le document est :
Approuvé, l'auteur (origine) du document reçoit un message en conséquence. L'auteur peut ensuite convertir la version préliminaire approuvée en un document standard. Cette fonction est également disponible dans le message, à partir duquel l'auteur ou l'approbateur peut ouvrir le document de base puis le sauvegarder en tant que document standard.
Refusé, l'auteur (origine) du document reçoit un message en conséquence. Dans ce cas, la version préliminaire ne peut pas être convertie en un document standard. La version préliminaire peut être supprimée ou annulée, mais il faut d'abord annuler la procédure d'approbation.
NoteL'auteur (origine) peut modifier un document refusé. Si le document modifié doit encore faire l'objet d'une procédure d'approbation, l'application déclenche la nouvelle procédure d'approbation, et les approbateurs devant approuver le document reçoivent un message. Sinon, l'utilisateur peut convertir la version préliminaire en un document standard.
Fin de la note.Si un approbateur annule la procédure d'approbation pendant un niveau d'approbation, l'auteur du document reçoit un message correspondant. Dans ce cas, la version préliminaire ne peut pas être convertie en un document standard.
Si un niveau d'approbation a été annulé et que la procédure d'approbation est relancée ultérieurement (en d'autres termes, si le niveau d'approbation est recréé), l'auteur du document reçoit un message correspondant. Il est possible d'ajouter des remarques à chaque message pour fournir des informations supplémentaires sur la procédure d'approbation.
Deux états sont à la disposition des utilisateurs autorisés pour leur permettre d'effectuer le suivi et de traiter toutes les versions préliminaires faisant actuellement l'objet d'un processus d'approbation dans le système. L'un de ces états est essentiellement destiné à l'auteur du document, à savoir l'État approbation par statut, et l'autre à l'approbateur, à savoir l'État des approbations.