Ref.- és felhasználói mezők hivatkozásainak beállítása IFRS-hez 
Az SAP Business One jelentős rugalmasságot biztosít az üzleti tranzakciók pénzügyi beszámolókban való megkülönböztetése és elemzése érdekében a referenciamezőkben és felhasználói mezőkben található értékek alapján.
Azért, hogy meghatározott, a forrásbizonylatban szereplő információkat rögzíthessen a naplókönyvelésekkel együtt a számviteli rendszerben, az SAP számos referenciamezőt bocsát rendelkezésre a naplókönyvelésben, amelyekbe a forrásbizonylatból másolhatók át értékek. Ebben a kontextusban egy forrásbizonylat lehet az SAP Business One rendszerben lévő bármilyen bizonylat, amiből naplókönyvelések keletkezhetnek, ezért az befolyásolja a pénzügyi számlákat.
Az SAP Business One már tartalmaz előzetesen definiált értékeket a referenciamezőknél – amelyek a forrásbizonylattól függően különbözők lehetnek –, de ezek felülírhatók a rendszer beállításánál (például az IFRS céljaira) vagy a naplókönyvelések manuális létrehozásánál. A cégnek például a napi munkájához, az IFRS céljaira vagy akár országspecifikus, ágazatspecifikus vagy törvényi igények teljesítéséhez szükséges változó vagy kiegészítő információkat kell tárolnia a naplókönyvelések részeként.
Figyelem!
A referencia- és felhasználói mező hivatkozásai bármikor módosíthatók. Azonban azt javasoljuk, hogy ezeket a hivatkozásokat még azon gazdasági év előtt állítsa be, amelyben az IFRS-beszámolókat elkészíti, és csak a gazdasági év végén és a következő gazdasági év kezdete előtt módosítsa azokat.
Mindenképp egyeztesse és érvényesítse ezeket a módosításokat a cég könyvelőjével és partnereivel arra vonatkozóan, hogy azok hogyan hatnak az automatikus vagy félautomatikus egyeztetésre, a számlakivonat feldolgozására és más pénzügyi folyamatokra, valamint a partner AddOnokra vagy egyéb bővített funkciókra (mint pl. a formatált keresésre).
Célmezők
Az alábbi referenciamezők állnak rendelkezésre:
1. ref. (fejléc)
2. ref. (fejléc)
3. ref. (fejléc)
1. ref. (ÜP-sor)
1. ref. (sor)
2. ref. (ÜP-sor)
2. ref. (sor)
3. ref. (ÜP-sor)
3. ref. (sor)
A „fejléc“ a naplókönyvelés fejlécét jelenti. Az „ÜP-sor“ a naplókönyvelés az üzleti partner egyeztető számláját tartalmazó sorára vonatkozik. A „sor“ a naplókönyvelés standard főkönyvi számláját tartalmazó sorára vonatkozik.
A naplókönyvelés bármely felhasználói mezőjébe másolhat, kivéve a típus és struktúra következő kombinációit:
Típus |
Struktúra |
|---|---|
Általános |
Hivatkozás |
Általános |
Kép |
Alfanumerikus |
Szöveg |
Forrásmezők
A forrásmezők tekintetében másolás történhet a bizonylatok azon kiválasztott mezőiből, amelyek könyvelési bejegyzéseket hoznak létre. Azok a mezők, amelyek értékeit a rendszer automatikusan átmásolja a naplókönyvelések más soraiba – mint például az esedékességi, a könyvelési vagy a bizonylatdátum –, nem állnak rendelkezésre a referenciamezőkbe való másoláshoz. Azonban ezzel a kivétellel azonos forrásmezőből több célmezőbe is másolhat értékeket.
A bizonylatban másolásra rendelkezésre álló mezők az egyes referenciamezőknél lévő legördülő listában találhatók.
Megjegyz.
Standard vagy felhasználói mezőkből másolás csak a fejléc szintjén történhet, a sor szintjén nem.
Különleges szempontok
A fizetés, a bekerülési árak és a készletáttárolások bizonylatai, valamint az űrlapbeállítások és a felhasználói mezők ellenőrzése esetében tekintetbe kell vennie néhány különleges szempontot is. További információk a Referenciamező definíciója: különleges szempontok című részben találhatók.
Eljárásmód
Az SAP Business One főmenüjében használja az
Adminisztráció 
Definíciók Általános Referenciamező hivatkozásai 
útvonalat.A Referenciamező hivatkozásai - beállítás ablakban kattintson duplán az első oszlopra amellett a bizonylat mellett, amely referenciahivatkozásait meg szeretné jeleníteni.
A Referenciamező hivatkozásai - definíció ablakban nézze át az egyes referenciamezők és felhasználói mezők előzetesen definiált értékeit.
A baloldali oszlopban (Mezőnév felirattal) a naplókönyvelés referenciamezőjének vagy felhasználói mezőjének neve látható. A középső oszlopban (Mezőérték felirattal) a megfelelő bizonylatból rendelkezésre álló mezők nevei találhatók egy legördülő listában. A jobboldali oszlopban (Alapértelmezett érték felirattal) az adott mező SAP által előzetesen definiált értéke látható.
Szükség szerint módosítsa az adatokat.
A beállítások mentéséhez kattintson az Aktualizálás, majd az OK gombra először a Referenciamező hivatkozásai - definíció ablakban, majd pedig a Referenciamező hivatkozásai - beállítás ablakban.
Eredmény
Ettől kezdve a naplókönyvelések létrehozásakor a naplókönyvelésben lévő referencia- és felhasználói mezőket a rendszer a megfelelő bizonylatnál definiált értékek szerint tölti ki.
A bizonylat referenciamezői és/vagy felhasználói mezői hivatkozásainak módosítását a Referenciamező hivatkozásai - beállítás ablakban a Testreszabott státus jelzi, míg a csak alapértelmezett forrásmezőkkel rendelkező bizonylatoknál az Eredeti státus látható.