Statusverwaltung 

Verwendung

In cFolders können Sie die Funktion Statusverwaltung zur Steuerung und Überwachung von Workflows einsetzen wie sie in Unternehmen häufig verwendet werden.

Die hier gemachten Angaben richten sich insbesondere an Benutzer, die Objekte für die Statusverwaltung einrichten und pflegen.

Funktionsumfang

Wenn Sie mit Objekten wie Mappen, Dokumenten und Arbeitsbereichen arbeiten, gibt Ihr Unternehmen möglicherweise spezielle Workflows für diese Objekte vor.

Sie leiten ein Projekt und möchten, dass jedes Dokument, das in einer Projektmappe angelegt wird, in folgender Reihenfolge bearbeitet wird:

       1.      Erstbearbeitung durch die Konstruktionsabteilung

       2.      Lektorat durch die technische Redaktion

       3.      Freigabe zur Veröffentlichung durch die Einkaufsabteilung

Bei Ihren Dokumenten sind auch bestimmte Termine zu beachten. Sie möchten beispielsweise sicherstellen, dass alle Dokumente spätestens bis Ende November bearbeitet sind. Sie wissen, dass die Einkaufsabteilung für die Freigabe eines Dokuments höchstens zwei Wochen benötigt.

In cFolders können Sie die Funktion Statusverwaltung zur Steuerung und Überwachung eines solchen Workflows einsetzen. Diese Funktion ermöglicht die Zuweisung von Statusangaben zu folgenden cFolders-Objekten:

●      Collaborations

●      Bereiche

●      Mappen

●      Dokumente

●      Datenblätter

●      Materialien

●      Stücklisten

●      Generische Objekte

Aktivitäten

Zur Implementierung eines Statusschemas für das oben beschriebene Szenario würden Sie folgendermaßen vorgehen:

       1.      Definieren Sie ein Statusschema für die Festlegung des Workflow-Ablaufs.

       2.      Geben Sie für jeden Bearbeitungsschritt im Statusschema einen Status an (z. B. Neu, In Bearbeitung, In Prüfung und Freigegeben).

       3.      Definieren Sie Statusübergänge.

Statusübergänge geben an, welche Statusänderungen erlaubt sind. Es ist z. B. zulässig, den Status Neu in den Status In Bearbeitung zu ändern, aber es ist nicht möglich, den Status Neu in den Status Freigegeben zu ändern. Für das obige Szenario könnten Sie die folgenden vier Statusübergänge definieren:

                            a.      Übergang Bearbeiten, der eine Statusänderung von Neu nach In Bearbeitung ermöglicht

                            b.      Übergang Prüfen, der eine Statusänderung von In Bearbeitung nach In Prüfung ermöglicht

                            c.      Übergang Nachbearbeiten, der eine Statusänderung von In Prüfung nach In Bearbeitung ermöglicht

                            d.      Übergang Freigeben, der eine Statusänderung von In Prüfung nach Freigegeben ermöglicht

       4.      Definieren Sie Aktionen für Folgendes:

○       Für einen Statusübergang, um Benutzer bei Statusänderungen zu benachrichtigen

○       Für einen Status zur Erinnerung des Benutzers an Termine und Bearbeitungszeiträume

Wenn Sie eine Aktion definieren, können Sie selbst eine Meldung erstellen oder die Meldung vom System automatisch erstellen lassen, indem Sie die Textfelder Betreff und Text nicht ausfüllen. Sie können die folgenden Aktionsarten definieren:

                            a.      Statusmeldung

Das System sendet eine Meldung, sobald ein Statusübergang, für den Sie eine Statusmeldung angelegt haben, ausgeführt wird. Das System bietet eine Option, mit der der Benutzer auswählen kann, ob der Meldungstext vor dem Senden manuell bearbeitet werden soll.

                            b.      Termin(meldung)

Das System sendet eine Mitteilung, sobald ein Status, für den Sie einen Termin angegeben haben, bis zu dem Termin nicht erreicht wurde.

                            c.      Bearbeitungszeitraum(meldung)

Das System sendet eine Mitteilung, sobald ein Status, für den Sie eine Bearbeitungszeit angegeben haben, bis zum Ende desBearbeitungszeitraums nicht erreicht wurde.

Weitere Informationen über die Ermittlung von Meldungsempfängern durch das System finden Sie unter Empfänger von Aktionsmeldungen.

       5.      Weisen Sie Übergangsberechtigungen zu (optional).