Arbeiten mit Verteilerlisten

Wenn Informationen regelmäßig an eine bestimmte Personengruppe verteilt werden, ist es sinnvoll, eine Verteilerliste einzurichten. Alle Personen, denen die Informationen zugänglich gemacht werden sollen, werden in die Verteilerliste aufgenommen. Beim Versenden von Dokumenten oder beim Anlegen von allgemeinen Mappen brauchen Sie dann nur noch den Namen der Verteilerliste anzugeben, um

• ein Dokument an alle Personen der angegebenen Verteilerliste zu senden

• eine allgemeine Mappe allen internen Benutzern der angegebenen Verteilerliste zugänglich zu machen.

• Zusätzlich können Sie eine Verteilerliste mit internen Benutzern in anderen Anwendungen des SAP-Systems verwenden, in denen Sie mehrere Benutzer angeben müssen, z.B. beim Anlegen von Gruppenterminen im Kalender.

In Verteilerlisten können interne und externe Adressen zusammengefaßt werden. Dadurch können Sie beispielsweise eine Verteilerliste anlegen, wenn ein Rundbrief regelmäßig an eine bestimmte Personengruppe versendet werden soll. Die Verteilerliste bietet auch die Möglichkeit z.B. bei einem Newsletter, eine Verteilerliste anzulegen, in die sich interessierte Personen selbst eintragen können.

Verteilerlisten eignen sich beispielsweise dafür kleinere Einheiten eines Unternehmens zusammenzufassen, wie Projektgruppen oder alle Gruppenleiter einer Abteilung. Da Verteilerlisten wiederum Verteilerlisten enthalten können, ist eine flexible Abbildung der Unternehmensstruktur möglich.

Verteilerlisten können Sie z.B. auf dem Sendebild als Empfänger oder beim Anlegen einer allgemeinen Mappe als Zugriffsberechtigte eingeben.

Verteilerlisten können Sie mit folgenden Funktionen bearbeiten:

• Funktionen, die auch auf andere Dokumente ausgeführt werden:

  anlegen, anzeigen, ändern, kopieren, drucken, auf den PC exportieren, löschen

• Funktionen, die speziell auf Verteilerlisten ausgeführt werden:

  • Einträge ganz oder teilweise auflösen,

  • Einträge zu einer neuen Verteilerliste zusammenfassen

  • Einträge zu einer neuen Verteilerliste zusammenfassen und in der alten durch diese Verteilerliste ersetzen

  • eine Subskriptionsliste anlegen

    Hinweis

    Im Unterschied zu Dokumenten können Verteilerlisten nicht gesendet werden oder ein Verweis auf eine Verteilerliste erstellt werden.

Persönliche Verteilerlisten werden in der Persönlichen Ablage oder im Ausgang von jedem Benutzer selbst angelegt. Allgemeine Verteilerlisten werden in der Allgemeinen Ablage von dazu berechtigten Benutzern angelegt.

In seiner persönlichen Ablage kann jeder Benutzer eigene Verteilerlisten anlegen. Diese Verteilerliste kann aber nur der Benutzer selbst nutzen, und sie kann auch nicht versendet werden. Deshalb ist es sinnvoll Verteilerlisten, die für mehrere Benutzer interessant sind, in der allgemeinen Ablage anzulegen. Dies können beispielsweise alle Mitglieder eines Projektes oder einer Gruppe sein.