Allgemeine Ablage
Die Allgemeine Ablage im Business Workplace dient der Organisation der Dokumente, Verteilerlisten und Business-Objekte mehrerer Benutzer. Hier können Informationen verwaltet werden, die für Gruppenprojekte und andere Arbeiten imTeam benötigt werden, also Informationen, die mehreren Mitarbeitern zugänglich sein sollen.
Dabei ist es möglich entweder allen Benutzern oder nur einer definierten Benutzergruppe einen gemeinsamen Zugriff auf die Informationen in einer Mappe der Allgemeinen Ablage zu ermöglichen. Abhängig von dieser Nutzungsart wird zwischen Mandantenmappen und Gruppenmappen unterschieden. Auch der Zugriff auf die Mappen kann variert werden, je nachdem, ob die Informationen nur zur Veröffentlichung dienen, oder ob sie weiter verarbeitet werden sollen. Dazu können verschiedene Zugriffsrechte auf eine Mappe vergeben werden.
Auf die Allgemeine Ablage können Benutzer in Ihrem Business Workplace zugreifen. Sie ist die Wurzelmappe der hierarchisch strukturierten
allgemeinen Mappen und mit der Ikone
gekennzeichnet.
Beispiele für allgemeine Mappen sind:
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Schwarzes Brett (Mandantenmappe)
Das Schwarze Brett ist ein Informations- und Mitteilungsmedium für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Alle Mitarbeiter können Dokumente anzeigen, anlegen und eventuell ändern.
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Informationsmappe der Personalabteilung (Mandantenmappe)
In dieser Mappe können Dokumente liegen, die für jeden Mitarbeiter von Interesse sind und daher von allen angezeigt werden dürfen. Aber nur die Mitarbeiter der Personalabteilung sind berechtigt, Dokumente in der Informationsmappe anzulegen oder zu ändern.
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Projektmappe (Gruppenmappe)
Eine Projektmappe kann als Diskussionsforum dienen, in der u.a. Projektpläne, Vorschläge, Protokolle und Aktivitäten abgelegt werden können. Nur die Mitarbeiter des Projekts dürfen Dokumente in der Mappe anzeigen, anlegen und ändern.
Allgemeine Mappen können weitere allgemeine Mappen, Dokumente und Verteilerlisten enthalten. Dokumente, Objektmappen und Verteilerlisten, die zu einem Projekt oder einem Thema gehören, können in passende Mappen und Untermappen eingeordnet werden. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Allgemeine Ablage im Business Workplace organisiert sein kann:
Abhängig von der Unternehmensgröße und der Nutzungsintensität kann die Allgemeine Ablage sehr groß und weit verschachtelt werden. In diesem Fall sollten Sie Mappen, auf die Sie öfters zugreifen, abonnieren, um einfacher und schneller auf die von Ihnen benötigten Informationen zugreifen zu können.
Um diese Struktur nach den Erfordernissen der einzelnen Abteilungen aufzubauen, ist es sinnvoll, daß der Administrator die Mappenstruktur gemeinsam mit den Fachabteilungen entwirft.
Um zu steuern, welche Benutzer auf die Mappen mit welcher Berechtigung zugreifen dürfen, werden zu den allgemeinen Mappen Zugriffsrechte festgelegt.