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Dokumentation zur VorgehensweiseTabellarische Daten importieren

 

Mit Hilfe der Funktionen Daten aus Datei importieren und Daten aus Zwischenablage importieren können Sie Daten aus externen Quellen in die anwendungsübergreifende Massenpflege übernehmen. Sie verwenden diese Funktionen dann, wenn Sie unterschiedliche Werte für eine große Menge von Datensätze pflegen wollen, wo sie sonst aufwändig die Datensätze gruppieren und nacheinander bearbeiten müssen. Sie können beide Funktionen auf dem Tabellen- und Feldauswahlbild nutzen. Die beiden Funktionen selektieren die Daten, deren Schlüssel in der externen Quelle angegeben sind (sein müssen), ohne dass Sie wie sonst Selektionskriterien pflegen müssen. Nach dem Preview werden die importierten Werte als Änderungen in den Massenpflege-Bildschirm übernommen.

Voraussetzungen

Binäre Tabellendateien können Sie nur übernehmen, wenn Sie Microsoft Excel benutzen. Sie können Daten auch in die Zwischenablage kopieren oder als Textdatei im weitverbreiteten CSV-Format (trennzeichen-formatierte Dateien) abspeichern.

Vorgehensweise

Datenimport starten

Sie bestimmen zunächst auf dem Bild Massenpflege die Tabelle und Felder, deren Daten geändert werden sollen:

  1. Markieren Sie eine Tabelle im Tabreiter Tabellen, wenn Sie alle änderbaren Felder einer Tabelle auswählen möchten oder markieren Sie die gewünschten Felder (gleichnamiger Tabreiter), wenn Sie einzelne Felder auswählen möchten.

  2. Sie können auch eine zuvor definierte Variante wählen (die Variante kann auf der Selektionssicht gespeichert werden, wobei für den Import die Selektionskriterien keine Rolle spielen). Es bietet sich an, dass Sie sich Varianten passend zu den importierten Daten anlegen, die die Feldauswahl möglichst eng treffen. Eine Variante übersteuert immer die Auswahl, die Sie unter 1. getroffen haben.

  3. Wählen Sie Daten aus Datei importieren oder Daten aus Zwischenablage importieren.

In der Feldauswahl können Sie maximal 19 Felder auswählen. Der Import hat diese Beschränkung nicht. Wenn Sie also mehr als 19 Felder in einem Schritt ändern möchten, empfehlen wir Folgendes:

  • Wählen Sie nur die Tabelle aber keine Felder aus, damit in der Import-Vorschau alle Felder für Zuordnungen von Spalten zur Verfügung stehen.

  • Fügen Sie in die importierten Daten eine Kopfzeile mit technischen Feldinformationen zusätzlich zu den Feldbeschreibung ein (durch ein Leerzeichen getrennt), damit Ihnen das System die Zuordnung der vielen Felder abnimmt und Sie sich den manuellen Aufwand sparen.

  • Nach dem Import können Sie die nicht angezeigten Spalten über die Feldauswahl Auswahl (Auswahl) in der Massenpflege einblenden.

Datenimport aus Datei
  1. Wählen Sie Daten aus Datei importieren.

  2. Wählen Sie im Auswahlfenster eine Datei.

  3. Im Fenster Upload-Parameter definieren können Sie Formatangaben und Upload-Parameter spezifizieren, bei Textdateien zusätzlich das Trennzeichen. Weitere Informationen finden Sie unter Import: Vorbereitung.

  4. Wählen Sie Ausführen (Ausführen) – die Daten erscheinen in der Vorschau.

Hinweis Hinweis

Eine binäre Datei (Microsoft Excel oder OpenDocument) kann mehrere Tabellenblätter enthalten, allerdings können Sie nur eine Tabelle in einem Schritt importieren. Wir empfehlen daher, je Tabellenblatt eine eigene Datei anzulegen. Jedes weitere Tabellenblatt verlängert den Import, da jede Datei vollständig eingelesen wird.

Ende des Hinweises
Datenimport aus der Zwischenablage

Das System fragt nur nach den Importparametern und zeigt die Vorschau wie beim Datei-Import:

  1. Wählen Sie Daten aus Zwischenablage importieren.

  2. Im Fenster Upload-Parameter definieren können Sie Trennzeichen, Formatangaben und Upload-Parameter spezifizieren. Weitere Informationen finden Sie unter Import: Vorbereitung.

  3. Wählen Sie Ausführen (Ausführen) – die Daten erscheinen in der Vorschau.

Importierte Daten in die Massenpflege übernehmen

Wenn Sie einem Arbeitsblatt die Tabelle und alle Schlüsselspalten zugeordnet haben, können Sie die importieren Daten der Anwendung übergeben:

  • Wählen Sie dazu die Enter-Taste oder Weiter (Weiter) (wenn sich der Cursor außerhalb des Tabellenbereich befindet).

  • Oder wählen Sie die F8-Funktionstaste oder Weiter (Weiter). Diese Funktion können Sie unabhängig von der Cursorposition ausführen.

Nach der Vorschau werden die Datensätze auf Basis der Schlüsselfelder aus der Datenbanktabelle gelesen. Auch bei Tabellen mit mehreren Schlüsselfeldern werden nur die Sätze gelesen, die auch in der externen Quelle vorhanden sind. Die importierten Werte aus den zugeordneten Spalten überschreiben die aktuellen Werte. Der neue Änderungsstand wird in die Tabelle der Massenpflege übernommen und angezeigt. Beachten Sie dabei Folgendes:

  • Es werden nur maximal 19 Felder sofort angezeigt. Alle weiteren Felder können Sie über die Feldauswahl ( ) einblenden und dafür andere Felder ausblenden. Beachten Sie, dass die Massenpflege nur die sichtbaren Felder speichert. Speichern Sie daher gegebenenfalls zuerst die aktuell angezeigten Felder, ehe Sie sie ausblenden.

  • Fehlerhafte Werte oder leere Zellen werden ignoriert und der alte Wert der entsprechenden Felder unverändert belassen.

  • Die vorhandenen Inhalte in Feldern werden gelöscht, wenn die entsprechende Zelle das Initialisierungszeichen enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Import: Vorbereitung, Abschnitt “Angabe von Importparametern“.)

  • Importierte Datensätze, die nicht in der Datenbanktabelle gefunden wurden, werden im unteren Bereich in einer eigenen Tabelle angezeigt. Sie sehen nur die zugeordneten Spalten, wenn Sie zu Beginn (vor dem Import) nur eine Tabelle ausgewählt haben. Haben Sie zu Beginn einzelne Felder ausgewählt, werden diese unabhängig von Zuordnungen angezeigt. Aber nur bei Feldern mit Spaltenzuordnungen werden die importierten Werte angezeigt, wenn sie nicht fehlerhaft sind. Diese Tabelle können Sie exportieren und korrigieren, um diese Teilmenge in einem neuen Importschritt zu ändern.

Ergebnis

Damit ist der Import vollständig durchgeführt und Sie können alle angebotenen Möglichkeiten der Massenpflege nutzen, um die importierten Daten nach zu bearbeiten und die Änderungen zu sichern. Vergleichbar zu manuellen Änderungen, die Sie nicht über die Funktion Massenänderung ausführen durchführen, können die importierten Einzel-Änderungen nicht im Hintergrund gesichert werden.

Sie können die Vorschau auch ohne Ausführung des Daten-Import verlassen:

  • Um zur Dateiauswahl bei Dateiimport oder der Parameterdefinition bei Import aus der Zwischenablage zurückzukehren, wählen Sie die F3-Funktionstaste oder Zurück (Zurück).

  • Um den Import direkt abzubrechen, wählen Sie die F12-Funktionstaste Abbrechen (Abbrechen).