Hintergrundinformationen zur verdichteten Analyse
Im Folgenden werden die betriebswirtschaftliche Methodik der Verdichtung in der Kostenträgerrechnung
sowie die sich daraus ergebenden Konsequenzen für die Interpretation der Daten erläutert.
Verdichtung von Daten auf originären Objekten
Allen Verfahren der verdichteten Analyse (Produktrecherche, Verdichtungshierarchie, Kostenträgerhierarchie) in der Kostenträgerrechnung
ist gemeinsam, dass sie auf den Daten der originären Objekte ( z.B. Fertigungsaufträge und Produktkostensammler) aufsetzen.
Auf diesen originären Objekten werden die Daten folgendermaßen fortgeschrieben:
periodengerecht
kostenartengerecht
Eine weitere Gliederung erfolgt in:
Plankosten (Belastung / Entlastung)
Istkosten (Belastung / Entlastung)
Sollkosten (Belastung / Entlastung)
Ware in Arbeit (Abgrenzungsdaten)
Abweichungskategorien
Die Datenbeschaffungsläufe überführen die Daten für den Verdichtungszeitraum periodengerecht in die Verdichtungsstrukturen:
als Kennzahlen in der Produktrecherche
kostenartengerecht für die Verdichtungshierarchie bzw. Kostenträgerhierarchie
Beispiel
Das im Folgenden beschriebene Beispiel ist aufgegliedert in einen Stammdatenteil und ein Szenario.
Die Stammdaten umfassen:
Stückliste
Arbeitsplan mit bewerteten Vorgängen
Standardpreise
In dem Szenario ist ein Produktionsprozess über zwei Perioden beschrieben:
Ein Fertigungsauftrag für 1 Halbfabrikat (HALB) wird komplett in Periode 1 gefertigt.
Ein Fertigungsauftrag für 1 Fertigerzeugnis (FERT) wird in Periode 1 eröffnet und entnimmt in dieser Periode die benötigten Materialien (1 Rohstoff und ein Halbfabrikat). In Periode 2 werden zusätzliche Leistungen auf den Fertigungsauftrag verrechnet. An das Lager geliefert wird dieser Auftrag in Periode 2.
Beide Aufträge haben eine Abrechnungsvorschrift mit der Abrechnungsart GES (Gesamt). An jedem Periodenende wird der Periodenabschluss im Auftragsbezogenen Produkt-Controlling
durchgeführt.
Stammdaten
Stückliste | Arbeitsplan | Standardpreise |
|---|---|---|
FERT | 950 | |
# 1ROH # 1HALB | Vorgang 1: 100 Vorgang 2: 200 | |
HALB | 400 | |
# 1ROH | Vorgang 1: 100 Vorgang 2: 100 | |
ROH | 100 |
Es wird ein Gemeinkostenzuschlag auf die Eigenleistungen berechnet. Der Zuschlagssatz beträgt im Plan 50%, im Ist jedoch 75%, wodurch Abweichungen zustande kommen.
Kosten von Halbfabrikaten
Die Halbfabrikatekosten bilden in der Regel bei Verdichtungsmerkmalen, die hierarchisch höher als das Material liegen, eine Besonderheit.
Während Rohstoffe, Leistungen, Zuschläge, Ware in Arbeit und Abweichungskategorien ohne Probleme in einer kostenartengerechten Verdichtung auf den einzelnen Verdichtungsstufen aggregiert betrachtet werden können, sind verdichtete Kennzahlen zu Plan-, Ist- und Sollkosten gesondert zu interpretieren.
Betrachten Sie beispielsweise die Verdichtung auf Kennzahlenebene für die Periode 1. Auf Materialebene bewirken die Istkosten-Belastungen von EUR 450,- für das Halbfabrikat und EUR 675,- für das Fertigerzeugnis keine Probleme bei der Interpretation der Daten.
Betrachten Sie nun die Istkosten-Belastungen beider Aufträge verdichtet als Kennzahl (450 + 675 = 1125). Eine Interpretation dieses Wertes als gesamte Istkosten der Periode ist nicht statthaft, da in dieser Kennzahl sowohl die Fertigungskosten des Halbfabrikates als auch die Lagerentnahme eines Halbfabrikates für die Erstellung des Fertigfabrikates enthalten sind.
Auch eine Saldierung der Istkosten-Belastungen von EUR 1125,- mit den verdichteten Istkosten-Entlastungen von EUR 400,- liefert in der Regel nicht die Istkosten der Periode.
Ein analoges Problem ergibt sich für die Betrachtung der Kennzahlen für Plankosten und Sollkosten.
Empfehlung
Analysieren Sie die Kosten für Halbfabrikate und die übrigen Kosten getrennt voneinander. Dies ist in der Verdichtungshierarchie und in der Kostenträgerhierarchie durch die kostenartengerechte Verdichtung und eine entsprechend eingestellte Materialkontenfindung (separate Kostenart für die Fortschreibung des Verbrauchs von Halbfabrikaten) jederzeit möglich.
Für die Produktrecherche können Sie ein entsprechendes Elementeschema definieren, welches die Kostenart für den Verbrauch von Halbfabrikaten einem separaten Kostenelement zuordnet. Dieses Elementeschema hinterlegen Sie im Customizing des Informationssystems
im Arbeitsschritt Berichtsparameter Produktkosten-Controlling pflegen
.
Bei der Interpretation der Halbfabrikatekosten müssen Sie nun entscheiden, welcher prozentuale Anteil in den Kosten dieser Periode bereits enthalten ist oder welche Halbfabrikate bereits in Vorperioden gefertigt wurden.
Objekte mit Gesamtabrechnung
Viele Anwender nutzen die verdichtete Analyse für periodische Betrachtungen. Die einzelnen Objekte werden hingegen meist kumuliert betrachtet. Dies wird bei Produktionsaufträgen durch die Abrechnungsart GES (Gesamt) festgelegt. Im Folgenden wird die Problematik der periodischen Analyse von Objekten mit Gesamtabrechnung erläutert.
Bei dem im Beispiel aufgeführten Fertigungsauftrag für das Fertigerzeugnis ist ein Fall veranschaulicht, in dem sich ein Fertigungsauftrag mit Abrechnungsart Gesamt
über zwei Perioden erstreckt. Die gesamten Sollkosten werden erst in der Periode errechnet und auf der Datenbank fortgeschrieben, in der der Auftrag endgeliefert oder technisch abgeschlossen wird. Die Ermittlung und Fortschreibung der Sollkosten erfolgt im SAP-System im Rahmen der Abweichungsermittlung.
Betrachten Sie nun die Kennzahlen für die Sollkosten und für die Istkostenbelastung des Fertigungsauftrages für das Fertigerzeugnis. Während den Istkosten der Periode 1 keine Sollkosten gegenüberstehen, stehen den Istkosten der Periode 2 die über beide Perioden kumulierten Sollkosten in Höhe von 950,- gegenüber. Eine separate Betrachtung einer einzelnen Periode führt hier zu falschen Aussagen.
Auf hoch verdichteten Ebenen oder Betrachtungen über längere Zeiträume saldiert sich dieser periodische Effekt in der Regel auf null.
Verdichtungszeitraum
Bei einem Datenbeschaffungslauf müssen Sie einen Verdichtungszeitraum in der Form eines Periodenzeitraums angeben.
Durch Angabe des Verdichtungszeitraums bestimmen Sie Folgendes:
für Perioden innerhalb des Verdichtungszeitraumes des Datenbeschaffungslaufes werden die Werte auf den Verdichtungsobjekten zurückgesetzt und aus den Daten der originären Objekte neu aufgebaut
für Perioden außerhalb des angegebenen Zeitraums des Datenbeschaffungslaufes bleiben die Werte aus ggf. vorherigen Datenbeschaffungsläufen erhalten. Somit gehen Daten, die in einem früheren Datenbeschaffungslauf ermittelt wurden, durch einen neuen Verdichtungslauf nicht automatisch verloren.
Empfehlung
Sie sollten mindestens die offenen Perioden in der Finanzbuchhaltung
als Verdichtungszeitraum angeben, da sich innerhalb der offenen Perioden die Daten auf den originären Objekten noch verändern können. In der Regel wählen Sie daher die Abschlussperiode und deren Vorperiode.
Auf die Selektion der Objekte, deren Daten verdichtet werden, hat die Eingrenzung des Gültigkeitszeitraumes beim Datenbeschaffungslauf keine Auswirkung. Die Spezifizierung der zu selektierenden Objekte erfolgt z.B. durch die Definition einer Verdichtungshierarchie.
Statusabhängige Selektion
Benutzen Sie eine Verdichtungshierarchie in Verbindung mit einem Statusselektionsschema, so müssen Sie dies bei der Festlegung des Verdichtungszeitraumes beachten.
Beispiel
Sie nutzen beispielsweise eine Verdichtungshierarchie mit einem Statusselektionsschema, bei dem nur Objekte mit einer durchgeführten Abweichungsermittlung einbezogen werden. Sie wählen als Verdichtungszeitraum Periode 2 bis Periode 2. Dies hätte zur Konsequenz, dass der Fertigungsauftrag für das Fertigerzeugnis aus obigem Beispiel in dieser Verdichtung erstmalig einbezogen würde, jedoch nur die Daten aus Periode 2 verdichtet würden. Im Verdichtungsbericht würden - wie unter Objekte mit Gesamtabrechnung
erläutert, den kumulierten Sollkosten nur partielle Istkosten gegenüberstehen.
Um brauchbare Aussagen zu erhalten, ist hierbei also ein Verdichtungszeitraum zu wählen, der sich an der maximalen Laufzeit der originären Objekte, die neu in die Verdichtung aufgenommen werden, orientiert.