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Verwendung

Mit der Barkasse können Sie an einer Kasse getätigte Ein- und Auszahlungen manuell buchen und zuordnen.

Voraussetzungen

Um Zahlungen in der Barkasse verarbeiten zu können, müssen Sie folgende Systemeinstellungen im Einführungsleitfaden des Vertragskontokorrents vornehmen:

  •   Geschäftsvorfälle   Zahlungen   Verarbeitung von Ein-/Ausgangszahlungen   Barkasse/ Kassenbuch   Vorgaben für Barkasse/Kassenbuch pflegen  

  • Die für die Buchung der verschiedenen Zahlungstypen zu verwendenden Belegarten hinterlegen Sie pro Buchungskreis und Zahlungstyp im Einführungsleitfaden des Vertragskontokorrents unter   Geschäftsvorfälle   Zahlungen   Verarbeitung von Ein-/Ausgangszahlungen   Barkasse/Kassenbuch   Belegart zum Zahlungstyp hinterlegen   . Da vier Zahlungstypen unterstützt sind – Barzahlung, Scheckzahlung, Zahlungskarte und Postauftrag – können Sie maximal vier Belegarten pro Buchungskreis hinterlegen.

  • Wenn Sie Kleindifferenzen ausbuchen möchten, müssen Sie das Kassenbuch aktivieren und die entsprechenden Aufwands- und Ertragskonten zum Bankverrechnungskonto hinterlegen:   Grundfunktionen   Buchungen und Belege   Beleg   Hinterlegen der Kontierung für automatische Buchungen   Automatische Sachkontenfindung   Konten für Aufwend./Erträge Kassendifferenzen hinterlegen  

  • Wenn Sie in der Barkasse Zahlungen nicht nur in Landeswährung, sondern auch in Fremdwährungen verarbeiten möchten, müssen Sie die entsprechenden in einem Buchungskreis akzeptierten Fremdwährungen als abweichende Regulierungswährungen im Customizing hinterlegen (   Geschäftsvorfälle   Abweichende Währungen hinterlegen   ).

Über eine Kurzkontierung können Sie in der Barkasse direkt für Ein- und Ausgangszahlungen Sachkontenbuchungen vornehmen. Dabei ist die Sachkontenbuchung sowohl mit als auch ohne Mehrwertsteueranteil möglich. Hinterlegen Sie dazu die gewünschten Kurzkontierungen im Einführungsleitfaden des Vertragskontokorrents unter   Geschäftsvorfälle   Zahlungen   Verarbeitung von Ein-/Ausgangszahlungen   Kurzkontierungen für Umbuchungen hinterlegen   .

Wenn Sie Barcode-Lesegeräten einsetzen möchten, müssen Sie:

  • in der Customizing-Aktivität Vorgaben für Barkasse/Kassenbuch pflegen , das Kennzeichen Eingabefeld für den Barcode einblenden setzen.

  • den eingelesenen Barcode zum Zeitpunkt 6060 interpretieren

    Beachten Sie die Dokumentation des Musterfunktionsbausteins FKK_SAMPLE_6060.

Da die Barkasse im Kassenbuch integriert ist, können Sie die Transaktion Barkasse nicht direkt aufrufen, wenn das Kassenbuch aktiv ist.

Funktionsumfang

Der Bildbereich der Kopfdaten enthält die statischen Daten einer Zahlung, wie das Zahlungsdatum und den Buchungskreis. Diesen Bildbereich können Sie per Drucktaste ein- und ausblenden.

Im mittleren Bereich können Sie auf den Registerkarten Einfache Selektion und Sachkontenbuchung die Selektionskriterien zur Zahlung und die Daten für die Sachkontenbuchung eingeben. Beide Registerkarten unterstützen mehrfache Einträge.

Im unteren Bildbereich steht für die Erfassung der Zahlungsdaten für jeden der unterstützten Zahlungstypen eine eigene Registerkarte zur Verfügung:

  • Barzahlung

  • Kartenzahlung

  • Scheckzahlung

  • Postauftrag

Mit Ausnahme von Barzahlungen sind hier ebenfalls Mehrfacheinträge möglich. D.h., Sie können eine Zahlung durch einen oder auch mehrere Zahlungstypen verarbeiten.

Beispiel Beispiel

1. Fall:Ein Kunde begleicht eine Forderung über 100 EUR durch eine Barzahlung von 100 EUR.

2. Fall: Ein Kunde begleicht eine Forderung über 120 EUR durch eine Barzahlung in Höhe von 40 EUR und einen Scheck über 80 EUR.

Ende des Beispiels.

Die eingegebenen Zahlungstypen und Beträge stellt das System jeweils in einer Summentabelle dar. Das System speichert jede gebuchte Zahlung in Abhängigkeit vom Zahlungstyp automatisch in einem entsprechenden Karten-, Scheckeingangs-, Scheckausgangs-, Postauftrags- oder Zahlungsstapel. In Abhängigkeit vom Zahlungstyp (Barzahlung, Karte, Postauftrag oder Scheckeingangs- und Scheckausgangszahlungen), dem Kassenverrechnungskonto, Buchungskreis und der Kartenorganisation speichert das System die Zahlungen jeweils wiederum in verschiedenen Stapeln. Die in der Barkasse verwendeten Zahlungsstapel nehmen nur Kassenbuchungen auf. Sie können die Zahlungsstapel lediglich in der Barkasse selbst buchen und schließen. Mit Ausnahme der Scheckstapel können Sie in den Systemeinstellungen die Verwendung von Zahlungsstapeln deaktivieren.

Neben Zahlungen in Landeswährung können Sie in der Barkasse auch Zahlungen in Fremdwährungen verarbeiten, wobei Sie das Wechselgeld dabei auch in Landeswährung ausgeben und verrechnen können. Das Rückgeld errechnet die Barkasse automatisch.

Die Zuordnung der Zahlung zu den offenen Forderungen eines Geschäftspartners kann automatisch erfolgen oder Sie können den Ausgleich im Dialog im Rahmen einer manuellen Kontenpflege vornehmen. Beachten Sie hier auch die Erläuterungen zur automatischen Zuordnung offener Posten .

Aktivitäten

Um eine Sachkontenbuchung vorzunehmen, geben Sie in den Kopfdaten einen Buchungskreis und eine Währung ein. Diese Angaben können Sie auch standardmäßig vorbelegen. Geben Sie dazu die gewünschte Währung und den Buchungskreis ein und wählen Sie im Menü   Zusätze   Einstellungen merken   .

Wählen Sie danach die Registerkarte Sachkontobuchung und machen Sie dort mindestens die folgenden Angaben:

  • die gewünschte Kurzkontierung, mit der das System die Sachkontenbuchung auf ein zugehöriges Hauptbuchkonto vornimmt

  • einen erklärenden Text

  • eine Zuordnungsnummer

  • das Steuerkennzeichen, sofern der Mehrwertsteueranteil mit umgebucht werden soll

Für jede Zahlung können Sie eine Quittung drucken. Wenn Sie im Customizing in den Vorgaben für Barkasse/Kassenbuch das Kennzeichen autom. Druck oder Druck bestätigen setzen, können Sie für Barkassenquittungen auch einen Eintrag im Korrespondenzcontainer erzeugen. Dabei werden die folgenden Zeitpunkte durchlaufen:

  • 6040: Eintrag im Korrespondenzcontainer

  • 6041: Erzeugungszeitpunkt Quittung

  • 6042: Druckzeitpunkt der Quittung

Vorausgesetzt Sie haben bereits bei Erhalt der Zahlung eine Quittung gedruckt, ist dadurch ein Wiederholungsdruck möglich.

Beispiel Beispiel

Nimmt ein Kunde eine Eingangszahlung vor und das Kennzeichen Druck bestätigen ist im Customizing gesetzt, erhalten Sie, wenn Sie die Drucktaste ( ) Quittung wählen ein Dialogfenster, in dem Sie Vorgaben für die Ausgabeparameter und den Ablagemodus treffen können. Danach können Sie die Quittung in den Druckbestand des Massendrucks einstellen oder sofort ausgeben.

Um einen Wiederholungsdruck für eine Quittung anzustoßen, rufen Sie wiederum den Quittungsdruck auf und geben Sie in dem daraufhin erscheinenden Dialogfenster neben den Parametern für die Ausgabe und Ablage der Quittung auch die Belegnummer des Zahlungsbelegs an, für den die Quittung gedruckt werden soll. Wenn Sie die Eingabe danach bestätigt, wird eine Ersatzquittung ausgestellt.

Ende des Beispiels.

Wenn Sie die Verarbeitung von Barcodes im Customizing aktiviert haben, können Sie im Menü der Barkasse unter   Zusätze   Barcode-Eingabe   Einblenden bzw. Ausblenden   je nachdem, ob ein Arbeitsplatz mit einem Barcode-Lesegerät ausgestattet ist, das Barcode-Eingabefeld arbeitsplatzabhängig aus- oder wieder einblenden. Im Menü unter   Zusätze   Einstellungen merken   kann ein Benutzer seine Einstellungen speichern.