Verwendung

Für eine schnelle Bearbeitung von offenen Posten bietet Ihnen das System verschiedene Hilfen an.

Funktionsumfang

Selektions- und Suchfunktion

Bevor Sie die Einzelposten zur Bearbeitung aufrufen, können Sie über Felder Werte angeben, anhand derer Posten selektiert werden sollen. In der Anzeige der Einzelposten können Sie im selektierten Bestand nach einzelnen Posten suchen. Dazu werden Ihnen Felder angeboten, über die Sie Ihre Suchwerte eingeben können. Welche Felder für die Selektion und Suche in Frage kommen, können Sie festlegen. Siehe auch Felder für die Selektions-, Such- und Sortierfunktion .

Zahlungsavise

Ein im System abgelegtes Zahlungsavis enthält alle Informationen zu einem Zahlungseingang, die für einen Ausgleich der offenen Posten benötigt werden. Dazu gehören

Avise werden im System unter einem Schlüssel abgelegt, der aus Buchungskreis, Kontoart, Kontonummer und einer Avisnummer besteht. Avise werden entweder manuell erfaßt oder aber automatisch erstellt (Zahlungsavise über EDI oder elektronischer Bankauszug).

Beim Buchen mit Ausgleichen können Sie auf ein Avis Bezug nehmen. Dadurch werden automatisch die Posten selektiert und aktiv gesetzt, die den Angaben im Avis entsprechen. Zahlungsdifferenzen werden mit den im Avis angegebenen Differenzgründen ebenfalls automatisch berücksichtigt.

Sortierfunktion

Sie haben in der Anzeige die Möglichkeit, die Posten zu sortieren. Im System ist dafür vorzugeben, nach welchen Feldern das Sortieren möglich sein soll. Wenn Sie die Sortierfunktion aufrufen, dann erhalten Sie eine Liste der sortierfähigen Felder, unter denen Sie Ihre Auswahl treffen können. Siehe auch Standardsortierfolge .

Zeilenaufbau der Beleginformation

In der Bearbeitung von offenen Posten erhalten Sie in allen Funktionen zunächst ein Übersichtsbild mit den wichtigsten Beleginformationen. Diese können aus dem Belegkopf und den Belegpositionen stammen. Dabei steht pro Beleginformation eine Anzeigezeile zur Verfügung. Welche Daten in dieser Zeile gezeigt werden, entscheiden Sie, indem Sie den Zeilenaufbau festlegen. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Varianten zu definieren. Jeder Sachbearbeiter kann mit der Funktion Bearbeitungsoptionen eine Variante für eine Arbeitssitzung oder darüber hinaus im Benutzerstammsatz speichern. Dem Sachbearbeiter werden nach Aufruf der Funktion die Beleginformationen entsprechend dieser Variante angezeigt. Er kann dann in der Bearbeitung der offenen Posten andere Varianten auswählen und zwischen den Varianten hin- und herschalten. Siehe auch Zeilenaufbau der Beleginformation .

Vorschlagswerte für Skontorecht und Kulanztage

Für die Bearbeitung der offenen Posten können Sie zusätzlich einen Vorschlagswert für das angezeigte Skontorecht und Kulanztage für die Fälligkeitsberechnung von Forderungen festlegen. Zum Definieren der Kulanztage und der Vorschlagswerte für das Skontorecht geben Sie Ihre Werte in folgende Felder ein:

Arbeitsvorräte

Für die Bearbeitung offener Posten können Sie statt einzelner Kontonummern einen Arbeitsvorrat angeben. Mit einem Arbeitsvorrat fassen Sie mehrere Konten zusammen, die für die Einzelpostenanzeige und die Bearbeitung offener Posten gemeinsam betrachtet werden sollen. Die Sachbearbeiter können über die Funktion Bearbeitungsoption wählen, ob Sie mit Arbeitsvorräten arbeiten wollen. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden des Finanzwesens.

Sperre für die manuelle Zahlung

Mit Hilfe von Zahlungssperrgründen können Sie verhindern, daß offene Posten mit den Funktionen für Eingangszahlungen und Ausgangszahlungen bearbeitet werden. Dazu definieren Sie eigene Schlüssel für Zahlungssperrgründe und markieren sie entsprechend. Ein manuelles Umbuchen oder Stornieren der Posten ist weiterhin möglich.

Interne Avise

Wenn Sie die Bearbeitung der offenen Posten unterbrechen müssen, können sie den aktuellen Stand der Bearbeitung in Form eines internen Avises sichern. Später können Sie die Bearbeitung unter Bezugnahme auf die Avisnummer fortsetzen. Siehe auch: Avise .

Welche Einstellungen Sie im Customizing des Finanzwesens vornehmen müssen, lesen Sie unter  Debitoren-/ Kreditorenbuchhaltung Einzelposten im Arbeitsschritt Bearbeitung der offenen Posten .