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 Aktionen der Verfügbarkeitskontrolle Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

Verwendung

Diese Funktion ermöglicht Ihnen festzulegen, wie das Systems reagieren soll, wenn bei einem Vorgang im System eine Toleranzgrenze überschritten wird. Das System kann mit unterschiedlichen Aktionen reagieren.

Voraussetzungen

Die notwendigen Einstellungen nehmen Sie im Customizing des Haushaltsmanagements unter   Budgetierung und   Verfügbarkeitskontrolle   Verfügbarkeitskontrolle   Toleranzen für die Verfügbarkeitskontrolle festlegen   vor. Dort können Sie jeweils für eine Kombination von Finanzkreis, Budgetprofil und Vorgangsgruppe für jede Aktion eine relative und/oder absolute Abweichung vom Budgetwert als Toleranzgrenze definieren.  

Funktionsumfang

Sie können folgende Aktionen nutzen:

  • Aktion 1 = Warnung :

Sie werden vom System auf ein Überschreiten der Toleranzgrenze hingewiesen. Die auslösende Buchung wird nicht abgewiesen.

  • Aktion 2 = Warnung und Mail , d.h. Nachricht an den Budgetverantwortlichen:

Das System sendet an den im Stammsatz der Finanzstelle hinterlegten Budgetverantwortlichen eine Nachricht, die ihm mitteilt, auf welcher Finanzstelle und Finanzposition und durch welchen Vorgang die Überschreitung ausgelöst wurde. Weiterhin werden die Höhe der Überschreitung und die Belegnummer angegeben.

  • Aktion 3 = Fehlermeldung :

Führt eine Buchung zum Überschreiten der für Aktion 3 festgelegten Toleranzgrenze, so wird die Buchung vom System abgewiesen und eine Fehlermeldung ausgegeben.

Hinweis Hinweis

Das System wandelt bei Budgeterhöhungen oder bei Umbuchungen eine Fehlermeldung (für ein Budgetstrukturplanelement ) automatisch in eine Warnung um. Dadurch erlaubt Ihnen das System die Budgeterhöhung oder Umbuchung durchzuführen, wenn das Budgetstrukturplanelement (BSP-Element), das Budget erhält, vorher bereits Budget erhalten hatte und sich die Verfügungen auf diesem Element nicht ändern. Dies gilt auch, wenn bereits Verfügungen auf einem Budgetträger liegen.

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Ende des Hinweises

  • Sie haben entweder für alle Vorgangsgruppen oder nur für die Vorgangsgruppe ‘Budget’ Toleranzgrenzen festgelegt, bei deren Überschreitung das System mit einer Fehlermeldung reagieren soll.

  • Sie haben die Verfügbarkeitskontrolle deaktiviert und durch Buchungen das vorhandene Budget unbemerkt überschritten.

  • Sie haben die Verfügbarkeitskontrolle wieder aktiviert und anschließend einen Neuaufbau der Verfügtwerte mit der Option Mit Protokoll vorgenommen.

  • Sie erhalten eine Liste, in der alle BSP-Elemente aufgelistet werden, bei denen die Toleranzgrenze überschritten wurde.

  • Sie können jetzt das Budget für die BSP-Element erhöhen, die Ihnen aufgelistet werden.