Ermittlung der Mahnstufen 
Ein offener Posten hat eine bestimmte Mahnstufe erreicht, wenn seine Verzugstage größer oder gleich den Verzugstagen der Mahnstufe sind, aber kleiner als die Verzugstage der nächsthöheren Stufe. Die Mahnstufe eines Postens wird beim Drucken der Mahnbriefe im Posten gespeichert.
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Sie haben für Ihr Mahnverfahren Mahnstufen definiert (siehe Abbildung). Ein offener Posten mit 14 Verzugstagen würde danach der ersten Mahnstufe, ein Posten mit 31 Verzugstagen der dritten Stufe und ein Posten mit 50 Verzugstagen der vierten Stufe zugeordnet.
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Die höchste ermittelte Mahnstufe wird beim Drucken der Briefe im Stammsatz des Kontos gespeichert. Mit dieser Mahnstufe wird in der Regel der Mahntext und, falls gewünscht, ein besonderes Mahnformular ausgewählt. Sie können jedoch auch festlegen, daß pro Mahnstufe gemahnt werden soll. Dann bestimmt nicht die höchste Mahnstufe des Kontos den Mahntext oder das Mahnformular, sondern für jede Mahnstufe wird ein eigener Mahnbrief erstellt.
Mahnstufen werden vom Mahnprogramm oder manuell herauf- oder herabgesetzt:
Wenn Sie die Mahnstufe mit den Funktionen zur Beleg- oder Einzelpostenänderung oder Kontoänderung ändern, können Sie die Stufe beliebig herauf- oder herabsetzen.
Wenn Sie die Mahnstufe im Mahnvorschlag ändern, können Sie sie beliebig herabsetzen, aber nur um eine Stufe heraufsetzen. Das Heraufsetzen ist jedoch immer nur im Vergleich zur letzten Mahnstufe möglich. Das heißt, wenn das Mahnprogramm die Mahnstufe im Mahnlauf bereits heraufgesetzt hat, können Sie keine höhere Mahnstufe eingeben. Sinnvoll ist das manuelle Heraufsetzen der Mahnstufe z.B. dann, wenn Sie einen gesperrten Posten im Mahnvorschlag entsperren.
Das Mahnprogramm kann die Mahnstufe für Posten immer nur um eine Stufe höher setzen als die letzte Mahnstufe. Auch für Posten, die gesperrt waren, kann die Mahnstufe nach dem Entsperren nur um eins heraufgesetzt werden.
Hinweis
Bei Kunden, für die Bankeinzug festgelegt ist, werden Posten nach folgenden Regeln berücksichtigt:
Bei Posten, für die ein Zahlweg für Zahlungseingang im Posten angegeben ist, wird geprüft, ob der Posten zur Zahlung gesperrt ist. Wenn ja, wird der Posten gemahnt.
Wenn kein Zahlweg im Posten angegeben ist, wird geprüft, ob im Stammsatz ein Zahlweg für Zahlungseingang angegeben ist. Wenn ja, wird außerdem geprüft, ob der Stammsatz für Zahlungen gesperrt ist. Wenn ja, wird der Posten gemahnt.
Wenn im Stammsatz kein Zahlweg gepflegt ist, wird der Posten gemahnt.