Archivieren und Löschen eines Debitorenstammsatzes

Debitorenstammdaten, die Sie nicht benötigen, können Sie archivieren. Beim Archivieren werden die gewünschten Daten aus der SAP-Datenbank extrahiert, gelöscht und in eine Datei gestellt. Diese Datei können Sie dann in ein Archivierungssystem übertragen.

Weitere Informationen zur Archivierung von Debitorenstammdaten finden Sie in der Dokumentation CA - Archivieren und Löschen von Anwendungsdaten.

Im Folgenden ist beschrieben, wie Sie Stammsätze und damit auch die zugehörigen Debitorenkonten zum Löschen vormerken. Das Löschen ist in FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen beschrieben.

Voraussetzungen

Den Stammsatz eines Debitorenkontos können Sie nicht sofort archivieren. Zunächst muss vom System geprüft werden, ob die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Zum Konto dürfen keine Verkehrszahlen mehr im System gespeichert sein. Auch Verkehrszahlen zurückliegender, nicht archivierter Geschäftsjahre verhindern das Löschen.
Das Konto muss im Stammsatz zum Löschen vorgemerkt sein.

Hinweis Hinweis

Bevor Sie ein Konto zum Löschen vormerken, sollten Sie es zum Buchen sperren. Die Löschvormerkung bewirkt lediglich, dass eine Warnung beim Buchen auf das Konto ausgegeben wird.

Bevor Sie mit dem System produktiv werden, können Sie die Testdaten löschen. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung im Arbeitsschritt Debitorenstammdaten löschen.

Ende des Hinweises

Ablauf

Auch für die Löschvormerkung wurde die Organisation der Stammdaten berücksichtigt: Wenn Sie einen Debitorenstammsatz zum Löschen vormerken wollen, können Sie wählen, ob die Löschvormerkung sich nur auf einen Buchungskreis oder auf alle Buchungskreise bezieht. Über eine zentrale Funktion können Sie den Stammsatz für die Buchhaltung und für den Vertrieb zum Löschen vormerken.

Die Löschvormerkung können Sie jederzeit zurücknehmen, solange der Stammsatz noch nicht physisch gelöscht wurde.

Hinweis Hinweis

Ist das zu löschende Debitorenkonto ausgeglichen, sollten Sie es zum Buchen sperren, damit nicht weiterhin auf das Konto gebucht wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Sperren eines Debitorenkontos.

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Ergebnis

Um folgende Funktion auszuführen...	...wählen Sie
Stammsatz zentral zum Löschen vormerken	Stammdaten Zentrale Pflege Löschen
Stammsatz für die Buchhaltung zum Löschen vormerken	Im Menü Debitoren Stammdaten Löschvormerk. setzen