Buchen mit Ausgleich 
Verwendung
Beim Buchen mit Ausgleich erfassen Sie Belegpositionen und wählen offene Posten aus, die ausgeglichen werden sollen. Wenn alle Voraussetzungen für das Ausgleichen erfüllt sind, gleicht das System die offenen Posten aus. Für die auszugleichenden offenen Posten erstellt das System eine oder mehrere Gegenbuchungen.
Beispiel
Die Punkte des folgenden Beispielfalls werden in der nachfolgenden Grafik zusammengestellt.
Ihr Debitor zahlt mehrere Forderungen in Höhe von insgesamt 5000 DM per Scheck. Sie erfassen den Betrag auf dem Scheckeingangskonto.
Zum Ausgleichen der Forderung auf dem Debitorenkonto wählen Sie die offenen Posten aus und schließen den Erfassungsvorgang ab.
Der erfaßte Betrag und die ausgewählten Posten müssen einen Saldo von Null ergeben. Das System bucht dann eine Eingangszahlung (automatische Gegenbuchung) auf dem Debitorenkonto.
Das System kennzeichnet die offenen Posten als ausgeglichen.
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Die genannten Schritte werden in einem Arbeitsvorgang durchgeführt.
Funktionsumfang
Zum Ausgleichsvorgang wird ein Ausgleichsbeleg erstellt, in dem die manuell erfaßten Positionen und die Gegenbuchungen des Systems enthalten sind. Der Beleg weist dadurch einen Nullsaldo auf.
Die am Ausgleich beteiligten Posten werden als ausgeglichen gekennzeichnet. Dazu stellt das System die Belegnummer des Ausgleichsbelegs und das Ausgleichsdatum in die ausgeglichenen Belegpositionen. Dies sind die ausgewählten Posten und die Posten der Gegenbuchung. Als Ausgleichsdatum wird in der Regel das Buchungsdatum übernommen. Werden allerdings Posten mit ausgeglichen, deren Buchungsdatum später liegt als das Buchungsdatum des Ausgleichsbeleges, wird als Ausgleichsdatum das jüngste auftretende Buchungsdatum verwendet. Die folgende Abbildung zeigt den Posten, den das System in unserem Beispiel automatisch gebucht hat. Der Posten ist ausgeglichen; die zugehörige Belegposition enthält die Ausgleichsdaten.
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Das Buchen mit Ausgleich wird durch drei Funktionen unterstützt. Mit einer allgemeinen Ausgleichsfunktion können Sie beliebige Geschäftsvorfälle bearbeiten, die ein Buchen mit Ausgleich erfordern. Weitere Funktionen sind speziell auf den Zahlungseingang und Zahlungsausgang zugeschnitten.
Hinweis
Einige Sonderhauptbuchvorgänge, wie etwa Wechsel, werden mit speziellen Funktionen ausgeglichen. Weitere Informationen zu den Sonderhauptbuchvorgängen finden Sie in Sonderhauptbuchvorgänge: Anzahlungen und Bürgschaften und Sonderhauptbuchvorgang: Wechsel .
Aktivitäten
Sie können ausgleichen
über mehrere Konten und Kontoarten
in beliebigen Währungen
und Differenzen buchen
und beliebig viele Belegpositionen (z.B. Bankspesen) erfassen
Hinweis
Ebenso wie das Ausgleichen eines Kontos können Sie das Buchen mit Ausgleich auch automatisch durchführen. Dazu steht Ihnen das Zahlungsprogramm zur Verfügung. Zum Zahlen von kreditorischen Rechnungen verwenden Sie in der Regel das Zahlungsprogramm. Auf der debitorischen Seite setzen Sie das Zahlungsprogramm ein, wenn Sie mit Ihren Debitoren ein Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigungs- oder Abbuchungsverfahren) vereinbart haben