Wie sind die Daten organisiert? 
Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes jeder Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehung zum Kreditor speichern kann, wurde der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:
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Allgemeine Daten
Daten, die für jeden Buchungskreis und jede Einkaufsorganisation innerhalb Ihres Unternehmens gleichermaßen gelten. Beispielsweise gehören zum allgemeinen Bereich der Name, die Anschrift, die Sprache und die Telefonverbindung eines Kreditors.
Buchungskreisdaten
Daten, die für die einzelnen Buchungskreise relevant sind. Dazu gehören beispielsweise die Kontonummer des Abstimmkontos und Zahlungsbedingungen.
Einkaufsorganisationsdaten
Daten, die für die Einkaufsorganisation Ihres Unternehmens relevant sind. Daten zu Anfragen, Bestellungen und Rechnungsprüfung werden beispielsweise in diesem Bereich gespeichert. Zum Erfassen dieser Daten und zum Drucken von Bestellungen benötigen Sie die Anwendung Materialwirtschaft (MM) .
Beispiel
In einem Unternehmen unterhalten zwei Buchungskreise mit dem gleichen Kreditor eine Geschäftsbeziehung. Die allgemeinen Daten, wie etwa die Anschrift, werden im allgemeinen Bereich gespeichert. Beide Buchungskreise nutzen diese Daten für die Kommunikation mit dem Kreditor. Jeder Buchungskreis gibt danach die spezifischen Daten für die Finanzbuchhaltung (z.B. das Abstimmkonto) und für die Geschäftsbeziehung mit dem Kreditor (z.B. Zahlungsbedingung) in den eigenen buchungskreisspezifischen Bereich ein.