Verrechnen von Anzahlungen

Die Verrechnung der Anzahlung kann manuell oder durch das Zahlungsprogramm vorgenommen werden. Die manuelle Verrechnung ist jederzeit möglich; es sind keine speziellen Vorkehrungen notwendig.

Damit Anzahlungen berücksichtigt werden, gibt das System beim Erfassen einer Rechnung eine Warnung aus. Damit weist es darauf hin, daß ein Anzahlungsobligo besteht. Es kann dann sofort entschieden werden, ob diese Anzahlung zu verrechnen ist. Diese Meldung ist jedoch abhängig von der Systemkonfiguration. Sie können festlegen, daß auf Anzahlungen hingewiesen werden soll. Diese Festlegung können Sie für jedes Sonderhauptbuch-Kennzeichen treffen. Im Standardsystem ist diese Option für alle Anzahlungsarten vorgesehen. Weiteres zu dieser Option lesen Sie in "Eigenschaften der Sonderhauptbuchvorgänge".

Falls Sie Anzahlungen durch das Zahlungsprogramm verrechnen lassen wollen, müssen Sie die Sonderhauptbuch-Kennzeichen beim Definieren der buchungskreisabhängigen Festlegungen zum Zahlungsprogramm angeben. Dadurch wird beim Erfassen der Anzahlungen automatisch eine Zahlsperre gesetzt. Das Sperrkennzeichen verhindert die sofortige Verrechnung. Durch die Rücknahme des Sperrkennzeichens mit der Funktion zur Belegänderung geben Sie die Anzahlung zur Verrechnung frei. Sie können zusätzlich ein Fälligkeitsdatum für die Anzahlung eingeben. Darüber legen Sie fest, ab wann das Zahlungsprogramm die Anzahlung verrechnen kann.

Das Zahlungsprogramm verrechnet, indem es den Anzahlungsbetrag von den entsprechenden Rechnungsbeträgen abzieht und die Differenz zahlt. Das Programm gleicht die Anzahlung automatisch aus. Beim Bruttoverfahren erstellt das Programm zusätzlich die Gegenbuchung für die Umsatzsteuer und korrigiert das Vorsteuerkonto. Wird bei Vorliegen der Einzugsermächtigung eine zu erhaltene Anzahlung mit dem Zahlungsprogramm eingezogen, wird das Ausgangssteuerkonto korrigiert.

Beispiel

Sie haben eine Anzahlung in Höhe von 11.400 geleistet (siehe folgende Abbildung, 1 ). Nach Erhalt der Schlußrechnung buchen Sie die Verbindlichkeit auf dem Kreditorenkonto mit einer Gegenbuchung auf einem Bestandskonto. Das System bucht die Vorsteuer (siehe folgende Abbildung, 2 ). Das Zahlungsprogramm saldiert die Anzahlung mit der Rechnung und führt alle notwendigen Buchungen durch (siehe folgende Abbildung, 3 ).

Ende des Beispiels.

( )

Das Zahlungsprogramm benötigt für diese Buchungen zusätzlich zu den bereits hinterlegten Informationen Belegarten, mit denen gebucht werden soll. Diese geben Sie beim Definieren der buchungskreisabhängigen Festlegungen zum Zahlungsprogramm an.

Um die Verrechnung durch das Zahlprogramm vorzubereiten, wählen Sie im Einführungsleitfaden Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung den Arbeitsschritt Zahlungsprogramm einrichten und dann Buchungskreise Alle .