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 Umbuchen von Anzahlungen Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

In der Regel werden Sie Anzahlungen direkt verrechnen, wenn die Schlußrechnung erstellt oder eingegangen ist.

Alternativ können Sie die geleistete Anzahlung manuell umbuchen. Dabei wird die Anzahlung durch eine Habenbuchung in gleicher Höhe ausgeglichen. Mit einer Gegenbuchung in gleicher Höhe werden Ihre Verbindlichkeiten gegenüber dem Kreditor vermindert. Der Betrag wird also nicht mehr als geleistete Anzahlung in der Bilanz ausgewiesen. Erhaltene Anzahlungen können Sie nach Erstellen der Schlußrechnung umbuchen.

Beim Umbuchen sind im Gegensatz zum Verrechnen mehrere Buchungen erforderlich, da zunächst die Anzahlung ausgeglichen und eine Zahlung auf dem Kontokorrentkonto gebucht wird. Der umgebuchte Betrag wird dann entweder durch das Zahlungsprogramm oder manuell durch Sie beim Zahlungsausgleich oder bei der Kontopflege ausgeglichen.

Die Umbuchung von Anzahlungen ist insbesondere erforderlich, wenn einer der folgenden Sachverhalte gegeben ist:

  • Sie wollen den Jahresabschluß erstellen; Sie haben die Schlußrechnung zu einer Anzahlung erhalten und können sie nicht mehr mit dem Zahlungsprogramm verrechnen, da der nächste Zahlungslauf erst nach der Bilanzerstellung liegt. In diesem Fall werden Sie die Anzahlung mit Rechnungsbezug umbuchen.

  • Sie wollen eine Anzahlung explizit einer Rechnung zuordnen, mit der diese verrechnet werden soll. Das System vermerkt die Rechnungsnummer in der Belegposition, die beim Umbuchen der Anzahlung entsteht, und übernimmt aus der Rechnung die Zahlungsbedingungen. Das Zahlungsprogramm gewährleistet, daß der umgebuchte Betrag erst bei Regulierung der zugehörigen Rechnung abgezogen wird.

  • Sie wollen eine Anzahlung teilweise verrechnen. Das heißt, eine Anzahlung wird mit mehreren Rechnungen verrechnet, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten bezahlt werden. Den jeweils zu verrechnenden Anzahlungsbetrag müssen Sie manuell umbuchen. Falls Sie ansonsten Anzahlungen direkt durch das Zahlungsprogramm verrechnen lassen, muß in der Anzahlungsposition eine Zahlsperre enthalten sein, damit nicht der gesamte Betrag verrechnet wird.

  • Sie wissen, daß die Leistung erbracht wurde, erhalten aber die Schlußrechnung nicht mehr vor dem Bilanzstichtag.