Kontrollfunktionen beim Erfassen und Buchen von Belegen 
Verwendung
Für die Felder des Belegkopfes und der einzelnen Belegpositionen gibt es spezielle Prüfroutinen. Ausgenommen sind dabei reine Informationsfelder, wie etwa das Textfeld im Belegkopf. Darüber hinaus führt das System beim Buchen Prüfungen für den gesamten Beleg durch. Nur wenn der Beleg allen Prüfungen standhält, kann er gebucht werden.
Zu den Kontrollfunktionen gehören:
die Prüfungen, die vom System beim Erfassen und Buchen eines Belegs automatisch durchgeführt werden
die Kontrollsummenprüfung, die Sie über die Menüs der Finanzbuchhaltung anwählen
Funktionsumfang
Automatische Prüfungen
Es lassen sich vier Prüfungsarten unterscheiden:
Formale Prüfungen
Das System prüft, ob alle Mußfelder gefüllt sind. Welche Felder gefüllt werden müssen, wird zum Teil durch das System vorgegeben. Dazu gehören beispielsweise die Felder für die Belegart und den Buchungsschlüssel. Für einige Felder können Sie festlegen, ob sie gefüllt werden müssen oder lediglich eingabebereit sein sollen. Die Mußfelder sind durch ein Fragezeichen im Eingabebild gekennzeichnet. Alle Dateneingaben werden auf Formatfehler überprüft. Ein ungültiges Datum wird beispielsweise abgewiesen.
Berechtigungen
Das System überprüft Berechtigungen und Toleranzen. Ein Mitarbeiter darf möglicherweise in einem Buchungskreis nur auf bestimmte Konten buchen. Für jeden Mitarbeiter oder für eine Gruppe von Mitarbeitern können Toleranzen hinterlegt werden. Dazu zählen zum Beispiel ein maximaler Skontoprozentsatz, ein maximaler Betrag pro Kontokorrentbelegposition und ein maximaler Betrag pro Beleg.
Feldspezifische Prüfungen
Das System prüft, ob die Eingaben in den einzelnen Feldern korrekt sind. Dies gilt für den Belegkopf und die einzelnen Belegpositionen. Sie können zum Beispiel nur im System vorgegebene Belegarten eingeben. Falls Sie mit externer Nummernvergabe arbeiten, können Sie nur Belegnummern verwenden, die im vorgegebenen Nummernbereich enthalten sind und nicht bereits vergeben wurden.
Das System prüft auch die Kombination von bestimmten Eingabewerten. Wenn Sie beispielsweise den Steuerbetrag manuell eingeben, prüft das System anhand des Steuerkennzeichens und des eingegebenen Buchungsbetrags, ob der Steuerbetrag korrekt ist. Es wird ferner geprüft, ob die Eingaben in den Steuerungsfeldern übereinstimmen. Zur Belegart müssen Sie z. B. angeben, für welche Kontoarten diese zugelassen ist. In der Folge können Sie nur Buchungsschlüssel verwenden, die zu einer der zugelassenen Kontoarten gehören.
Saldoprüfung
Für Buchhaltungsbelege gilt, daß der Saldo des Belegs zum Zeitpunkt des Buchens Null sein muß. Wenn dies nicht der Fall ist, wird der Beleg nicht gebucht.
Kontrollsummen
Um festzustellen, ob Beträge fehlerhaft erfaßt wurden, können Sie die Kontrollsummenfunktion verwenden. Sie können wählen, ob das System
alle Buchungsbeträge addieren soll. Nach dem Buchungsvorgang können Sie den Betrag Ihres Additionsstreifens mit den Kontrollsummen im System vergleichen.
die gebuchten Beträge von einem vorgegebenen Betrag abziehen soll. Nach dem Buchen muß die Kontrollsumme im System Null sein.
die gebuchten Beträge auf einen vorgegebenen Betrag (Anfangssaldo) addieren soll. Nach dem Buchen muß die Kontrollsumme im System dem Endsaldo des Kontos entsprechen.
Ihre Kontrollsummen können Sie für die einzelnen Konten oder aber für mehrere Konten zusammen eingeben. Außerdem können Sie wählen, ob die Buchungsbeträge in Hauswährung, Fremdwährung oder in allen Währungen addiert werden sollen.
Zusätzlich können Sie über einen Verbuchungszähler kontrollieren, ob die asynchrone Verbuchung der Belege abgeschlossen ist.