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Korrespondenzarten unterscheiden sich im Inhalt und Aufbau der Schreiben, die Sie an Ihre Geschäftspartner schicken können.

Beispiel Beispiel

Der Kontoauszug und die Offene-Posten-Liste sind Korrespondenzarten. Sie unterscheiden sich durch die Angaben und den Ausweis der Informationen im Schreiben: Der Kontoauszug weist im Unterschied zur Offene-Posten-Liste alle Posten eines Zeitraums und den Saldovortrag aus. Die Offene-Posten-Liste weist die offenen Posten zu einem bestimmten Stichtag aus.

Ende des Beispiels.

Dieses Thema beschreibt, welche Korrespondenzarten mit dem Standardsystem ausgeliefert werden.

Zusätzlich können in Ihrem Unternehmen weitere, unternehmensspezifische Korrespondenzarten definiert sein. Sie werden Ihnen ebenfalls zur Auswahl angeboten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von ihrer Systemverwaltungr.

Kontoauszug und Offene-Posten-Liste

Der Kontoauszug ist ein Auszug aus dem Kreditorenkonto oder Debitorenkonto zur Abstimmung oder Information des Geschäftspartners. Der Kontoauszug weist den Saldovortrag, alle Posten des gewählten Zeitraums und den Endsaldo des Kontos aus.

Die Offene-Posten-Liste ist eine Sonderform des Kontoauszugs. Sie wird ebenfalls zur Abstimmung oder Information an den Geschäftspartner gesandt. Gelegentlich wird die Liste auch als Erinnerungsschreiben verwendet. In der Liste werden die offenen Posten bis zum gewünschten Stichtag ausgewiesen.

Beide Schreiben enthalten die Beleg- oder Referenzbelegnummer, das Belegdatum, die Belegart, die Währung und den Betrag für jeden Posten sowie den Saldo der offenen Posten zum Stichtag. Im Kontoauszug ist ggf. zusätzlich die Ausgleichsbelegnummer enthalten. Wurden in das Schreiben einer Zentrale Filialen einbezogen, werden deren Anschriften am Ende des Schreibens aufgelistet.

Die Gestaltung des Schreibens wird über ein Formular bestimmt. So kann das Schreiben je nach verwendetem Formular außerdem beispielsweise die Verzugstage je Posten am Stichtag oder andere Informationen enthalten. Das Formular muß im System definiert und hinterlegt sein.

Belegauszüge

Mit den Belegauszügen können Sie Ihren Geschäftspartner gezielt über eine bestimmte Belegposition (z.B. eine Gutschrift) informieren. Im System ist definiert, welche Belegpositionen ausgewählt werden können.

Individuelle Briefe und Standardbriefe

Der individuelle Brief ermöglicht Ihnen, beim Anfordern der Korrespondenz einen individuellen Text einzugeben. Dieser Text wird separat gespeichert. Die Informationen zum Geschäftspartner z.B. die Adresse ermittelt das System automatisch. Den individuellen Brief erfassen Sie wie einen individuellen Text. Weitere Informationen finden Sie im gleichnamigen Abschnitt.

Beim Standardbrief ist bereits ein fest vorgegebener Text vorhanden. Sie fordern lediglich für den Geschäftspartner, dessen Konto Sie bearbeiten, diesen Standardbrief an. Die Informationen zum Geschäftspartner z.B. die Adresse ermittelt das System automatisch. Einen Standardbrief werden Sie z.B. an Geschäftspartner senden, wenn bei Ihnen in der Buchhaltung der Sachbearbeiter gewechselt hat.

Wechselspesenabrechnung

Für die Wechselspesenabrechnung wird automatisch eine Korrespondenzanforderung erstellt, wenn Sie Wechselspesen buchen. Wechselspesenabrechnungen sind immer belegbezogen. Für welche Buchungskreise Wechselspesen beim Erfassen einer Wechselzahlung angegeben werden können, ist abhängig von der Systemkonfiguration. Weitere Informationen zum Erfassen von Wechselzahlungen finden Sie in Besitzwechsel

Zahlungsmitteilungen

Mit den Zahlungsmitteilungen teilen Sie Ihren Geschäftspartnern mit, welche offenen Posten mit den eingegangenen Zahlungen ausgeglichen wurden. Sind Zahlungen erfolgt, für die keine Zuordnung zu offenen Posten getroffen werden kann, fordern Sie Ihren Geschäftspartner auf, anzugeben, wofür die Zahlung erfolgte.

Im Standardsystem können Sie zwischen zwei Korrespondenzarten für die Zahlungsmitteilungen auswählen:

  • Mitteilungen ohne Einzelposten

Hierbei wird über die Summe der Zahlung eine Zahlungsmitteilung erstellt. Sind im Ausgleichsvorgang Restposten oder Akontozahlungen gebucht worden, werden diese gesondert ausgewiesen.

  • Mitteilungen mit Einzelposten

Hierbei werden die durch einen Zahlungseingang ausgeglichenen Posten und/oder Teilzahlungen im einzelnen aufgelistet.

Um für Akontozahlungen oder andere nichtzuordenbare Gutschriften, die im Ausgleichsvorgang zu buchen waren, eine Zuordnung zu offenen Posten treffen zu können, haben Sie die Möglichkeit, ein Rückantwortschreiben zu erstellen. In dem Schreiben werden die offenen Posten des Kunden aufgelistet. Er kann den zu begleichenden offenen Posten kennzeichnen und weitere Anmerkungen machen.

Einschränkungen für Zahlungsmitteilungen

Für die Zahlungsmitteilungen sind die folgenden Einschränkungen zu beachten:

  • Nur Zahlungseingangsbuchungen mit den Funktionen "interne Umbuchung mit Ausgleich", "Zahlungseingang" und "Schnellerfassung Zahlungseingang" werden unterstützt.

  • Ein negativer Gesamtzahlbetrag wird so interpretiert, daß eine Verrechnung im Rahmen des Zahlungseingangs auf einem anderen Konto erfolgte. Bei den Standard-Zahlungsmitteilungen wird der Fall nicht berücksichtigt, daß dem Debitor Geld ausgezahlt wurde. Der Debitor würde aber in diesem Fall auch eine Zahlungsmitteilung erhalten.

  • Buchungskreisübergreifende Vorgänge werden nicht unterstützt.

  • Zahlungsmitteilungen werden auch bei Zentralen mit dezentraler Verarbeitung an die Zentralen und nicht an die Filialen gesandt.

  • Bei Zahlungsmitteilungen an CpD-Kunden dürfen in einem Beleg nur Geschäftsvorfälle für einen Kunden gebucht werden.

  • Bei Verrechnungen zwischen Debitoren und Kreditoren wird bei entsprechender Kennzeichnung in den Stammsätzen pro Debitoren-/Kreditorenpaar nur eine Zahlungsmitteilung erstellt und an den Debitor gesandt.

Interne Belege

Mit den internen Belegen drucken Sie Belege aus, die Sie für die Buchhaltung oder für andere Abteilungen benötigen. Sie können dazu einzelne interne Belege z.B. beim Anzeigen und Ändern eines Belegs anfordern, oder aber eine große Anzahl interner Belege drucken. Dies ist z.B. für Belege, die aus Dauerbelegen erstellt wurden, wünschenswert.