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Dokumentation zur VorgehensweiseOffene Posten interaktiv abstimmen Dieses Dokument in der Navigationsstruktur finden

 

Sie können die nach der automatischen Zuordnung verbleibenden klärungsbedürftigen Belege interaktiv abstimmen und evtl. Korrekturbuchungen veranlassen.

Die Abbildung wird im Begleittext erläutert.

Überblick über Prozessschritte

Voraussetzungen

Sie haben die nötigen Einstellungen zum Sender- und Abstimmsystem im Customizing vorgenommen.

Das Customizing der Hauptbuchhaltung finden Sie unter folgendem Pfad:

  • wenn Sie die klassische Hauptbuchhaltung verwenden:

      Finanzwesen   Hauptbuchhaltung   Geschäftsvorfälle   Abschluss   Prüfen/Zählen   Systemübergreifende Intercompany-Abstimmung  

  • wenn Sie die neue Hauptbuchhaltung verwenden:

      Finanzwesen (neu)   Hauptbuchhaltung (neu)   Periodische Arbeiten   Prüfen/Zählen   Systemübergreifende Intercompany-Abstimmung  

Das Customizing der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung finden Sie unter folgendem Pfad:

  • wenn Sie das klassische Finanzwesen verwenden

      Finanzwesen   Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung   Geschäftsvorfälle   Abschluss   Zählen   Systemübergreifende Intercompany-Abstimmung  

  • wenn Sie das neue Finanzwesen verwenden

      Finanzwesen (neu)   Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung   Geschäftsvorfälle   Abschluss   Zählen   Systemübergreifende Intercompany-Abstimmung  

Sie haben die operativen Daten in die Abstimmungsdatenbank übertragen und die automatische Zuordnung durchgeführt.

Vorgehensweise

  1. Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus:

    • für die Abstimmung von Belegen für offene Posten in Sachkonten

        Rechnungswesen   Finanzwesen   Hauptbuch   Periodische Arbeiten   Abschluss   Prüfen/Zählen   Intercompany-Abstimmung: Offene Posten   Systemübergreifende Intercompany-Abstimmung   Belege manuell abstimmen  

    • für die Abstimmung von Belegen für offene Posten in Debitoren- oder Kreditorenkonten

        Rechnungswesen   Finanzwesen   Debitoren bzw. Kreditoren   Periodische Arbeiten   Abschluss   Prüfen/Zählen   Systemübergreifende Intercompany-Abstimmung   Belege manuell abstimmen  .

  2. Geben Sie in allen Bildbereichen an, welche Daten Sie interaktiv abstimmen wollen.

  3. Wählen Sie Ausführen (Ausführen).

    Das System analysiert die selektierten Datensätze und fasst diese gemäß den im Customizing hinterlegten Objektgruppen zusammen.

    Auf dem folgenden Bild erscheint in der linken Bildhälfte ein Strukturbaum, dessen Größe Sie minimieren oder mit Navigation ein-/ausblenden (Navigation ein-/ausblenden) wiederherstellen können. Der Strukturbaum listet die Gesellschaften auf, unter ihnen die jeweiligen Partner und darunter die jeweiligen Objektgruppen (z.B. Offene Posten).

    Zum Ändern der Ansicht können Sie folgende Funktionen nutzen:

    Symbol

    Bedeutung

    Ein-/ausblenden: Keine Datensätze selektiert (Ein-/ausblenden: Keine Datensätze selektiert)

    Gesellschaftspaare ohne Geschäftsbeziehungen werden ein-/ ausgeblendet. Für die entsprechenden Geschäftsbeziehungen sind keine Aktionen notwendig.

    Ein-/ausblenden: Ohne Abweichungen (Ein-/ausblenden: Ohne Abweichungen)

    Gesellschaftspaare ohne Abweichungen werden ein-/ ausgeblendet. Für die entsprechenden Geschäftsbeziehungen sind keine Aktionen notwendig.

    Ein-/ausblenden: Nicht zugeordnet (Ein-/ausblenden: Nicht zugeordnet)

    Gesellschaftspaare ohne Differenzen werden ein-/ ausgeblendet. In der Summe sind keine Abweichungen vorhanden; es gibt jedoch noch Belege, die keinem Geschäftsvorfall zugeordnet wurden. Um zu verifizieren, dass hier alle Geschäftsvorfälle abgestimmt sind, sollten Sie die Belege im Detail analysieren.

    Ein-/ausblenden: Mit Abweichungen (Ein-/ausblenden: Mit Abweichungen)

    Gesellschaftspaare mit Differenzen werden ein-/ ausgeblendet. Analysieren Sie die Differenzen und veranlassen Sie Korrekturbuchungen.

    Listausgabe (Listausgabe)

    Die Informationen des Strukturbaums werden in einer Liste ausgegeben. Die Liste kann gemäß Ihren Anforderungen gestaltet (Filter, Summen, Zwischensummen usw.) und auch per Mail versandt werden.

    Zudem können Sie Ihre Benutzervoreinstellungen hinterlegen:

    • Sie können die Standardbreite des Strukturbaums an Ihre Anforderungen anpassen.

    • Sie können einen Toleranzwert mit einer zugehörigen Währung hinterlegen; wenn die Differenz einer Objektuntergruppe unterhalb des von Ihnen fixierten Toleranzwertes liegt, wird diese Untergruppe im Programmlauf nicht berücksichtigt. Eine Änderung des Toleranzwertes wird allerdings erst nach einem Neustart des Programms berücksichtigt.

    • Sie können einen Standardempfänger für versendete Mitteilungen hinterlegen (z.B. sich selbst, wenn Sie jeweils einen Beleg der geführten Korrespondenz erhalten möchten).

  4. Wählen Sie im Strukturbaum eine der Objektgruppen aus. Es werden Ihnen die offenen Posten des ausgewählten Gesellschaftspaares angezeigt.

    Die Abbildung wird im Begleittext erläutert.

    Bildbereiche

    Zur interaktiven Abstimmung können Sie folgende Hauptfunktionen nutzen:

    Symbol

    Bedeutung

    Datensätze zuordnen (Datensätze zuordnen)

    Nachdem Sie die betreffenden Posten markiert haben, ordnen Sie diese über dieses Symbol einander zu.

    Diese Zuordnung der offenen Posten entspricht einer Zuordnung der Belege zu einer Beleggruppe, welche einem betriebswirtschaftlichen Geschäftsvorfall entsprechen sollte. Eine solche Beleggruppe kann eine beliebige Anzahl von Belegen umfassen (z.B. Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung und Anpassungsbuchungen).

    Wenn die Beleggruppe nicht zu null saldiert, erscheint sie im unteren Bildbereich.

    Wenn die Beleggruppe zu null saldiert, wird sie standardmäßig nicht mehr angezeigt.

    Hinweis Hinweis

    Sie können sich auch die zu null saldierenden Beleggruppen im unteren Bildbereich einblenden.

    Ende des Hinweises

    Zuordnungen vorschlagen (Zuordnungen vorschlagen)

    Nachdem Sie eine der im Customizing hinterlegten Regeln ausgewählt haben, schlägt das System passende Datensätze in einer Liste zur Zuordnung vor.

    Hinweis Hinweis

    Die vorgeschlagenen Beleggruppen saldieren nicht immer zu null.

    Weitere Informationen über diese Anzeige finden Sie unten in den Beispielen.

    Ende des Hinweises

    In der Vorschlagsliste können Sie markierte Datensätze mit Datensätze zuordnen (Datensätze zuordnen) einem Geschäftsvorfall zuordnen. Wenn Sie eine solche Zuordnung vornehmen, ordnet das System die jeweiligen Datensätze einer neuen Beleggruppe zu, unabhängig von der angezeigten vorläufigen Beleggruppe.

    Sie können markierte Datensätze mit Aus Anzeige löschen (Aus Anzeige löschen) aus der Anzeige der Zuordnungsvorschläge löschen. Die jeweiligen Datensätze bleiben im Arbeitsvorrat. Sie können jederzeit zurück auf die Hauptanzeige wechseln. Alle bis dahin noch nicht bestätigten Vorschläge verbleiben im Arbeitsvorrat.

    Status setzen (Status setzen)

    Hiermit können Sie gemäß Customizing die unterschiedliche Bearbeitungsstatus und Kommunikationsstatus setzen.

    Mail (Mail)

    Sie können zur Klärungsfallbearbeitung Kontakt zum jeweils verbundenen Sachbearbeiter aufnehmen. Hierzu können Sie Vorlagen nutzen, die Sie nach Ihren Anforderungen (auch in mehreren Sprachen) anpassen können. Den passenden Empfänger wählen Sie aus der Ansprechpartnerdatenbank.

    Auf diesem Weg bereiten Sie Korrekturbuchungen vor.

    Beispiel Beispiel

    Sie verwenden eine Regel, welche überprüft, ob Belegdatum, Transaktionswährung und Transaktionswährungsbetrag übereinstimmen. Das Programm schlägt die folgenden Beleggruppen vor:

    Gruppe

    Gesellschaft

    Partner

    Belegdatum

    Währung

    Betrag

    T0000001

    C1000

    C2000

    31.12.2015

    EUR

    5.000,00

    C2000

    C1000

    31.12.2015

    EUR

    -5.000,00

    C2000

    C1000

    31.12.2015

    EUR

    -5.000,00

    T0000001

    EUR

    T0000002

    C1000

    C2000

    01.01.2016

    EUR

    5.000,00

    C1000

    C2000

    01.01.2016

    EUR

    5.000,00

    C2000

    C1000

    01.01.2016

    EUR

    -5.000,00

    T0000002

    EUR

    5.000,00

    Sie markieren die ersten beiden Datensätze und ordnen Sie einander zu mit Datensätze zuordnen (Datensätze zuordnen). Anschließend analysieren Sie die übrigen Datensätze und entscheiden, dass das Belegdatum im dritten Beleg falsch war. Sie markieren daher den dritten und vierten Datensatz und ordnen Sie einander zu.

    Sie können markierte Datensätze mit Aus Anzeige löschen (Aus Anzeige löschen) aus der Anzeige der Zuordnungsvorschläge löschen. Die jeweiligen Datensätze bleiben im Arbeitsvorrat.

    Wenn Sie Datensätze aus einer oder mehreren vorgeschlagenen vorläufigen Beleggruppen markieren und die Vorschläge mit Vorschläge bestätigen (Vorschläge bestätigen) bestätigen, werden die markierten Datensätze entsprechend dem Vorschlag neuen Beleggruppen zugeordnet.

    Ende des Beispiels.

    Beispiel Beispiel

    Sie verwenden eine Regel, welche überprüft, ob Belegdatum, Transaktionswährung und Transaktionswährungsbetrag übereinstimmen. Die folgenden Beleggruppen werden vorgeschlagen:

    Gruppe

    Gesellschaft

    Partner

    Belegdatum

    Währung

    Betrag

    T0000001

    8.000,00

    C2000

    C1000

    31.12.2015

    EUR

    –8.000,00

    T0000001

    EUR

    0.00

    T0000002

    C1000

    C2000

    01.01.2016

    EUR

    8.000,00

    C2000

    C1000

    01.01.2016

    EUR

    –8.000,00

    T0000002

    EUR

    0.00

    Sie markieren alle Datensätze und ordnen diese mit Vorschläge bestätigen (Vorschläge bestätigen) einander zu. Sie erzeugen hiermit zwei separate Beleggruppen. Wenn Sie die Belege mit Datensätze zuordnen (Datensätze zuordnen) zugeordnet hätten, wären alle Belege derselben Beleggruppe zugeordnet worden.

    Ende des Beispiels.

    Hinweis Hinweis

    Über eine Erweiterung können Sie zusätzliche Hauptfunktionen einrichten; diese werden dann ebenfalls in der Leiste der Standardfunktionen aufgeführt. Über dieselbe Erweiterung können Sie einzelne Standardfunktionen zudem deaktivieren.

    Ende des Hinweises

  5. Um die Liste offener Posten an Ihre Anforderungen anzupassen, können Sie mit Layout auswählen (Layout auswählen) eine benutzerdefinierte Sicht einstellen.

    In der Anzeige werden standardmäßig nur ausgewählte Standardfunktionen des ALV Grid angezeigt. Die übrigen Standardfunktionen (z.B. sortieren, Filter setzen) finden Sie über das Kontextmenü der Überschrift der angezeigten Spalten oder mit Standardfunktionen (Standardfunktionen) (z.B. die Funktion für das Exportieren der Daten in der Anzeige). Mit Standardfunktionen (Standardfunktionen) können Sie zudem einstellen, ob alle Standardfunktionen des ALV Grid in der Drucktastenleiste angezeigt werden sollen.

    Weiterhin können Sie folgende Funktionen nutzen:

    • Sie können den Originalbeleg im Ursprungssystem anzeigen lassen. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn der Originalbeleg aus einem SAP-System stammt und die entsprechende RFC-Verbindung eingerichtet wurde.

    • Sie können öffentliche und private Notizen sowie Anlagen erstellen.

    • Über Zuordnung löschen (Zuordnung löschen) können Sie die Zuordnung von Belegen zu Beleggruppen aufheben.

    • Sie können die Größe des unteren Bildbereichs für nicht zugeordnete Posten anpassen.

Ergebnis

Beleggruppen mit Differenzbetrag werden im unteren Bildschirmbereich angezeigt. Bei solchen Beleggruppen können Sie den Grund für die Differenz meist einfach erkennen (z.B. falsche Transaktionswährung, falscher Betrag oder fehlender Beleg auf einer Seite der Geschäftsbeziehung). Beleggruppen ohne Differenzbetrag werden standardmäßig nicht mehr angezeigt.

Hinweis Hinweis

Sie können im unteren Bildbereich auch die Beleggruppen ohne Differenz anzeigen lassen.

Ende des Hinweises

Für Belege, die Sie innerhalb einer Periode nicht abstimmen können, können Sie ggf. Rechnungsabgrenzungsposten buchen, um die Differenzen im Monatsabschluss zu verringern.