Fortschreibungsprofil 
In Fortschreibungsprofilen sind Parameter zusammengefaßt, die die Fortschreibung der Obligodaten und Istdaten im Haushaltsmanagement steuern. Fortschreibungsprofile unterstützen die Systemkonfiguration, da sie betriebswirtschaftlich sinnvolle und bereits ablauffähige Ausprägungen für die Steuerung der Fortschreibung enthalten.
In den im Standard ausgelieferten Profilen sind pro Werttyp (z.B. Mittelreservierung,Bestellung, Rechnung) folgende Festlegungen getroffen:
welches Datum der Belege bei der Periodenzuordnung der Obligodaten und Istdaten im Haushaltsmanagement herangezogen werden soll
Fortschreibungsperiode aus Buchungs-Belegdatum oder Fortschreibungsperiode aus Fälligkeitsdatum
welche Budgetkategorie fortgeschrieben wird
Zahlungsbudget (ZB) und/oder Verpflichtungsbudget (VB)
welches Budgetjahr fortgeschrieben wird
ob die Fortschreibung nur statistisch (ohne Verfügbarkeitskontrolle) erfolgen soll
ob ein Übertrag von Obligo und Budget zum Jahreswechsel stattfinden darf
Im Customizing des Haushaltsmanagements müssen Sie im Arbeitsschritt Finanzkreis Fortschreibungsprofil zuordnen für jeden Finanzkreis ein Fortschreibungsprofil hinterlegen. Für die Auswahl sind vornehmlich folgende Fragestellungen relevant: Benötigen Sie eine oder mehrere Budgetkategorien? Wollen Sie auf Rechnungsbasis oder Zahlungsbasis arbeiten?
Rechnungsbasis
Wenn Sie auf Rechnungsbasis arbeiten, werden Rechnungen und Wareneingänge im Haushaltsmanagement fortgeschrieben. Neben den Primärkosten können auch Investitionen (z.B. Anlagenzugänge) fortgeschrieben werden. Im Rahmen der Jahreswechselarbeiten werden die Obligobelege (z.B. Bestellungen und Mittelvormerkungen) in das neue Jahr übertragen.
Zahlungsbasis
Wenn Sie auf Zahlungsbasis arbeiten, werden auch die Zahlungen im Haushaltsmanagement fortgeschrieben. Die Fortschreibung erfolgt hierbei nicht online, sondern mittels des Reports RFFMS200 zur Zahlungsübernahme. Grundlage für die Fortschreibung ist das Buchungsdatum der FI-Zahlung. Dadurch wird sichergestellt, daß die Daten des Haushaltsmanagements summarisch mit den Daten der Finanzbuchhaltung abgeglichen werden können. Bei den Jahreswechselarbeiten können außer den Obligo-Belegen auch Rechnungen in das neue Jahr übertragen werden.
Hinweis
Sie sollten folgendes beachten:
Anzahlungen können sowohl auf Rechnungsbasis als auch auf Zahlungsbasis fortgeschrieben werden.
Umbuchungen in der Finanzbuchhaltung (z.B. Aufwand an Aufwand) werden unter dem Werttyp 66 fortgeschrieben. Im Standard werden diese Buchungen gesondert im Informationssystem unter der Spalte "Erfolgsumbuchung" ausgewiesen. Sie können diese Buchungen jedoch durch eigene Rechercheberichte unter "Rechnung" oder "Zahlung" ausweisen lassen.
Interne CO-Umbuchungen (z.B. Leistungsverrechnung) können statistisch fortgeschrieben werden.
In der Standardauslieferung sind folgende Fortschreibungsprofile enthalten:
Fortschreibungsprofile
Fortschreibungsprofil |
Budgetkategorie |
Weitere Informationen |
000100 |
Zahlungsbudget |
Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Fälligkeitsdatum (RFFMS200) |
000101 |
Zahlungsbudget |
Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Buchungsdatum (RFFMS200) Rechnungen können durch den Obligo-Vortrag in das neue Geschäftsjahr übertragen werden. |
000102 |
Zahlungsbudget |
Fortschreibung auf Rechnungsbasis mit Buchungsdatum |
000350 |
Zahlungsbudget und Verpflichtungsbudget |
Fortschreibung auf Zahlungsbasis. Obligobelege (Bestellanforderungen, Bestellungen, Mittelvormerkungen) und Zahlungen werden im VB fortgeschrieben. Rechnungen werden im ZB und VB fortgeschrieben. |
Sie können im Customizing des Haushaltsmanagements im Arbeitsschritt Fortschreibungsprofil übersteuern die im Standard gültigen Einstellungen eines Fortschreibungsprofils übersteuern:
Sie können pro Werttyp das Datum der Fortschreibung individuell festlegen.
Beachten Sie, daß das gewählte Datum nicht nur die Buchungsperiode, sondern auch das Geschäftsjahr bestimmt. Wenn Sie bspw. für die Bestellung das Lieferdatum wählen, so werden bei Bestellungen Ende des Jahres, deren Lieferung Sie erst im neuen Jahr erwarten, die Mittel erst im neuen Jahr gebunden. Falls Sie im neuen Jahr noch kein Budget erfaßt haben, würden solche Bestellungen je nach Einstellungen der Toleranzgrenzen der Verfügbarkeitskontrolle abgewiesen.
Sie können pro Werttyp festlegen, daß die Fortschreibung im Haushaltsmanagement nur statistisch erfolgt.
Ein statistisch fortgeschriebener Beleg kann sich nicht auf einen Beleg beziehen, der "echt" fortgeschrieben wurde. Achten Sie deshalb darauf, daß jeweils der "Anfang" der Belegkette als statistisch gekennzeichnet ist, z.B. die Bestellanforderung oder die Mittelreservierung und die Mittelvorbindung.
Hinweis
Fälligkeitsdatum
Die Periode im Haushaltsmanagement wird bei Fortschreibung mit Fälligkeitsdatum für folgende Geschäftsvorfälle wie folgt ermittelt:
Bestellung: Lieferdatum und Zahlungsbedingungen
Rechnung: Zahlungsfristenbasisdatum und Zahlungsbedingungen
Kreditorische Gutschriften: Zahlungsfristenbasisdatum ohne Zahlungsbedingungen
Zahlung: Ausgleichsdatum der Rechnung. (I. allg. ist das das Buchungsdatum der Zahlung).