Beispiel für Vorerfassung mit Belegfreigabe 
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für den Ablauf einer Vorerfassung mit Belegfreigabe:
Ein Beleg wird vom Sachbearbeiter zunächst vorerfaßt und anschließend an den Kreditorverantwortlichen zur Betragsfreigabe weitergeleitet. Danach erhält ihn der Sachbearbeiter zurück, um den Beleg zu vervollständigen. Anschließend wird der Beleg dem Verantwortlichen für die Kontierungsfreigabe vorgelegt, der ihn freigibt und damit die Buchung auslöst.
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Die obige Abbildung stellt einen Standardablauf dar, Sonderfälle sind nicht berücksichtigt.
Beispiele für Sonderfälle sind:
der vorerfaßte Beleg wird gelöscht
der Beleg wird nach der Freigabe so geändert, daß eine erneute Freigabe erforderlich wird
die Freigabe wird abgelehnt, der Beleg wird korrigiert und anschließend wird die Freigabe nochmal durchlaufen