Als Voraussetzung für die Nutzung der Belegvorerfassung und -freigabe in der Komponente FI müssen in der Komponente Workflow einige Einstellungen vorgenommen werden. Diese sind beschrieben in Workflow-Einstellungen für die Belegvorerfassung und -freigabe .
Wenn in der Belegvorerfassung Belege vor dem Buchen zunächst eine Freigabe durchlaufen sollen, müssen Sie dies im Customizing der Finanzbuchhaltung definieren. Dazu treffen Sie folgende Festlegungen:
Workflow-Variante anlegen
Sie legen eine Workflow-Variante an. Dieser Variante ordnen Sie ein Workflow-Muster für die Kontierungsfreigabe zu. Zusätzlich geben Sie an, ob die Belegfreigabe aktiv ist und ab welchem Betrag diese erforderlich ist.
Workflow-Variante Buchungskreis zuordnen
Den Workflow-Varianten können Buchungskreise zugeordnet werden. Ist ein Buchungskreis keiner Workflow-Variante zugeordnet, wird keine Belegfreigabe durchgeführt. Lesen Sie hierzu im Einführungsleitfaden Grundeinstellungen Finanzwesen im Arbeitsschritt Buchungkreis Workflowvariante f. Belegvorerfassung zuordnen .
Für die Betragsfreigabe müssen Sie außerdem die folgenden Festlegungen treffen:
Freigabegruppen
Klassifizierung in den Debitoren-/Kreditorenstammsätzen.
Wie Sie Freigabegruppen definieren, lesen Sie im Einführungsleitfaden Grundeinstellungen Finanzwesen im Arbeitsschritt Freigabegruppen für Belegvorerfassung definieren .
Freigabewege
Zuordnung der Belege über Belegart und Freigabegruppen.
Wie Sie Freigabewege definieren, lesen Sie im Einführungsleitfaden Grundeinstellungen Finanzwesen unter Freigabewege für Belegvorerfassung definieren .
Freigabeverfahren
Bestimmung des Freigabeverfahrens mit Hilfe des Freigabeweges und des Freigabebetrags: einstufige oder mehrstufige Freigabe (Vier-Augen-Prinzip).
Lesen Sie hierzu im Einführungsleitfaden Grundeinstellungen Finanzwesen unter Freigabeverfahren für Belegvorerfassung zuordnen.
Freigabeberechtigte in Abhängigkeit vom Freigabeweg, von der Freigabestufe und vom Betrag
Felder, die bei Änderung zu einer Rücknahme der Freigaben führen sollen
Sie legen beispielsweise fest, daß bei Änderung eines Betrages alle Freigaben noch einmal durchlaufen werden.
Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden Grundeinstellungen Finanzwesen im Arbeitsschritt Belegvorerfassung.