Belegvorerfassung 
Verwendung
Sie können Daten für Debitoren, Kreditoren, Sachkonten und Anlagen vorerfassen. Für Sachkonten gibt es eine Schnellerfassung. Für Anlagen können Sie nur Zugänge erfassen. Des Weiteren können Sie Steuerinformationen und Sonderumsätze, jedoch keine Sonderumsätze für Wechsel und Anzahlungen, vorerfassen.
Die Belegvorerfassung kann abhängig oder unabhängig von der Hauptbuchhaltung erfolgen. Weitere Informationen über die Belegvorerfassung unabhängig von der Hauptbuchhaltung finden Sie unter Vorerfassen Beleg . Weitere Informationen über die Belegvorerfassung abhängig von der Hauptbuchhaltung finden Sie unter Ledgerspezifisches Vorerfassen Beleg .
SAP bietet für die Belegvorerfassung einerseits die Standardtransaktion, andererseits die Einbildtransaktion (Enjoy).
Achtung
Ein Wechseln zwischen beiden Transaktionen ist nicht möglich.
Integration
Die Vorerfassung ist an die Kontenanzeige und an das Reporting des Finanzwesens angebunden.
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Ausgabe von vorerfassten Belegen im Belegjournal
Auswertung und ggf. pauschale Buchung von Verbindlichkeiten aus vorerfassten Belegen
Funktionsumfang
Sie können auch buchungskreisübergreifende Vorgänge vorerfassen. Für solche Vorgänge erzeugt das System nur einen vorerfassten Beleg im Ausgangsbuchungskreis. Beim Buchen erzeugt es mehrere Belege . Für buchungskreisübergreifende Vorgänge können Sie keine übergreifende Nummer erfassen.
Beim Vorerfassen prüft das System lediglich, ob die Daten existieren.
Hinweis
Sie können den Beleg wahlweise auch auf Vollständigkeit prüfen. Das System prüft z.B., ob der Belegsaldo Null ist, und ob alle Mussfelder (z.B. Buchungsschlüssel und Kontonummer) gefüllt sind.
Die Berechtigungsprüfungen entsprechen denen der Belegerfassung und -verarbeitung. Über die Berechtigungsvergabe können Sie zwischen Benutzern, die nur vorerfassen dürfen, und Benutzern, die auch buchen dürfen, differenzieren.
Hinweis
Das System führt keine Toleranzprüfungen durch, Plausibilitätsprüfungen erfolgen jedoch. Die Eingabe eines undefinierten Geschäftsbereichs ist beispielsweise nicht erlaubt. Sie können bei der Vorerfassung Kontierungsmuster verwenden, Referenzbelege jedoch nicht. Batch-Input für vorerfasste Belege ist möglich.