Einsatzmöglichkeiten

Dieser Ablauf beschreibt, ein typisches Szenario für die optische Archivierung von Chargenprotokollen.

Voraussetzungen

Es existiert mindestens ein freigegebener Prozeßauftrag, der der Charge auf eine der folgenden Arten zugeordnet wurde:

im Prozeßauftrag beim Bearbeiten der Kopfdaten (Registerkarte Wareneingang ) bzw. der Materialliste (Detaildaten zum Kuppelprodukt)

beim Wareneingang zum Prozeßauftrag

beim Anlegen eines Prüfloses zum Auftrag

bei der Ergebniserfassung zu einem Teillos des Auftrags

Alle Prozeßaufträge zur Charge haben folgende Status:

Genehmigung erteilt

Diesen Status setzt das System, wenn Sie einen Prozeßauftrag mit einem genehmigten Planungsrezept eröffnen, mit der FunktionStammdaten nachlesen ein genehmigtes Planungsrezept in den Auftrag übernehmen oder für den Auftrag eine Einzelgenehmigung erteilen.

Chargenprotokoll erforderlich

Diesen Status setzt das System bei der Auftragsfreigabe, wenn in den Parametern der Auftragsart das Kennzeichen Chargenprotokoll erforderlich gesetzt ist (siehe Customizing des Prozeßauftrags).

Wenn zu einer Charge bereits ein Chargenprotokoll existiert, wird der Status Chargenprotokoll erforderlich in allen weiteren Prozeßaufträgen zur Charge gesetzt, auch wenn dies im Customizing der Auftragsart nicht vorgesehen ist. Nachträglich angelegte Prozeßaufträge werden somit vollständig in das Chargenprotokoll übernommen.

Ablauf

In Ihrem Werk werden Chargen produziert, zu denen laut Materialstammsatz (Sicht Arbeitsvorbereitung ) sowie den zugehörigen Prozeßaufträgen ein Chargenprotokoll erstellt werden muß.

Sie generieren die zugehörigen Chargenprotokolle. Damit erzeugen Sie zu jeder Charge einen Kopfsatz, aus dem Sie alle zum Chargenprotokoll gehörenden Daten aufrufen können. Die Daten werden jedoch noch nicht archiviert.

Die Generierung stoßen Sie je nach Bedarf wie folgt an:

mit einem periodisch laufenden Hintergrundjob, der alle neu entstandenen Chargen berücksichtigt

manuell für Chargen bestimmter Materialien

Sie stoßen die Abweichungsanalyse an und prüfen anhand der Ergebnisse, ob die Daten vollständig und korrekt sind.

Bei Bedarf simulieren Sie auch die übrigen Dokumente des Chargenprotokolls und prüfen die Daten der zugehörigen Objekte des SAP-Systems. Wenn nötig, sorgen Sie dafür, daß fehlende Daten ergänzt werden, z.B. indem Sie aus dem Meldungsmonitor alle Prozeßmeldungen zum Auftrag versenden.

Wenn ein Teil der relevanten Daten außerhalb des SAP-Systems abgelegt ist, übernehmen Sie diese Dateien als Anlage in die Chargenprotokolle.

Dateien, die bereits im Archiv Ihrer Chargenprotokolle liegen (z.B. Notizen zur Anlage, die auch andere Chargenprotokolle betreffen), ordnen Sie direkt aus dem Archiv zu. Alle anderen Dateien (wie z.B. Rohdaten des Prozeßleitsystems oder Etiketten) übernehmen Sie beim Erzeugen der Anlage in das Archiv.

Bei Bedarf erfassen Sie Kommentare zu Ihren Chargenprotokollen, z.B. um eine Abweichung zu erläutern.

Falls noch nicht geschehen, müssen Fertigungssteuerung und Qualitätssicherung jetzt folgende Status setzen, damit Sie die Chargenprotokolle archivieren können:

Auftragsstatus Technisch abgeschlossen oder Abgeschlossen

Prüflosstatus Lossperre für Chargenprotokoll

Wenn Ihre Chargenprotokolle laut Customizing vor der Genehmigung archiviert werden müssen, archivieren Sie die Chargenprotokolle jetzt. Hierbei wird ebenfalls aufgrund Ihrer Customizing-Einstellungen automatisch eine Abweichungsanalyse ausgeführt, deren Ergebnisse Sie im Chargenprotokoll archivieren.

Die Archivierung stoßen Sie je nach Bedarf wie folgt an:

mit einem periodisch laufenden Hintergrundjob für alle Chargenprotokolle, die die Statusvoraussetzungen erfüllen

manuell für Chargen eines bestimmten Materials

Sie oder andere autorisierte Personen genehmigen die archivierten Chargenprotokolle, indem Sie eine digitale Signatur leisten oder eine Signaturstrategie ausführen.

Wenn Ihre Chargenprotokolle laut Customizing bei der Genehmigung archiviert werden, wird die Archivierung hierbei automatisch angestoßen.

Zugleich wird ebenfalls aufgrund Ihrer Customizing-Einstellungen automatisch eine Abweichungsanalyse ausgeführt, deren Ergebnisse Sie im Chargenprotokoll archivieren. Sie prüfen die Ergebnisse der Abweichungsanalyse und begründen Ihre Genehmigung in einem Kommentar zur Signatur.

Falls erforderlich, erweitern Sie die Chargenprotokolle auch nach der Genehmigung. Dabei wird jedoch die vorhandene Protokollversion ungültig und eine neue, ungenehmigte Version des Chargenprotokolls wird erzeugt. Folgende Erweiterungen sind möglich:

Anlage anlegen (siehe Schritt 4)

Kommentar erfassen (siehe Schritt 5)

weitere Systemdokumente archivieren (siehe Schritt 7 bzw. 8)

Dies ist z.B. nötig, wenn zu einer Charge nach der Archivierung noch ein Prüflos angelegt oder ein Auftrag zugeordnet wurde. Bereits archivierte Dokumente werden nicht noch einmal archiviert.

Sie genehmigen die neue Version des Chargenprotokolls mit einer digitalen Signatur oder einer Signaturstrategie (siehe Schritt 8).

Ergebnis

Die Daten der Chargenprotokolle liegen vollständig archiviert und genehmigt in Ihrem optischen Archiv. Folgende Folgeaktionen sind möglich:

Die Chargenprotokolle können jederzeit aus dem Archiv aufgerufen und anhand des Dokuments Abweichungen schnell auswertet werden.

Bei Chargen, deren Materialstamm ein genehmigtes Chargenprotokoll vorschreibt (Sicht Arbeitsvorbereitung ), können Sie jetzt

den Verwendungsentscheid zum Wareneingangs-Prüflos der Charge treffen

der Chargenzustand von nicht frei nach frei ändern

Die zur Charge gehörenden Objekte im SAP-System können archiviert und von der Datenbank gelöscht werden.

Das SAP-System garantiert für Chargenprotokolle einen Verfügbarkeitszeitraum, dessen Länge Sie im Gesamtprofil Ihrer Materialien festlegen (siehe Customizing des Chargenprotokolls). Nach Ablauf dieses Zeitraums können Sie die Kopfsätze der Chargenprotokolle mit einem Hintergrundjob aus dem System löschen. Danach können Sie aus dem SAP-System nicht mehr auf die Archivdateien zugreifen.