Verwendung

Sie können Ihre Planung dezentral mit Excel durchführen, d. h. Sie bearbeiten Plandaten lokal mit mehreren Excel-Dateien auf einem oder mehreren PCs. Die mit Excel erfassten Plandaten können Sie über einen Upload in das SAP-System importieren.

Voraussetzungen

Die Planung mit Excel basiert auf Einstellungen im Planungslayout . Damit Sie den Excel-Upload vorbereiten und ausführen können, müssen folgende Voraussetzungen bezüglich des Planungslayouts erfüllt sein:

Sie müssen das Planungslayout definiert haben, auf dessen Grundlage Sie die Plandaten eingeben möchten.

Wenn Sie ein Planungslayout nachträglich ändern, für das Sie bereits eine Excel-Vorlage erstellt haben, können Sie diese Excel-Vorlage nicht mehr verwenden. Sie müssen in diesem Fall eine neue Excel-Vorlage erstellen.

Im System müssen bereits Plandaten vorhanden sein, die dem Planungslayout entsprechen (mindestens eine Zeile). Falls noch keine Plandaten vorhanden sind, geben Sie diese über das gewünschte Planungslayout ohne Excel-Integration ein.

Damit Sie die Plandaten über den Upload in das SAP-System importieren können, müssen Sie in die Schlüsselspalte des zugrunde liegenden Planungslayouts den Merkmalswert angeben. Der Merkmalstext allein genügt nicht .

Excel-Upload vorbereiten

Damit Sie Plandaten in Excel erfassen und anschließend in das SAP-System laden können, müssen Sie den Excel-Upload vorbereiten. Dabei müssen Sie eine Verbindungen zwischen dem Planungslayout und der Excel-Datei herstellen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Wählen Sie im Customizing des Haushaltsmanagements Budgetverwaltungssystem (BCS) → Budgetierung → Budgeterfassung → Planung → Planerprofil definieren

Navigieren Sie zur gewünschten Planaufgabe und setzen Sie das Kennzeichen Excel-Integration.

Öffnen Sie die Vorparametrisierung zu Ihrer Planaufgabe.

Geben Sie die Werte für die im Planungslayout festgelegten Variablen ein. Diese Eingabe ist notwendig, damit das Excel-Tabellenblatt im nächsten Schritt geöffnet werden kann.

Wählen Sie ( ) ( Übersichtsbild F5 ). Damit öffnen Sie Microsoft Excel als Erfassungsmaske.

Das System vergibt automatisch eine Dateibeschreibung. Über die Dateibeschreibung wird eine Verbindung zwischen der Planaufgabe und dem Excel-Tabellenblatt hergestellt, d. h. eine Verbindung zwischen den Zellen des Tabellenblatts und den Zellen des Planungslayouts.

Sie können auch eine eigene Dateibeschreibung festlegen. Dazu müssen Sie bei der Bearbeitung Ihrer Planaufgabe im Planerprofil zur Spalte Dateibeschreibung blättern und Ihre eigene Dateibeschreibung eingeben.

Sie befinden sich nun im Bild Pflege Dateibeschreibung mit Excel als Erfassungsmaske.

Die im Planungslayout festgelegte Maske wird in der linken oberen Ecke des Excel-Tabellenblatts dargestellt. Sie können das Tabellenblatt individuell gestalten. Dabei stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen zur Bearbeitung der Excel-Vorlage.

Geben Sie unter Generische Datei einen generischen Dateinamen an.

Der generische Dateiname bildet beim Hochladen die Verbindung zwischen der Datei auf dem lokalen PC und der Dateibeschreibung.

Der generische Dateiname muss aus einer Zeichenkette (in Großbuchstaben), dem generischen Zeichen * und der Dateiendung .TXT bestehen, z. B. PLANUNG*.TXT.

Die Namensräume der unterschiedlichen generischen Dateinamen dürfen sich nicht überlappen, da ansonsten keine eindeutige Zuordnung von der lokalen Datei zur Dateibeschreibung möglich ist. Wenn z. B. an einer Stelle der generische Dateiname PLAN*.TXT zugewiesen wurde und an anderer Stelle PLANEN*.TXT , dann kann das System den Upload der Datei PLANEN5.TXT nicht eindeutig zuordnen.

Sie können sich eine Übersicht über alle Dateibeschreibungen mit den generischen Dateinamen anzeigen. Rufen Sie hierzu mit dem ABAP Editor das Programm RKCDPREO auf. Sie können nicht mehr verwendete Dateibeschreibungen und generische Dateinamen aus dieser Liste löschen.

Sichern Sie über Excel eine Kopie der Excel-Datei auf Ihrem PC und vergeben Sie einen Dateinamen, der zu Ihrem generischen Dateinamen passt. Wenn Sie z. B. UMSATZ*.TXT als generischen Dateinamen festgelegt haben, können Sie die lokale Datei auf Ihrem PC UMSATZ1*.TXT , UMSATZ2 *.TXT oder UMSATZ_D *.TXT nennen.

Als Dateiformat müssen Sie an dieser Stelle zunächst das Excel-Format mit der Endung .XLS verwenden. Damit kann die Datei unabhängig vom SAP-System in Excel geöffnet werden. Erst wenn Sie diese Datei ins SAP-System hochladen möchten, müssen Sie die Datei als Textdatei mit der Endung .TXT speichern.

Sichern Sie Ihre Dateibeschreibung. Wählen Sie hierzu ( )  ( Sichern  Dateibeschreibung ).

Sie können die heruntergeladene Kopie des Excel-Blatts beliebig oft kopieren und für die lokale Planung zur Verfügung stellen.

Stellen Sie sicher, dass die einzelnen Dateinamen dem generischen Dateinamen entsprechen, damit ein Hochladen in das SAP-System korrekt erfolgen kann.

Plandaten lokal mit Excel erfassen

Öffnen Sie auf Ihrem lokalen PC die heruntergeladene Kopie des Excel-Blatts.

Geben Sie Ihre Plandaten ein. Behalten Sie während der Planung bei Zwischensicherungen auf Ihrer Festplatte das Excel-Format . XLS bei.

Vermeiden Sie unbedingt die Verwendung folgender Excel-Funktionen:

Löschen

Einfügen

Sortieren

Wenn Sie diese Funktionen verwenden, können die Daten nicht korrekt in das SAP-System importiert werden.

Bei der Eingabe Ihrer Plandaten in das Excel-Blatt stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Sie können auf einem zweiten Tabellenblatt eigene Nebenrechnungen durchführen oder Diagramme einfügen. Beim Sichern der Excel-Mappe vor dem Upload als TXT-Datei wird nur das erste Tabellenblatt gesichert. Die weiteren Tabellenblätter sind für den Upload nicht relevant.

Wenn Sie einen Merkmalswert (z. B. Kostenstelle) im SAP-System löschen wollen, geben Sie dafür im Excel-Blatt den Wert 0 ein. Das ist erforderlich, weil beim Upload genau diejenigen Objekte verarbeitet werden, die in der lokalen Datei vorhanden sind. Wenn Sie den Merkmalswert im Excel-Blatt löschen, wird dieser im SAP-System nicht zurückgesetzt.

Stellen Sie vor dem Excel-Upload Folgendes sicher:

Entfernen Sie die gesamte Summenzeile aus dem ersten Tabellenblatt. Das System sucht sonst in den Stammdaten nach dem Eintrag „Summe“ und bricht den Upload ab.

Sichern Sie die Excel-Datei im Textformat mit der Dateiendung .TXT.

Stellen Sie sicher, dass der lokale Dateiname zu dem generischen Dateinamen passt, damit eine korrekte Zuordnung zur Dateibeschreibung erfolgen kann.

Excel-Upload durchführen

Um das Hochladen aufzurufen, wählen Sie im Menü des Haushaltsmanagements Budgetierung → Budgetverwaltungssystem (BCS) → Werkzeuge → Planung → Plandaten aus Excel hochladen .

Geben Sie die zu importierende Datei bzw. das zu importierende Dateiverzeichnis an.

Der Pfad und die Dateinamen auf Ihrem PC, unter denen die Plandaten gesichert sind, dürfen keineLeerzeichen enthalten.

Sie können in das Feld Dateibeschreibungen eine Dateibeschreibung eingeben, über die die Datei(en) vom System eingelesen werden. Wenn Sie keine Dateibeschreibung eingeben, ermittelt das System die Dateibeschreibung automatisch über den generischen Dateinamen.

Führen Sie das Hochladen durch.