Erweiterte Benachrichtigungen für SAP Business Workflow
Einsatzmöglichkeiten
Die erweiterten Benachrichtigungen für SAP Business Workflow dienen dazu, Benutzer über das Vorliegen von Workitems per E-Mail oder SMS zu benachrichtigen. Benachrichtigungen werden in Form von Nachrichten an die entsprechenden Benutzer gesendet. Derzeit werden E-Mail-Nachrichten (HTML oder Nur-Text) und SMS-Nachrichten unterstützt.
Eine E-Mail-Benachrichtigung kann sein:
● ein einfacher Text, der den Benutzer über das Vorliegen von Workitems in seinem SAP Workflow-Eingang informiert
● ein Beschreibungstext inkl. Links zur direkten Anzeige oder Ausführung eines Workitems oder zur Anzeige des Workflow-Eingangs im Web-Browser
● ein Beschreibungstext inkl. ausführbarer Anlagen zur direkten Anzeige oder Ausführung eines Workitems oder zur Anzeige des Workflow-Eingangs im SAP GUI
Eine E-Mail-Nachricht kann eine oder mehrere Benachrichtigungen zu Workitems enthalten. Die Nachricht enthält außerdem Absender- und Empfängerangaben sowie den Betreff und kann zusätzlich beschreibende Texte enthalten. Folgendes Beispiel zeigt eine Nachricht mit zwei Benachrichtigungen:
SMS
Eine SMS-Benachrichtigung kann sein:
● ein allgemeiner Text, der den Benutzer über das Vorliegen von Workitems in seinem SAP Workflow-Eingang informiert (inkl. Angabe zu System und Mandant)
● der Workitem-Kurztext (inkl. Angabe zu System und Mandant)
Integration
Frontend-Anwendungen
Enthält eine Benachrichtigung eine URL oder eine Anlage zur direkten Anzeige oder Ausführung eines Workitems, kann diese in einer der folgenden Frontend-Anwendungen erfolgen:
● SAP GUI for HTML, basierend auf dem Internet Transaction Server (ITS)
● SAP GUI for HTML, basierend auf dem SAP Web Application Server (Web AS) ab Release 6.40
● Web-Browser für Workitems, die auf Web-Technologien wie WebFlow Services, Business Server Pages (BSP), WebDynpro usw. basieren.
● SAP GUI for Windows
Installation, Administration und Konfiguration
Wenn SAP GUI for Windows für die Anzeige und Ausführung von Workitems verwendet wird, ist eine Standardinstallation des SAP GUI for Windows ausreichend. Es ist keine benutzerspezifische Konfiguration der Client-Software erforderlich.
Der Administrator kann die Benachrichtigungen zentral über eine BSP-basierte Administrationsanwendung konfigurieren.
Erweiterungen können über ein Viewcluster konfiguriert werden.
Single Sign-On
SAP empfiehlt, Single Sign-On einzusetzen. Enthält eine Nachricht einen Link oder eine Anlage zum Anzeigen oder Ausführen eines Workitems, kann der Benutzer ohne separate Systemanmeldung in das entsprechende SAP System navigieren.
Groupware-Unterstützung
Die erweiterten Benachrichtigungen für SAP Business Workflow ermöglichen die Nutzung von Groupware-Funktionalitäten. Beim Einsatz von Microsoft Office werden z. B. die erzeugten Nachrichten im Standard-Posteingang angezeigt. Die vom Benutzer festgelegten Regeln gelten damit auch für die zum Workflow erzeugten Nachrichten. Außerdem können Benachrichtigungen an einen Dispatcher gesendet werden, der weitere Groupware-Funktionalitäten ermöglichen kann. (Der Dispatcher und die weiteren Groupware-Funktionalitäten werden nicht von SAP geliefert.)
Einschränkungen
Die gesendeten Benachrichtigungen sind in erster Linie Nachrichten und keine Workitems. Dies bedeutet:
● Nachrichten bleiben auch nach Ausführung des zugehörigen Workitems im Posteingang des Benutzers und werden nicht automatisch gelöscht. Der Benutzer kann die Nachrichten jedoch manuell löschen.
● Bei Änderungen, die indirekt die Workitem-Zuordnung beeinflussen, werden nicht automatisch neue Benachrichtigungen zu bereits vorhandenen Workitems erzeugt. Werden z. B. einer Organisationseinheit neue Benutzer zugeordnet, werden für bereits vorhandene Workitems keine neuen Benachrichtigungen erzeugt.
Workitems können aus einer E-Mail-Nachricht heraus angezeigt und ausgeführt werden, aber nicht direkt zurückgelegt oder angenommen werden. Der Benutzer kann jedoch über die Anzeige des Workitems in den Workflow-Eingang navigieren und dort die gewünschte Funktion ausführen.
Hat ein Bearbeiter einen Vertreter festgelegt, die Vertretung jedoch noch nicht aktiviert, erhält der Vertreter keine Benachrichtigungen. Dies gilt auch, wenn der Vertreter die Vertretung selbst aktiv übernommen hat.
Derzeit können Benachrichtigungen keine Dokumente, wie z. B. Microsoft Word-Dateien, als Anlagen enthalten. Bei HTML-Nachrichten wird derzeit nur das HTML-Format für Microsoft Outlook unterstützt. E-Mail-Nachrichten können nur an Internet-Mail-Adressen gesendet werden.
Bei Workitems, die den SAP GUI for HTML aufrufen, werden keine Nebenmethoden und kein Weiterschalten mit Dialog unterstützt.
Aufgabenspezifische Groupware-Formulare werden nicht unterstützt.
Die erweiterten Benachrichtigungen für SAP Business Workflow lösen nicht die Kalendersynchronisation der Microsoft Outlook Integration ab. Die erweiterten Benachrichtigungen lösen nicht die reine E-Mail-Funktionalität von SAP MAPI ab (normale SAPoffice-Nachrichten aus der Mappe Dokumente werden nicht weitergeleitet).