Bedienung des Workflow Builder 

Verwendung

Sie benötigen diese Funktionen für folgende Tätigkeiten:

·        In einer Workflow-Definition Schritte hinzufügen, umordnen oder entfernen

·        Schritte bearbeiten

·        Workflow-Definition prüfen, testen oder ausdrucken

·        Andere Workflow-Definition bearbeiten

·        Objekte im Objektbereich bearbeiten

Funktionsumfang

Sie finden diese Einträge, wenn nicht anders angegeben, im Kontextmenü eines markierten Schritts oder Ausgangs.

Über Menü ® Bearbeiten ® Block ® Alle Knoten des Blocks markieren können Sie alle Knoten des aktuellen Blocks markieren

Blockoperationen: Ausschneiden, Kopieren, Einsetzen, Löschen

Die Funktionen beziehen sich immer auf den gesamten Block, in dem sich der markierte Schritt oder Ausgang befindet, inklusive aller hierarchisch untergeordneten Blöcke. Beachten Sie daher den Umfang eines Blocks. Insbesondere Schleifen und parallele Abschnitte können große Teile Ihrer Workflow-Definition umfassen. Wählen Sie ggf. in den Optionen des Workflow Builder die Blockdarstellung Technische Gruppen, um zu sehen, welche Schritte in dem Block vorhanden sind.

Schnelle Blockoperationen: Kopieren und Verschieben per Drag&Drop

Das Kopieren oder Verschieben eines Blocks können Sie auch per Drag&Drop ausführen. Dazu markieren Sie den gewünschten Schritt und wählen  (Schnelle Blockoperation). Der Mauszeiger nimmt die Form eines Stifts an. Ziehen Sie den Schritt auf die gewünschte Stelle. In einem Dialogfenster können Sie angeben, ob Sie den Schritt kopieren oder verschieben möchten. Zum Ausschalten der schnellen Blockoperation klicken Sie auf den Hintergrund.

Funktionen zum Ändern, Anlegen und Anzeigen eines Schrittes

Einen Ausgang können Sie nur in der Schrittdefinition des vorhergehenden Schrittes ändern oder löschen. Wenn Sie für einen Ausgang Ändern wählen, wird nur die Bezeichnung geändert.

Wenn Sie Ändern oder Anzeigen wählen, verzweigen Sie in die Schrittdefinition.

Möchten Sie den Schrittyp des Schrittes ändern, müssen Sie den alten Schritt löschen und einen neuen Schritt mit dem gewünschten Schrittyp einfügen. Um einen unbestimmten Schritt in einen anderen Schrittyp zu ändern, markieren Sie den unbestimmten Schritt durch Doppelklick und wählen den neuen Schrittyp aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Schritt anlegen.

Änderungen zurücksetzen

Sie können bis zu zehn Änderungen rückgängig machen. Wählen Sie  und in der Liste die Aktion, bis zu der Sie Änderungen rückgängig machen möchten.

Änderungen wiederherstellen

Sie können rückgängig gemachte Änderungen wiederherstellen. Wählen Sie .

Verwendungsnachweis

Der Workflow Builder stellt folgende Verwendungsnachweise zur Verfügung:

·        Sie können sich für Containerelemente des Workflow-Containers und für Dokumentvorlagen einen Verwendungsnachweis erzeugen lassen. Sie markieren dazu das Containerelement oder die Dokumentvorlage im Objektbereich und wählen im Kontextmenü Verwendungsnachweis. Alle Knoten, in denen das Objekt verwendet wird, werden im Meldungsbereich aufgelistet. Aus diesem können Sie durch Doppelklick auf eine Verwendung in die entsprechende Schrittdefinition verzweigen.

·        Sie können sich für Aufgaben und Workflows, die im Fach Meine Workflows und Aufgaben aufgelistet sind, einen Verwendungsnachweis erstellen lassen. Sie markieren dazu die Aufgabe oder den Workflow und wählen im Kontextmenü Verwendungsnachweis. Alle Workflow-Definitionen, in denen die Aufgabe innerhalb einer Schrittdefinition benutzt wird, werden angezeigt.

·        Wenn Sie im Menü Springen ® Verwendungsnachweis wählen, erhalten Sie ein Übersicht, in welchen Workflows dieser Workflow als Sub-Workflow verwendet wird.

Schritte im Navigationsbereich bearbeiten

Sie können sich die Schrittdefinition für alle angezeigten Schritte im Navigationsbereich anzeigen lassen. Befinden Sie sich im Änderungsmodus, können Sie Definitionen bearbeiten.

Containerelement und Dokumentvorlagen im Objektbereich bearbeiten

Sie können Containerelemente des Workflow-Containers und Dokumentvorlagen anzeigen. Außer den Workflow-Systemelementen im Workflow-Container können Sie alle Containerelemente ändern. Weitere Informationen zur Bearbeitung von Containerelementen finden Sie unter Definition des Workflow-Containers. Wenn Sie eine neue Dokumentvorlage anlegen, wird die zuletzt für eine Dokumentvorlage benutzte Anwendung gestartet. Wählen Sie  Dokumenttyp ändern, um eine andere Anwendung zu starten. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentvorlage anlegen.

Änderungen an Schnittstellenelementen hat Auswirkungen auf alle Versionen

Prüfen der Workflow-Definition

Sie wählen , um die Workflow-Definition zu prüfen. Alle erkannten Probleme werden als Fehler oder als Warnung klassifiziert und im Meldungsbereich ausgegeben. Sie können durch Doppelklick auf die Meldung in die Bearbeitung des Schritts verzweigen, in dem der Fehler auftritt. Workflow-Definitionen, die Fehler enthalten, können nicht aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Versionen einer Workflow-Definition. Sie können den Test der Workflow-Definition auch aus dem Anzeigemodus heraus starten. Für den Test wird die angezeigte Version der Workflow-Definition verwendet.

Test der Workflow-Definition

Sie wählen , um die Workflow-Definition testweise auszuführen. Dabei wird der Workflow automatisch als generelle Aufgabe klassifiziert sowie gesichert und aktiviert. Traten dabei keine Fehler auf, so wird der Workflow im Dialog gestartet. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow testen.

Drucken der Workflow-Definition

Weitere Informationen finden Sie unter Workflow-Definition drucken.

Andere Workflow-Definition bearbeiten

Sie können im Workflow Builder direkt in die Bearbeitung einer anderen Workflow-Definition verzweigen.

Wird die Workflow-Definition, die Sie bearbeiten möchten, im Objektbereich angezeigt, markieren Sie sie und wählen im Kontextmenü Workflow-Definition laden. Wird sie nicht angezeigt, geben Sie die Workflow-Kennung im Informationsbereich ein oder nutzen dort die F4-Eingabehilfe.