Abbildung der Aufbauorganisation 

Einsatzmöglichkeiten

Mit Hilfe der im Bereich der Einfachen Pflege verfügbaren Funktionen können Sie die aktuellen Organisations- und Berichtsstrukturen in Ihrem Unternehmen schnell und komfortabel abbilden sowie Aufgabenprofile erstellen. Auf diese Weise gewinnen Sie mehr Transparenz Ihrer gesamten strukturellen und personellen Umgebung Ihres Unternehmens und somit eine solide Grundlage für zukünftige planerische Veränderungen.

Zur Abbildung Ihrer Aufbauorganisation verwenden Sie Organisationsobjekte wie z.B. Organisationseinheiten, Planstellen oder Aufgaben, die Sie in einem Organisationsmodell zu (hierarchischen) Strukturen zusammenfügen können. Die verschiedenen Bilder der Einfachen Pflege unterstützen Sie bei der schrittweisen Erstellung Ihrer Aufbauorganisation, d.h. der Abbildung der Organisationsstrukturen, der Erstellung der Besetzungspläne sowie der Festlegung von Aufgabenprofilen. Die in einer Baumstruktur dargestellten Objekte und Strukturen Ihrer Aufbauorganisation können Sie beliebig bearbeiten.

Ein entscheidender Mehrwert Ihres Organisationsmodells zeigt sich in der operativen Nutzung durch den SAP Business Workflow: Da z.B. bei Workflowanwendungen Aufgaben in Ihrem Organisationsmodell für bestimmte Planstellen bzw. Organisationseinheiten definiert werden, findet das System schnell die zugeordneten Personen, welche die Aufgaben bearbeiten. Das System ist also letztlich auch dafür zuständig, daß alle an Planstellen hinterlegten Workflowaufgaben bei den 'richtigen' Bearbeitern im Eingangskorb angezeigt werden. Der Vorteil eines integrierten Workflowsystems liegt auf der Hand: das System erspart Ihnen, einzelne Aufgaben direkt Personen zuzuweisen und diese Zuweisungen jeder Veränderung anzupassen.

Ablauf

Bei der Erstellung Ihrer Aufbauorganisation in der Einfachen Pflege können drei Prozeßschritte unterschieden werden:

...

       1.      Abbildung der Organisationsstruktur

Eine Aufbauorganisation wird durch die im Unternehmen vorhandenen Organisationseinheiten beschrieben. Diese Organisationseinheiten sind zumeist in einer hierarchischen Struktur miteinander verknüpft, die zugleich die Berichtswege des Unternehmens widerspiegelt. Sie können jedoch in der Einfachen Pflege auch Organisationseinheiten anlegen, die in keiner Struktur eingebunden sind.

Um eine neue Aufbauorganisation zu erstellen, legen Sie zunächst eine Wurzelorganisationseinheit an. Dies ist die am höchsten angeordnete Einheit einer Organisationsstruktur (z.B. der Vorstand). Von hier ausgehend bauen Sie dann die Organisationsstruktur nach unten weiter auf.

       2.      Erstellung der Besetzungspläne

Zu jeder Organisationseinheit wird der ihr zugehörige Besetzungsplan erstellt. Hierbei werden zunächst Planstellen angelegt, die den verschiedenen Organisationseinheiten zugewiesen werden. Ein Vorteil des Organisationsmodells, in dem Ihre Aufbauorganisation abgebildet ist, besteht darin, daß einer Planstelle eine sie beschreibende Stelle zugrunde liegt. Dies bedeutet, daß die Planstelle die Aufgabenbeschreibung der Stelle erbt. Hierdurch verringert sich Ihr Bearbeitungsaufwand in erheblichem Maße. Sie müssen demnach die Planstelle nur mit solchen - spezifischeren - Aufgaben beschreiben, die über die geerbten hinausgehen.

Eine Stelle ist ein durch Aufgaben und Anforderungen beschriebener Tätigkeitsbereich. Sie kommt nur einmal in einem Unternehmen vor, so z.B. Sekretärin oder Programmierer. Sie legen Stellen an, wenn Sie für Ihre Aufbauorganisation Stellen benötigen, die noch nicht in Ihrem Stellenplan existieren. Ansonsten legen Sie zunächst Planstellen an, weil Ihnen in diesem Fall automatisch die zugrunde liegenden Stellen angezeigt werden, von denen Sie Planstellen ableiten. In der Einfachen Pflege können Sie mehrere Stellen gleichzeitig anlegen.

In dem dritten Unterschritt ordnen Sie den Planstellen Inhaber zu. Hierdurch legen Sie fest, welcher Mitarbeiter oder Benutzer eine Planstelle besetzt. Durch diese Zuordnung können Benutzer bei Workflow-Anwendungen entweder direkt oder indirekt – über die Verknüpfung mit Mitarbeitern – als Bearbeiter von Workitems ermittelt werden. In der Einfachen Pflege haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, Planstellen als Leiter einer Organisationseinheit (Leiterplanstellen) zu kennzeichnen.

       3.      Erstellung der Aufgabenprofile

Nachdem Sie die Organisationsstruktur und die Besetzungspläne erstellt haben, können Sie in der Einfachen Pflege Aufgabenprofile erstellen und bearbeiten. Sie legen dadurch fest, welche Aufgaben Organisationseinheiten und Stellen allgemein sowie Planstellen spezifisch zu leisten haben. Gerade mit Blick auf die Bearbeiterermittlung durch den SAP Business Workflow ist die spezifische Zuordnung von Aufgaben von Bedeutung. Denn über die Aufgabenzuordnung werden die möglichen Bearbeiter für die Aufgaben ermittelt.

Sie können Aufgaben nach Ihren eigenen Wünschen und Erfordernissen allgemein oder detailliert beschreiben. Auf diese Weise können Sie letztlich traditionelle, verbale Stellenbeschreibungen durch aussagefähige und auswertbare Informationen mit wesentlich verringertem Änderungsaufwand ersetzen. Es empfiehlt sich, Aufgaben an Stellen und nur wenn nötig an Planstellen zu hinterlegen, so z.B., wenn spezifische Aufgaben von bestimmten Planstellen zu leisten sind. Denn die an Stellen hinterlegten Aufgaben werden automatisch an die zugeordneten Planstellen weitervererbt.

Durch die Zuordnung von Aufgaben zu Organisationseinheiten, Stellen sowie Planstellen vergeben Sie eine abstrakte Verantwortlichkeit für einen bestimmten Aufgabenbereich. Dadurch erhalten Planstellen die Bedeutung von potentiellen Sollmitarbeitern und stellen nicht zwingend konkrete natürliche Personen dar.

Notwendige Informationen für den laufenden Geschäftsbetrieb gehen somit nicht verloren, wenn z.B. eine Person das Unternehmen verläßt. Sie können diese Informationen zu jedem Zeitpunkt im System abrufen.

Ergebnis

Mit Hilfe von Organisationseinheiten, Stellen, Planstellen und Aufgaben haben Sie die aktuellen Organisationsstrukturen und Berichtshierarchien sowie Aufgabenprofile Ihres Unternehmens schnell und komfortabel im aktiven Plan (Planvariante) abgebildet.

Sie wollen zu einem späteren Zeitpunkt einen oder mehrere Organisationsbereiche umorganisieren, und zwar dezentral in der Linie, d.h. die Aufgabe der Modellierung wird an die entsprechende(n) Abteilung(en) übertragen:

Um die Organisationsmodellierung auf dezentraler Ebene durchführen zu können, können Sie den zu reorganisierenden Teil Ihrer Aufbauorganisation kopieren und als eigenen Plan abspeichern. Dieser Plan dient fortan als Szenario, der den aktiven (realen) Plan gänzlich unberührt läßt.

In dem Planungsszenario können Sie z.B. die Übernahme neuer Unternehmensaufgaben berücksichtigen. Eventuell muß dabei die Organisationsstruktur durch Hinzufügen neuer Organisationseinheiten erweitert oder durch Umhängen anderweitig modifiziert werden. Ebenso kann es notwendig sein, neue, unterschiedliche Planstellen anzulegen, was dem Einplanen neuer Mitarbeiter entspricht. Die nicht besetzten Planstellen werden dann als vakant gekennzeichnet.

Sollte das Szenario schließlich den unternehmensspezifischen Anforderungen entsprechen, so können Sie es durch den sogenannten Planvariantenabgleich in den aktuell gültigen Plan übernehmen.