Workflow-Protokoll: Standardsicht 

Verwendung

Das Workflow-Protokoll erlaubt Ihnen, an einer zentralen Stelle alle Informationen über jeweils einen laufenden Geschäftsprozeß, die während seiner Ausführung entstehen oder gesammelt werden, nach Ihren Bedürfnissen aufzubereiten.

Die hier beschriebene Standardsicht ist insbesondere für Sachbearbeiter und Prozeßcontroller vorgesehen, die sich einen Überblick über die bisher abgelaufenen Schritte verschaffen wollen.

In der Standardsicht werden nur zu den folgenden Schrittypen Daten protokolliert:

·        Aktivität

·        Web-Aktivität

·        Mail-Versendung

·        Benutzerentscheidung

·        Warteschritt

·        Formularschritt

·        Dokument aus Vorlage

In der Workflow-Definition können Sie für jeden Schritt der obigen Schrittypen definieren, daß dazu keine Angaben in der Standardsicht des Workflow-Protokolls erscheinen.

Im technischen Workflow-Protokoll werden zu allen Schrittypen Daten angezeigt.

Voraussetzungen

Um die hier beschriebene Sicht zu nutzen, müssen Sie in Ihren persönlichen Workflow-Einstellungen eine Sicht mit ActiveX eingestellt haben.

Integration

Weitere Möglichkeiten, das Workflow-Protokoll anzuzeigen, sind:

·        Workflow-Protokoll: Technische Sicht

·        Grafisches Workflow-Protokoll

Funktionsumfang

Funktionen der Drucktastenleiste

Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Drucktastenleiste zur Verfügung:

·         Aktualisieren

·         Liste mit technischen Details

Diese Funktion verzweigt in die technische Sicht des Workflow-Protokolls

·         Grafisches Workflow-Protokoll

·         Persönliche Workflow-Einstellungen

Über diese Funktion können Sie Ihre persönlichen Workflow-Einstellungen pflegen.

Registerkarten

Das System stellt die verschiedenen Sichten auf das Workflow-Protokoll auf unterschiedlichen Registerkarten dar.

Registerkarte Workflow-Chronik (, was wurde wann bearbeitet?)

Die Registerkarte Workflow-Chronik zeigt in der hierarchischen Darstellung alle Schritte des Workflows, die bisher bearbeitet wurden oder aktuell zur Bearbeitung anstehen. Falls der Workflow durch Sub-Workflows strukturiert ist, werden auch diese angezeigt.

Die Funktion Details (Symbol ) listet in der unteren Bildhälfte zu jeweils einem Schritt auf,

·        wer welche Detailaktionen mit welchem Ergebnis auf diesen Workitems durchgeführt hat.

·        wann diese Aktion ausgeführt wurde.

·        welche Objekte betroffen waren.

Die Funktion Bearbeiter (Symbol ) zeigt die ausgewählten und möglichen Bearbeiter eines Schrittes an.  

Die Funktion Grafik (Symbol ) verzweigt in das grafische Workflow-Protokoll.

Registerkarte Workflow-Bearbeiter (, wer hat was bearbeitet?)

Die Registerkarte Workflow-Bearbeiter zeigt die Mitarbeiter, die bisher in irgendeiner Weise an diesem Workflow beteiligt waren. Für jeden Mitarbeiter ist aufgelistet,

·        auf welchem Schritt welche Aktion durchgeführt wurde.

·        wann diese Aktion ausgeführt wurde.

·        welche Objekte betroffen waren.

Diese Sicht erklärt hauptsächlich, welchen Anteil ein Mitarbeiter an der Ausführung eines Workflows hatte.

Registerkarte Workflow-Objekte ( ,was wurde bearbeitet?)

Die Registerkarte Workflow-Objekte listet die Objekte auf, die zu dem Workflow in Beziehung stehen oder bisher bei der Workflow-Ausführung angesprochen wurden. Bei diesen Objekten handelt es sich

·        um das "führende" Objekt des Workflows selbst.

·        um Anlagen und Objekte, die evtl. in einzelnen Schritten des Workflows hinzugefügt wurden.

Für jedes Objekt ist aufgelistet,

·        wer bei welcher Aufgabe welche Detailaktion durchgeführt hat.

·        wann diese Aktion ausgeführt wurde.

Diese Sicht klärt somit, welche Information im weitesten Sinne auf welche Weise erzeugt und verarbeitet worden sind.

Informationen per Mausklick

Im Workflow-Protokolls können Sie per Mausklick alle dargestellten Informationen erreichen.

Insbesondere können Sie zu jedem Dialogschritt in die Workitem-Anzeige verzweigen. Adreßdaten zu Bearbeitern können Sie somit ebenso anzeigen wie den Inhalt von Anlagen eines Workitem oder das Resultat von ausgeführten Aktionen.

Aktivitäten

Sie erreichen das Workflow-Protokoll aus der Workitem-Anzeige oder aus dem Business Workplace über .