Definition

Aufstellung eines Rechnungsstellers über zu leistende Entgelte aufgrund vorangegangener Geschäftsvorgänge im Einkauf und Bestandsführung. Bei einer Eingangsrechnung kann es sich um eine Rechnung oder um eine Gutschrift handeln.

Verwendung

Eine Eingangsrechnung enthält eine Vielzahl von Informationen, zum Beispiel:

Eine wesentliche Frage ist der Bezug der Rechnung, um sie eindeutig einem Vorgang zuordnen zu können. Besteht ein solcher Bezug, so greift das System auf gesicherte "Vorkenntnisse" zurück und schlägt Ihnen die entsprechenden Werte beim Prüfen der Rechnung vor, zum Beispiel:

Diese Vorschlagswerte können Sie überschreiben, wenn in der Rechnung des Lieferanten andere Werte angegeben sind. Das System prüft, ob Ihre Eingaben zulässig sind und bringt ggf. Warn- oder Fehlermeldungen.

Struktur

In der Logistik-Rechnungsprüfung - wie in anderen Anwendungen auch - muß das SAP-System an vielen Stellen auf gesicherte Daten zugreifen, diese Daten ggf. ändern oder neue Informationen hinzufügen.

Die Daten im SAP-System sind nach verschiedenen Kriterien sortiert und in unterschiedlichen Stammsätzen gesichert, z.B. im Material- oder im Kreditorenstammsatz. Das zentrale Sichern verhindert eine Datenredundanz; darüber hinaus können Daten von verschiedenen Abteilungen - von Disposition und Einkauf bis hin zu Bestandsführung, Qualitätssicherung und Logistik-Rechnungsprüfung - gleichzeitig auf aktuellem Stand genutzt bzw. bearbeitet werden.

Es folgen die für die Rechnungsprüfung wichtigen Daten:

Stammdaten

Stammdaten sind Daten über Objekte im SAP-System, z.B. über Materialien. Jedes Objekt erhält eine eindeutige Nummer, mit der es im System identifiziert werden kann.

Materialdaten sind Informationen über die Materialien, die im Unternehmen gekauft oder gefertigt werden. Dazu gehören u.a. Materialnummer, Materialbezeichnung, Mengeneinheiten, Bestandsdaten, Über- und Unterlieferungstoleranzen, Mahnschlüssel und Preissteuerung und Preis. Die Materialdaten werden von verschiedenen Abteilungen in der Materialwirtschaft gepflegt.

Kreditorendaten geben Auskunft über die Lieferanten, mit denen ein Unternehmen in Verbindung steht. Kreditorendaten umfassen u.a. Anschrift, Bankverbindung, eventuell Zuordnung zu einer Zentrale, die Währung des Lieferanten sowie mit ihm vereinbarte Zahlungs- und Lieferbedingungen. Die Kreditorendaten werden vom Einkauf und von der Buchhaltung gepflegt.

Buchhaltungsdaten definieren Sachkonten. Zu diesen Daten gehört zum Beispiel die Kontobezeichnung, die Kontoart, in welcher Währung das Konto geführt wird, ob ein Konto direkt bebucht werden darf und welchem Finanzplan es zugeordnet ist. Die Buchhaltungsdaten werden im Finanzwesen gepflegt.

Bewegungsdaten

Bewegungsdaten halten Vorgänge im SAP-System fest. Bei jeder Buchung - sei es bei der Erfassung einer Bestellung, eines Lieferplans, eines Wareneingangs, einer Rechnung - wird automatisch ein Beleg darüber erstellt. Die Belegdaten eines Vorgangs hängen davon ab, zu welchem Arbeitsbereich dieser Vorgang gehört. Jeder Beleg enthält eine Belegnummer, durch die er eindeutig identifiziert werden kann.

Ein Einkaufsbeleg enthält z.B. die Lieferantennummer, das Bestelldatum, die Lieferkonditionen, die Materialnummer und die Bestellmenge.

Beim Buchen eines Wareneingangs wird ein Materialbeleg erzeugt. Er enthält z.B. das Buchungsdatum, die gelieferte Menge, evtl. die Lieferscheinnummer und die Bestellnummer, auf die sich der Wareneingang bezieht; er dokumentiert die mengenmäßigen Veränderungen.

Ein Buchhaltungsbeleg wird beim Buchen eines Wareneingangs (es sei denn, der Wareneingang erfolgt unbewertet) und beim Buchen einer Rechnung erzeugt. Er enthält die einzelnen Buchungen mit Kontonummer, Buchungsschlüssel und Betrag; er dokumentiert die wertmäßigen Veränderungen.