Einsatzmöglichkeiten

Mit diesem Prozess können Sie bei der Beschaffung für Lager und Verbrauch Einbehalte berücksichtigen.

Voraussetzungen

Sie haben im Einkauf von SAP Supplier Relationship Management ( SAP SRM ) bzw. SAP Enterprise Resource Planning ( SAP ERP) eine Bestellung mit Einbehalt angelegt.

Wenn Sie Einbehalte zusammen mit der neuen Hauptbuchhaltung nutzen wollen, müssen Sie im Customizing des Finanzwesens (neu) unter Hauptbuchhaltung (neu) → Geschäftsvorfälle → Belegaufteilung folgende Einstellungen vornehmen:

Unter Sachkonten für Belegaufteilung klassifizieren nehmen Sie das Sonderhauptbuchkonto, das beim Einbehalt bebucht wird, mit dem Positionstyp 3100 ( Kreditor Sonderhauptbuchvorgang ) auf. Sie legen zudem fest, dass die interne Ableitung des Positionstyps durch die Ableitung nach Konten übersteuert werden soll, indem Sie das Kennzeichen Überst setzen.

Unter Erweiterte Belegaufteilung → Belegaufteilungsregel definieren erweitern Sie die Belegaufteilungsregel, die Sie beim Buchen der Rechnung aus der Logistik-Rechnungsprüfung (MIRO) verwenden.

Sie bearbeiten die Kopfdaten und setzen im Gruppenrahmen Beleg weiter unterteilen das Kennzeichen Je logischen Vorgang .

Sie bearbeiten den Positionstyp 3000 ( Kreditor ) und nehmen in die Liste der Basis-Positionstypen den Typ 3100 ( Kreditor Sonderhauptbuchvorgang ) auf.

Ablauf

Für die Online-Transaktionen läuft die Rechnungsprüfung einer Eingangsrechnung mit Einbehalt standardmäßig wie folgt ab:

Datentransfer vom Einkauf (MM-PUR) in die Logistik-Rechnungsprüfung (MM-IV-LIV)

Das System übergibt aus der Bestellung die folgenden Daten:

Typ des Einbehalts

Prozentsatz des Einbehalts pro Bestellposition zur Berechnung des einzubehaltenden Betrags

Summe der bisher gebuchten einbehaltenen Beträge zu einer Bestellposition (in Buchungskreis- und in Belegwährung)

Berechnung des Einbehalts

Das System prüft iterativ die Rechnungspositionen und berechnet den einzubehaltenden Betrag.

Sie können über ein Business Add-In aktivieren, dass das System die dort hinterlegten Werte zum Betrag, Prozentsatz und Fälligkeitsdatum des Einbehalts vorschlägt.

Bei Gutschriften führt das System eine zusätzliche Betragsprüfung durch, falls der Benutzer den Prozentsatz des Einbehalts in der Eingangsrechnung im Vergleich zur Bestellung verändert hat.

Der zu entlastende Betrag des Einbehalts darf nicht höher sein als der Gesamtbetrag der bisher gebuchten Einbehalte.

Die Bestellung geht über 100 Stück à 1 Euro mit 10 % Einbehalt. Berechnet werden 100 Stück für 100 Euro mit einem geänderten Prozentsatz von 9 % Einbehalt, d. h. 9 Euro. In der Gutschrift sollen nun 100 Stück für 100 Euro mit 10 % Einbehalt, d. h. 10 Euro, entlastet werden.

Der einbehaltene Betrag darf nicht höher sein als der Gesamtbetrag der Positionen.

Die Bestellung geht über 100 Stück à 1 Euro mit 10 % Einbehalt. Berechnet werden 100 Stück für 100 Euro mit einem Prozentsatz von 10 % Einbehalt, d. h. 10 Euro. In der Gutschrift werden 95 Stück für 95 Euro mit 0 % Einbehalt entlastet. Somit bleibt ein Restbetrag für die Entlastung von 5 Stück für 5 Euro mit einem offenen einbehaltenen Betrag von 10 Euro.

Bei vollständiger Gutschrift berechnet das System automatisch den einbehaltenen Betrag. Vom Benutzer eingegebene Werte setzt das System zurück.

Wenn Sie eine Eingangsrechnung vorerfassen und später die Bestellposition geändert wird, aktualisiert das System den Prozentsatz und Betrag des Einbehalts nicht automatisch. Sie können die Rechnungsposition aktualisieren, indem Sie die Zuordnung aktualisieren.

Benutzereingaben zum Einbehalt in der Eingangsrechnung

Fälligkeitsdatum

Sie können das Fälligkeitsdatum eingeben bzw. ändern. Auf Kopfebene können Sie einen Vorschlagswert für das Fälligkeitsdatum angeben, den das System in alle Positionen ohne Fälligkeitsdatum übernimmt. Das Fälligkeitsdatum muss nach dem Nettofälligkeitsdatum liegen.

Wenn Sie kein Fälligkeitsdatum angeben, muss das Feld im Einbehaltsbeleg später manuell aktualisiert werden.

Prozentsatz und Betrag

Sie können den vom System vorgeschlagenen Prozentsatz sowie den Betrag des Einbehalts ändern.

Steuerberechnung für den Einbehalt

Abhängig von den gesetzlichen Vorschriften können Sie den einbehaltenen Betrag im Einbehaltsbeleg mit oder ohne Umsatzsteuer buchen. Sie können dies im Customizing für Logistik-Rechnungsprüfung länderspezifisch angeben. Dabei bezieht sich die berechnete Steuer auf den Gesamtbetrag des Einbehalts. Das System berücksichtigt keine in der Eingangsrechnung manuell eingegebene Steuer.

Das System berechnet bei jedem Simulieren und Buchen des Dokuments die Steuern neu.

Aufbereitung des Buchhaltungsbelegs

Das System erstellt den Einbehaltsbeleg mit einer Kreditorenposition und so vielen Positionen für das Sonderhauptbuchkonto, wie Rechnungspositionen vorhanden sind.

Sie können im Customizing für Logistik-Rechnungsprüfung buchungskreisspezifisch Sonderhauptbuchkennzeichen hinterlegen. Standardmäßig bucht das System Einbehalte mit dem Sonderhauptbuchkennzeichen H .

Bei den im Folgenden genannten automatischen Prozessen muss das Fälligkeitsdatum des Einbehalts im Customizing für Logistik-Rechnungsprüfung definiert sein. Manuelle Eingaben sind nicht möglich. Ansonsten läuft die Abwicklung des Einbehalts wie bei den Online-Transaktionen ab.

Automatische Wareneingangsabrechnung (ERS)

Rechnungsplanabrechnung

Neubewertung

Rechnungseingang über Electronic Data Interchange (EDI)

Rechnungsprüfung im Hintergrund

Sie können Einbehalte auch berücksichtigen, wenn Sie Rechnungen mit BAPIs anlegen, ändern, vorerfassen oder stornieren und das Fälligkeitsdatum festlegen.

Einbehalte zu Kontrakten

Für das Erfassen und Ändern von Einbehalten zu Kontrakten stehen Ihnen die BAPIs BAPI_CONTRACT_CREATE und BAPI_CONTRACT_CHANGE zur Verfügung. Die von Ihnen erfassten Einbehaltsdaten können Sie nicht im Kontrakt selbst, sondern ausschließlich mit dem BAPI BAPI_CONTRACT_GETDETAIL anzeigen lassen.

Ergebnis

Das System hat den Buchhaltungsbeleg, den Rechnungsbeleg sowie die Bestellentwicklung mit den Daten des Einbehalts aktualisiert.