Verwendung

Sie kontrollieren bei der Rechnungsbearbeitung einzelne Rechnungspositionen auf ihre Richtigkeit. Das System unterstützt Sie dabei (z. B. in der Rolle des Rechnungsprüfers), mögliche Fehler in Rechnungspositionen schneller zu finden, indem Sie das System über das Feld Abweichungsart nach fehlerhaften Positionen sortieren lassen. Die Abweichungsart dient als Aufsetzpunkt für die Arbeit des Rechnungsprüfers. Das System kennzeichnet anhand des Feldes Abweichungsart mögliche Mengen- oder Preisdifferenzen in der Rechnungsposition im Hintergrund und sortiert die Rechnungspositionen nach möglichen Fehlerarten. Eine Fehlerart können Differenzen zwischen Wareneingangsmenge und Bestellmenge sein. Das System wird mit dieser voreingestellten Fehlerart ausgeliefert. Weitere kundenspezifische Fehlerarten können über BAdIs implementiert werden.

Funktionsumfang

Das System erzeugt zu ausgewählten Rechnungen eine Liste von Positionen, um einzelne Positionen manuell kontrollieren und ggf. weiter bearbeiten zu können:

Das System kontrolliert die Rechnungspositionen und trägt mögliche Abweichungen von der Bestellung in dem Feld Abweichungsart ein.

In der Standardauslieferung können Sie zwischen folgenden Inhalten für das Feld Abweichungsart wählen:

A(bestellbezogene Rechnungsprüfung)

B(wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung)

Solange noch nicht alle Wareneingänge im System verbucht sind, ist die Differenzmenge zwischen Wareneingang und Rechnung ungleich Null, auch wenn die zugehörigen Rechnungen korrekt sind.

Anhand der Abweichungsart kann das System die Rechnungspositionen sortieren.

Anschließend können Sie die so markierten Rechnungspositionen gezielt ermitteln und weiter bearbeiten.

Sie können die Funktion der Sortierung von Rechnungspositionen nach der Abweichungsart in den beiden folgenden Fällen einsetzen:

EDI-Rechnungen

manuell erfasste Rechnungen

Bei manuell erfassten Rechnungen müssen Sie potentielle Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferantenrechnung prüfen und ggf. eine Abweichungsart wählen, wonach das System sortieren soll. Nur bei manuell erfassten Rechnungen kann es zu einem manuellen Korrekturaufwand kommen.

Bei EDI-Rechnungen kennzeichnet das System potentielle Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferantenrechnung automatisch als ungeklärten Fehler . Zusätzlich können Sie die Abweichungsart manuell bearbeiten, eine Sortierung der Rechnungspositionen vornehmen und fehlerhafte Rechnungspositionen manuell bearbeiten.

Beispiel

Sie haben eine Eingangsrechnung mit 5 Rechnungspositionen, denen Sie die zugehörigen Bestellmengen gegenüberstellen. Wenn das System Differenzen zwischen den korrespondierenden Bestell- und Rechnungspositionen feststellen, weist das System diesen möglicherweise fehlerhaften Positionen eine Abweichungsart zu. Wenn Sie das System die Positionen nach der Abweichungsart sortieren lassen, können Sie die fehlerhaften Positionen schnell ermitteln und weiterbearbeiten.

In der unteren Tabelle haben die Positionen 1 und 2 eine Unterlieferung; 5 eine Überlieferung; 3 und 4 weder eine Mengen- noch eine Wertdifferenz.