Stellen Sie im Lieferantenstamm ein, ob doppelt erfaßte Rechnungen geprüft werden sollen.
Die Prüfung auf doppelte Rechnungserfassung soll vermeiden, daß Rechnungen versehentlich doppelt erfaßt und doppelt bezahlt werden.
Beim Erfassen von Eingangsrechnungen prüft das System zuerst, ob Buchhaltungsbelege im Finanzwesen und dann Belege in der Logistik-Rechnungsprüfung - nur fehlerhafte und für die Hintergrundprüfung erfaßte - in folgenden Kriterien übereinstimmen:
Lieferant
Währung
Buchungskreis
Rechnungsbruttobetrag
Referenzbelegnummer
Rechnungsbelegdatum
Das System prüft nur Rechnungen, es prüft keine Gutschriften oder nachträgliche Be- oder Entlastungen. Abhängig von der Einstellung im Customizing gibt das System beim Erfassen einer doppelten Rechnung eine Warn- oder Fehlermeldung aus.
Hinweis
Ausnahme
Für die Landesversion Argentinien und für die Belege im Finanzwesen werden Rechnungen und Gutschriften auf doppelte Erfassung geprüft.
Wenn ein bereits erfaßter Beleg storniert und nochmals erfaßt wird, wird keine Meldung ausgegeben.
Abhängig von der Eingabe in das Feld
Referenz
wird eine der beiden folgenden Prüfungen im Finanzwesen durchgeführt:
Wenn Sie in der aktuellen Rechnung oder Gutschrift eine Referenzbelegnummer eingeben, so prüft das System, ob bereits eine Rechnung oder Gutschrift im Finanzwesen gebucht wurde, die in folgenden Attributen übereinstimmt:
Buchungskreis
Kreditor
Währung
Belegdatum
Referenzbelegnummer
Wenn Sie in der aktuellen Rechnung oder Gutschrift keine Referenzbelegnummer angegeben, so prüft das System, ob bereits eine Rechnung oder Gutschrift im Finanzwesen gebucht wurde, die in folgenden Attributen übereinstimmt:
Buchungskreis
Kreditor
Währung
Belegdatum
Betrag in Belegwährung
Abhängig von der Systemeinstellung wird eine Warn- oder Fehlermeldung gesendet, wenn eine Rechnung oder Gutschrift gefunden wird, die in allen entsprechenden Attributen übereinstimmt.
Markieren Sie im Lieferantenstammsatz das Kennzeichen
Prf.dopp.Rech
(Prüfung auf doppelte Rechnung) auf den Bild
Zahlungsverkehr Buchhaltung
.
Das System prüft nur auf doppelte Rechnungen in der Logistik-Rechnungsprüfung, wenn Sie beim Erfassen der Rechnung die Referenzbelegnummer eingeben.
Sie können im Einführungsleitfaden (IMG) der Logistik-Rechnungsprüfung einstellen, daß folgende Merkmale nicht geprüft werden:
Referenzbelegnummer
Rechnungsdatum
Buchungskreis
Das hat zur Folge, daß die Wahrscheinlichkeit, daß das System eine doppelt erfaßte Rechnung findet, größer wird, da weniger Merkmale geprüft werden.
Hinweis
Beachten Sie, wenn Sie das Feld
Buchungskreis
demarkieren, kann sich die Performance des Systems verschlechtern, da das System sämtliche Belege vorhandener Buchungskreise prüft.
Bei der Prüfung auf doppelte Rechnungen vergleicht das System im Standard in der Logistik-Rechnungsprüfung folgende eingegebene Attribute:
Referenzbelegnummer
Rechungsdatum
Rechnungsbruttobetrag
Währung
Lieferant
Buchungskreis
Beispiel
Zusammenhang zwischen Einstellung im Customizing und dem Erfassen einer doppelten Rechnung
Im Customizing der Logistik-Rechnungsprüfung sind beispielsweise die Felder Referenzbelegnummer und Buchungskreis nicht markiert, das bedeutet, daß diese Attribute nicht geprüft werden.
Sie erfassen nun den neu zu erfassenden Beleg wie im Beispiel angegeben. Die Referenzbelegnummer und der Buchungskreis stimmt in den Werten nicht überein, alle anderen Merkmale enthalten die gleichen Werte. Das System gibt eine Meldung aus, daß die Rechnung doppelt erfaßt wird.
Wenn z.B. die Referenzbelegnummer im Customizing markiert ist, dann prüft das System diese und stellt fest, daß diese unterschiedlich zur bereits erfaßten Rechnung ist, und es wird keine Meldung ausgegeben.