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 Prüfung auf doppelte Rechnungserfassung

Verwendung

Stellen Sie im Lieferantenstamm ein, ob doppelt erfaßte Rechnungen geprüft werden sollen.

Die Prüfung auf doppelte Rechnungserfassung soll vermeiden, daß Rechnungen versehentlich doppelt erfaßt und doppelt bezahlt werden.

Beim Erfassen von Eingangsrechnungen prüft das System zuerst, ob Buchhaltungsbelege im Finanzwesen und dann Belege in der Logistik-Rechnungsprüfung - nur fehlerhafte und für die Hintergrundprüfung erfaßte - in folgenden Kriterien übereinstimmen:

  • Lieferant

  • Währung

  • Buchungskreis

  • Rechnungsbruttobetrag

  • Referenzbelegnummer

  • Rechnungsbelegdatum

Das System prüft nur Rechnungen, es prüft keine Gutschriften oder nachträgliche Be- oder Entlastungen. Abhängig von der Einstellung im Customizing gibt das System beim Erfassen einer doppelten Rechnung eine Warn- oder Fehlermeldung aus.

Hinweis Hinweis

Ausnahme

Für die Landesversion Argentinien und für die Belege im Finanzwesen werden Rechnungen und Gutschriften auf doppelte Erfassung geprüft.

Ende des Hinweises

Wenn ein bereits erfaßter Beleg storniert und nochmals erfaßt wird, wird keine Meldung ausgegeben.

Integration zum Finanzwesen

Abhängig von der Eingabe in das Feld Referenz wird eine der beiden folgenden Prüfungen im Finanzwesen durchgeführt:

  1. Wenn Sie in der aktuellen Rechnung oder Gutschrift eine Referenzbelegnummer eingeben, so prüft das System, ob bereits eine Rechnung oder Gutschrift im Finanzwesen gebucht wurde, die in folgenden Attributen übereinstimmt:

  • Buchungskreis

  • Kreditor

  • Währung

  • Belegdatum

  • Referenzbelegnummer

  1. Wenn Sie in der aktuellen Rechnung oder Gutschrift keine Referenzbelegnummer angegeben, so prüft das System, ob bereits eine Rechnung oder Gutschrift im Finanzwesen gebucht wurde, die in folgenden Attributen übereinstimmt:

  • Buchungskreis

  • Kreditor

  • Währung

  • Belegdatum

  • Betrag in Belegwährung

Abhängig von der Systemeinstellung wird eine Warn- oder Fehlermeldung gesendet, wenn eine Rechnung oder Gutschrift gefunden wird, die in allen entsprechenden Attributen übereinstimmt.

Voraussetzungen

Markieren Sie im Lieferantenstammsatz das Kennzeichen Prf.dopp.Rech (Prüfung auf doppelte Rechnung) auf den Bild Zahlungsverkehr Buchhaltung .

Das System prüft nur auf doppelte Rechnungen in der Logistik-Rechnungsprüfung, wenn Sie beim Erfassen der Rechnung die Referenzbelegnummer eingeben.

Sie können im Einführungsleitfaden (IMG) der Logistik-Rechnungsprüfung einstellen, daß folgende Merkmale nicht geprüft werden:

Anfang des Navigationspfads (Logistik-Rechnungsprüfung Navigationsschritt Eingangsrechnung Navigationsschritt Prüfung auf doppelte Rechnung einstellen) Ende des Navigationspfads

  • Referenzbelegnummer

  • Rechnungsdatum

  • Buchungskreis

Das hat zur Folge, daß die Wahrscheinlichkeit, daß das System eine doppelt erfaßte Rechnung findet, größer wird, da weniger Merkmale geprüft werden.

Hinweis Hinweis

Beachten Sie, wenn Sie das Feld Buchungskreis demarkieren, kann sich die Performance des Systems verschlechtern, da das System sämtliche Belege vorhandener Buchungskreise prüft.

Ende des Hinweises

Funktionsumfang

Bei der Prüfung auf doppelte Rechnungen vergleicht das System im Standard in der Logistik-Rechnungsprüfung folgende eingegebene Attribute:

  • Referenzbelegnummer

  • Rechungsdatum

  • Rechnungsbruttobetrag

  • Währung

  • Lieferant

  • Buchungskreis

Beispiel Beispiel

Zusammenhang zwischen Einstellung im Customizing und dem Erfassen einer doppelten Rechnung

Ende des Beispiels.

Im Customizing der Logistik-Rechnungsprüfung sind beispielsweise die Felder Referenzbelegnummer und Buchungskreis nicht markiert, das bedeutet, daß diese Attribute nicht geprüft werden.

Sie erfassen nun den neu zu erfassenden Beleg wie im Beispiel angegeben. Die Referenzbelegnummer und der Buchungskreis stimmt in den Werten nicht überein, alle anderen Merkmale enthalten die gleichen Werte. Das System gibt eine Meldung aus, daß die Rechnung doppelt erfaßt wird.

Wenn z.B. die Referenzbelegnummer im Customizing markiert ist, dann prüft das System diese und stellt fest, daß diese unterschiedlich zur bereits erfaßten Rechnung ist, und es wird keine Meldung ausgegeben.