Bestellanforderungen, denen bereits eine Bezugsquelle zugeordnet ist, kann das SAP-System automatisch in Bestellungen umsetzen.
Sie können die Bezugsquellenermittlung online oder im Hintergrund durchführen.
Bei der Umsetzung versucht das System, möglichst viele Positionen in einer Bestellung zusammenzufassen: In der Regel wird eine Bestellung pro Einkaufsorganisation, Lieferant und Kontrakt erstellt, deren Positionen inhaltlich zusammengehören.
Beispiel
Es werden in mehreren Positionen einer Bestellanforderung (Banf) ein PC, ein Drucker und PC-Software angefordert. Zuständig ist Einkaufsorganisation A. Das System ermittelt als Bezugsquelle Kontrakt 10 bei Lieferant Schmitt und alle Banf-Positionen werden in einem Abruf von Kontrakt 10 gebündelt.
Bei der Durchführung im Hintergrund können Sie über Voreinstellungen dafür sorgen, daß Positionen aus unterschiedlichen Banfen nach bestimmten Kriterien zu einer Bestellung gebündelt werden, z.B. je eine Bestellung pro Lieferant und Empfängerwerk.
Wenn das System aufgrund fehlender Daten oder nicht eindeutiger Bezugsquellen die Bezugsquellenermittlung und Weiterbearbeitung nicht vollständig durchführen kann, dann erhalten Sie ein Protokoll der nicht bearbeiteten Positionen zur manuellen Weiterbearbeitung.
Empfehlung
Die automatische Durchführung empfiehlt sich, wenn Sie ein gut gepflegtes System haben, bei dem die Wahrscheinlichkeit hoch ist, daß der Großteil der Banf-Positionen ohne manuelles Eingreifen in Folgebelege umgesetzt werden kann. Zum einen, weil für alle Positionen Bezugsquellen vorhanden sind und zum anderen, weil das System im Falle
mehrerer
möglicher Bezugsquellen Kriterien zur Auswahl
genau einer
Bezugsquelle hat, z.B. Orderbucheinträge, Regellieferanten und Quotierungen.
Wenn Sie wenige Bezugsquellen im System haben, dann empfiehlt sich die manuelle Bearbeitung.
Das System selektiert für die automatische Bestellerzeugung nur die Bestellanforderungen, bei denen für das Material
und
den Lieferanten das Kennzeichen
Automatische Bestellung
gesetzt ist.
Es kann nur aus solchen Bestellanforderungen Bestellungen erzeugen, denen bereits eine eindeutige Bezugsquelle zugeordnet ist.
Sie haben Bestellanforderungen mit einer zugeordneten Bezugsquelle im System.
Gehen Sie wie folgt vor, um aus diesen Bestellanforderungen automatisch Bestellungen zu erzeugen:
Wählen Sie
Geben Sie im oberen Bildbereich Ihre organisatorischen Selektionskriterien ein, z.B. die zuständige Einkäufergruppe und das Werk; im unteren Bildbereich die Kriterien für die Auswahl der Bestellanforderungen, z.B. ein Nummernintervall, ein bestimmtes Material oder ein Datumsintervall für in diesem Zeitraum freigegebene Bestellanforderungen.
Geben Sie im mittleren Bildbereich an, in welchen Fällen für eine Banf-Position eine eigene Bestellung angelegt werden soll. (Falls z.B. Banf-Positionen für unterschiedliche Werke nicht in dieselbe Bestellung übernommen werden sollen.)
Setzen Sie ggf. das Kennzeichen
Fehlerhafte Positionen auslassen.
Sie können die Funktion auch als Test durchführen. Setzen Sie dazu das Kennzeichen
Testlauf
. Sie können dann z.B. sehen, wieviele Bestellungen aus dem Vorrat an Bestellanforderungen erzeugt würden.
Setzen Sie das Kennzeichen
Detailliertes Protokoll
, wenn Sie die Funktion im Hintergrund ausführen und protokollieren möchten. Das Protokoll zeigt, welche Bestellungen erzeugt wurden, welche fehlerhaft sind und gibt für jede fehlerhafte Banf-Position Detailinformationen zur Fehlerursache.
(Wenn Sie die Funktion online ausführen, erhalten Sie Detailinformationen zu fehlerhaften Positionen mit Doppelklick auf der entsprechenden Zeile.)
Starten Sie die Funktion mit
–
Im Hintergrund ausf.
Beim Ausführen im Hintergrund erhalten Sie ein Fenster, in dem Sie die Druckparameter angeben und sichern müssen, bevor die Funktion gestartet wird.
Mögliche Fehlersituationen und Reaktion des Systems auf Fehler
Dieser Abschnitt erläutert die möglichen Fehlersituationen und die entsprechenden Reaktionen des Systems.
Eine Position einer Bestellanforderung kann z.B. in folgenden Fällen nicht in eine Bestellung umgesetzt werden:
Wenn die Stammdaten fehlerhaft oder unvollständig sind.
Beispiel: Der Lieferant ist gesperrt oder der aktuelle Bestellpreis ist nicht vorhanden.
Wenn Eingabedaten fehlen (z.B. unbekannte Kontierung).
Fehlerhafte Positionen auslassen
Wenn Sie festgelegt haben, daß fehlerhafte Positionen ausgelassen werden sollen, dann erstellt das System z.B. aus zehn Positionen, von denen eine fehlerhaft ist, eine Bestellung mit neun Positionen und die Bestellung kann (ggf. automatisch) an den Lieferanten übermittelt werden. Das Protokoll dokumentiert den Fehler, und die fehlerhafte Position muß nachbearbeitet werden.
Vorteil:
Wenig Nachbearbeitungsaufwand:
Sie müssen eine Position nachbearbeiten.
Nachteil:
Der inhaltliche Zusammenhang von Banf-Positionen in der Bestellung ist nicht gewährleistet (Bestellung 1: 1 PC, Bestellung 2: PC-Software); Sie haben mehr Kommunikationsaufwand mit dem Lieferanten.
Fehlerhafte Positionen nicht auslassen
Wenn Sie festgelegt haben, daß fehlerhafte Positionen nicht ausgelassen werden sollen, dann erstellt das System keine Bestellung.
Vorteil :
Der inhaltliche Zusammenhang von Banf-Positionen bleibt in der Bestellung erhalten. (Bestellung 1 hat zwei Positionen: Position 1 für einen PC, Position 2 für PC-Software); Mindestbestellwerte pro Bestellung werden besser berücksichtigt; Sie haben weniger Kommunikationsaufwand mit dem Lieferanten.
Nachteil :
Mehr Nachbearbeitungsaufwand:
Sie müssen alle zehn Positionen nachbearbeiten.
Manuelle Nachbearbeitung
Alle Bestellanforderungen, zu denen das System keine Bestellungen erzeugen konnte (z.B. weil der Lieferant nach dem Anlegen der Banf im Orderbuch gesperrt wurde oder kein Preis zum Material vorhanden ist), werden Ihnen in einem Protokoll aufgelistet. Diese Banfen müssen Sie nachbearbeiten, bevor Sie diese in Bestellungen umsetzen können.