Optimierter Einkauf (MM-PUR-SQ)

In den Fachabteilungen Ihrer Firma entstehen Bedarfe, die vom Einkauf zu decken sind. Diese erreichen den Einkauf entweder bereits in Form des SAP-Belegs Bestellanforderung (Banf) oder müssen vom Einkauf als solcher angelegt werden bzw. direkt als Bestellung oder Abruf von einem Rahmenvertrag.

Damit Sie die von den Fachabteilungen gemeldeten Bedarfe möglichst schnell und mit minimalem Aufwand decken können, möchten Sie Ihre Arbeitsprozesse im Einkauf optimal gestalten.

Neben den hier behandelten einkaufsinternen Möglichkeiten können Sie z.B. auch durch folgende betriebswirtschaftlichen Abläufe für eine zügige Beschaffung sorgen:

Die Bedarfsplanung erzeugt automatisch Einteilungen zu bestehenden Lieferplänen, das heißt, der Einkauf muß nicht eingreifen.
Die Fachabteilungen erstellen direkt Bestellungen (‘delegierter Einkauf’).

Ein Beispiel dafür ist das KANBAN-Verfahren zur Produktions- und Materialflußsteuerung.

Im Rahmen des optimierten Einkaufs können Sie zusätzlich eine Bestellmengenoptimierung durchführen lassen, damit Bestellmengen bei der Bestellbearbeitung gerundet werden.

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bestellmengenoptimierung .

Die folgende Grafik zeigt die Optimierung des Einkaufs durch Bezugsquellenermittlung für Bestellanforderungen und nachfolgende Erstellung von Folgebelegen:

Ablauf bei der Zuordnung von Bezugsquellen und der Weiterbearbeitung

Bei der Erstellung von Einkaufsbelegen aus Bestellanforderungen können Sie zwischen mehr oder weniger automatisierten Arbeitsschritten wählen:

Arbeitsschritt/Art der Durchführung	Automatisch	Manuell
Mögliche Bezugsquellen für Banf ermitteln.	X
Eine Bezugsquelle zuordnen.
Beim Anlegen/Ändern der einzelnen Banf-Position		X
Gesammelt aus einer Liste zuzuordnender Banfen		X
Im Hintergrund	X
Banfen mit zugeordneter Bezugsquelle weiterbearbeiten.
Bestellungen erstellen	X	X
Abrufe von Kontrakten erstellen	X	X
Einteilungen/Abrufe von Lieferplänen erstellen		X
Anfragen erstellen		X

Empfehlung

Die automatische Durchführung empfiehlt sich, wenn Sie über ein gut gepflegtes System mit vielen möglichen Bezugsquellen verfügen, so daß einem Großteil der Banfpositionen vom System ohne Zutun des Einkäufers eindeutige Bezugsquellen zugeordnet werden können und danach Folgebelege (z.B. ein Abruf vom Kontrakt) erstellt werden können.

Die manuelle Durchführung empfiehlt sich, wenn kaum mögliche Bezugsquellen vorhanden sind, oder wenn für einen bestimmten Bedarf mehrere Bezugsquellen in Frage kommen. In diesen Fällen muß der Einkäufer eine eindeutige Bezugsquelle auswählen.

Bei der manuellen Arbeitsweise kann ein Sachbearbeiter die beiden Arbeitsschritte des Zuordnens von Bezugsquellen und der Weiterbearbeitung durchführen. Sie können aber auch festlegen, daß ein Sachbearbeiter für die Zuordnung zuständig ist, jedoch ein anderer für die Weiterbearbeitung.