Bei Beschaffungsvorgängen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken (z.B. bei der Beschaffung von Investitionsgütern), kann es nötig sein, dass Sie verschiedene Versionen des Einkaufsbelegs unterscheiden und sich z.B. in der Kommunikation mit dem Lieferanten auf eine bestimmte Version beziehen möchten.
Mit der Versionsverwaltung können Sie zu Bestellanforderungen und Einkaufsbelegen (z.B. Bestellungen) Versionen erzeugen und verwalten. In einer Version werden die Änderungsbelege gesammelt, die durch eine nachträgliche Bearbeitung des Einkaufsbelegs erzeugt werden. Die Version gibt so die Fassung des Einkaufsbelegs wieder und verschafft dem Benutzer einen Überblick über die verschiedenen Änderungen.
Die Versionsverwaltung erweitert damit die bisherige Änderungsdokumentation zu Einkaufsbelegen.
Die Versionsverwaltung kann in Bestellanforderungen (nur ME51N, ME52N und ME53N), Anfragen, Bestellungen, Kontrakten und Lieferplänen verwendet werden.
Hinweis
Zu Angeboten und Lieferplaneinteilungen können keine Versionen erzeugt werden.
Das System kann auch für extern erzeugte Bestellanforderungen (z.B. aus
PS Projektsystem
oder
PM Instandhaltung und Servicemanagement
) Versionen erzeugen.
Hinweis
Zu Bestellanforderungen, die von der
MRP Bedarfsplanung
angelegt werden, erzeugt das System
keine
Versionen.
Nur wenn eine solche Bestellanforderung über
Bestellanforderung ändern
(ME52N) geändert wird, erzeugt das System eine Version und fixiert diese Bestellanforderung. Sie kann anschließend über die Bedarfsplanung nicht mehr geändert werden.
Damit Sie die Versionsverwaltung verwenden können, müssen Sie diese im Customizing des
Einkaufs
für Bestellanforderungen unter
für die entsprechende Kombination von Belegtyp und Belegart aktivierenfür Einkaufsbelege unter
für die entsprechende Kombination von Belegtyp, Belegart und Einkaufsorganisation aktivierenHinweis
Wenn sie die Versionsverwaltung im Customizing deaktivieren, nachdem bereits Einkaufsbelege mit Versionen angelegt wurden, dann werden weiterhin Versionen für diese Einkaufsbelege erzeugt.
Wenn Sie eine Bestellanforderung oder einen Einkaufsbeleg anlegen, dann erzeugt das System automatisch eine erste Version (Version 0). Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen und neu erfasste Daten in der jeweils aktuellen Version dokumentiert.
Hinweis
In der Bestellanforderung wird eine Version pro Banfposition (auf Positionsebene) und den Einkaufsbelegen pro Beleg (auf Kopfebene) erzeugt.
Wenn alle notwendigen Daten für die Bestellanforderung erfasst wurden, dann muss die Version fertig gestellt werden. Denn erst anschließend kann:
die Bestellanforderung freigegeben oder in einen Folgebeleg umgesetzt werden
Hinweis
Wenn eine Bestellanforderung einer Gesamtfreigabe unterliegt, dann müssen die Versionen zu allen Banfpositionen fertig gestellt sein, damit die Bestellanforderung freigegeben und umgesetzt werden kann.
der Einkaufsbeleg freigegeben oder ausgegeben werden
Eine Version wird fertig gestellt, indem das Kennzeichen
Fertig
in den Versionsdaten gekennzeichnet wird. Der Bearbeiter einer Bestellanforderung oder eines Einkaufsbelegs gibt damit explizit an, dass er seine Änderungen abgeschlossen hat.
Hinweis
Im Customizing des
Einkaufs
können Sie einstellen, dass die Version 0 automatisch fertig gestellt wird. Markieren Sie dazu unter
das Kennzeichen
Version 0 ok
.
Neue Änderungsbelege werden immer der aktuellen Version zugeordnet, auch wenn das Kennzeichen
Fertig
markiert ist. Dies geschieht so lange, bis eine neue Version angelegt wird.
Eine neue Version wird vom System immer dann angelegt, wenn die Bestellanforderung einen Endzustand erreicht hat. Das sind folgende Bearbeitungszustände:
Aktiv
wenn Sie keine Freigabe einsetzen
Freigabe abgeschlossen
wenn Sie die Freigabe einsetzen
Nicht jede Änderung an einer Bestellanforderung verursacht eine neue Version, sondern nur die folgenden:
alle versionsrelevanten Änderungen
Welche Änderungen versionsrelevant sind, definieren Sie im Customizing des
Einkaufs
unter
.
Änderungen an der Dokumentenzuordnung
Adressänderungen
Änderungen an Dienstleistungspositionen
Eine neue Version wird vom System immer dann angelegt, wenn der Einkaufsbeleg einen Endzustand erreicht hat. Das sind folgende Bearbeitungszustände:
Aktiv
wenn Sie keine Freigabe einsetzen
Freigabe abgeschlossen
wenn Sie die Freigabe einsetzen
Hinweis
Damit zu einem Einkaufsbeleg eine neue Version erzeugt wird, müssen außerdem alle Nachrichten übermittelt sein.
Für gemerkte Bestellungen werden keine neuen Versionen erzeugt.
Nicht jede Änderung an einem Einkaufsbeleg verursacht eine neue Version, sondern nur die folgenden:
alle druckrelevanten Änderungen
Welche Änderungen druckrelevant sind, definieren Sie im Customizing des
Einkaufs
unter
Änderungen an der Dokumentenzuordnung
Adressänderungen
Hinweis
Adressänderungen führen nur dann zu einer neuen Version, wenn das Feld ADRC-NAME1 als änderungsdruckrelevant definiert wurde.
Änderungen an Stammkonditionen
Hinweis
Änderungen an Stammkonditionen führen nur dann zu einer neuen Version, wenn das Feld EKPO-NETPR als änderungsdruckrelevant definiert wurde.
Sie finden die Versionsdaten:
in der Einbildtransaktion der Bestellanforderung (ME51N, ME52N, ME53N) auf der Registerkarte
Versionen
im Positionsdetail
in der Einbildtransaktion der Bestellung (ME21N, ME22N, ME23N) auf der Registerkarte
Versionen
in den Kopfdaten
in der Anfrage, in der herkömmlichen Bestellung (ME21, ME22, ME23), im Kontrakt und im Lieferplan unter
Dort können Sie Daten zur Version pflegen (z.B. Änderungsgrund) und die Version fertig stellen. Im Feld
Wertänderung
wird Ihnen außerdem angezeigt, ob und wie stark sich der Wert einer Banfposition bzw. eines Einkaufsbelegs im Vergleich zur vorherigen Version verändert hat.
Sie können sich die Änderungsbelege zu einer oder mehreren Versionen anzeigen lassen, indem Sie die entsprechenden Versionen markieren und
Änderungen anzeigen
wählen.
Siehe auch:
Texte zu Versionen in Bestellanforderungen und Einkaufsbelegen
Auch für Bestellanforderungen, die aus dem
SAP Advanced Planner and Optimizer (SAP APO)
übertragen werden, kann die Versionsverwaltung aktiv sein. Das hängt von der Belegart ab, die im Customizing des
Einkaufs
unter
Vorschlagswerte für Belegart festlegen
für
Bestellanforderung anlegen
(ME51N) definiert ist.
Sie haben im SAP-APO-System die Möglichkeit, Bestellanforderungen, die bereits an das ERP-System übertragen wurden, automatisch in Einkaufsbelege umzusetzen. Wenn für die Belegart der Bestellanforderung die Versionsverwaltung aktiv ist, dann ist dies allerdings nur möglich, wenn die Version der Bestellanforderung manuell fertig gestellt wurde. Ansonsten müssen Sie die Bestellanforderung manuell im ERP-System in einen Einkaufsbeleg umsetzen.
Hinweis
Im Customizing des
Einkaufs
unter
können Sie die Versionsverwaltung für Bestellanforderung aus dem SAP APO deaktivieren.
Über den User-Exit EXIT_SAPLMEPI_003 der Erweiterung CIFPUR02 können Sie die Belegart für Bestellanforderungen, die aus dem SAP APO übertragen werden, beeinflussen und eine Belegart verwenden, für die die Versionsverwaltung nicht aktiv ist.