Show TOC

 Versionsverwaltung

Verwendung

Bei Beschaffungsvorgängen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken (z.B. bei der Beschaffung von Investitionsgütern), kann es nötig sein, dass Sie verschiedene Versionen des Einkaufsbelegs unterscheiden und sich z.B. in der Kommunikation mit dem Lieferanten auf eine bestimmte Version beziehen möchten.

Mit der Versionsverwaltung können Sie zu Bestellanforderungen und Einkaufsbelegen (z.B. Bestellungen) Versionen erzeugen und verwalten. In einer Version werden die Änderungsbelege gesammelt, die durch eine nachträgliche Bearbeitung des Einkaufsbelegs erzeugt werden. Die Version gibt so die Fassung des Einkaufsbelegs wieder und verschafft dem Benutzer einen Überblick über die verschiedenen Änderungen.

Die Versionsverwaltung erweitert damit die bisherige Änderungsdokumentation zu Einkaufsbelegen.

Integration

Die Versionsverwaltung kann in Bestellanforderungen (nur ME51N, ME52N und ME53N), Anfragen, Bestellungen, Kontrakten und Lieferplänen verwendet werden.

Hinweis Hinweis

Zu Angeboten und Lieferplaneinteilungen können keine Versionen erzeugt werden.

Ende des Hinweises

Das System kann auch für extern erzeugte Bestellanforderungen (z.B. aus PS Projektsystem oder PM Instandhaltung und Servicemanagement ) Versionen erzeugen.

Hinweis Hinweis

Zu Bestellanforderungen, die von der MRP Bedarfsplanung angelegt werden, erzeugt das System keine Versionen.

Nur wenn eine solche Bestellanforderung über Bestellanforderung ändern (ME52N) geändert wird, erzeugt das System eine Version und fixiert diese Bestellanforderung. Sie kann anschließend über die Bedarfsplanung nicht mehr geändert werden.

Ende des Hinweises

Voraussetzungen

Damit Sie die Versionsverwaltung verwenden können, müssen Sie diese im Customizing des Einkaufs

  • für Bestellanforderungen unter Anfang des Navigationspfads Versionsverwaltung Navigationsschritt Versionsverwaltung für Bestellanforderungen einstellen Ende des Navigationspfads für die entsprechende Kombination von Belegtyp und Belegart aktivieren

  • für Einkaufsbelege unter Anfang des Navigationspfads Versionsverwaltung Navigationsschritt Versionsverwaltung für Einkaufsbelege einstellen Ende des Navigationspfads für die entsprechende Kombination von Belegtyp, Belegart und Einkaufsorganisation aktivieren

Hinweis Hinweis

Wenn sie die Versionsverwaltung im Customizing deaktivieren, nachdem bereits Einkaufsbelege mit Versionen angelegt wurden, dann werden weiterhin Versionen für diese Einkaufsbelege erzeugt.

Ende des Hinweises

Funktionsumfang

Wenn Sie eine Bestellanforderung oder einen Einkaufsbeleg anlegen, dann erzeugt das System automatisch eine erste Version (Version 0). Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen und neu erfasste Daten in der jeweils aktuellen Version dokumentiert.

Hinweis Hinweis

In der Bestellanforderung wird eine Version pro Banfposition (auf Positionsebene) und den Einkaufsbelegen pro Beleg (auf Kopfebene) erzeugt.

Ende des Hinweises

Wenn alle notwendigen Daten für die Bestellanforderung erfasst wurden, dann muss die Version fertig gestellt werden. Denn erst anschließend kann:

  • die Bestellanforderung freigegeben oder in einen Folgebeleg umgesetzt werden

    Hinweis Hinweis

    Wenn eine Bestellanforderung einer Gesamtfreigabe unterliegt, dann müssen die Versionen zu allen Banfpositionen fertig gestellt sein, damit die Bestellanforderung freigegeben und umgesetzt werden kann.

    Ende des Hinweises

  • der Einkaufsbeleg freigegeben oder ausgegeben werden

Eine Version wird fertig gestellt, indem das Kennzeichen Fertig in den Versionsdaten gekennzeichnet wird. Der Bearbeiter einer Bestellanforderung oder eines Einkaufsbelegs gibt damit explizit an, dass er seine Änderungen abgeschlossen hat.

Hinweis Hinweis

Im Customizing des Einkaufs können Sie einstellen, dass die Version 0 automatisch fertig gestellt wird. Markieren Sie dazu unter Anfang des Navigationspfads Versionsverwaltung Navigationsschritt Versionsverwaltung einstellen Ende des Navigationspfads das Kennzeichen Version 0 ok .

Ende des Hinweises
Neue Versionen

Neue Änderungsbelege werden immer der aktuellen Version zugeordnet, auch wenn das Kennzeichen Fertig markiert ist. Dies geschieht so lange, bis eine neue Version angelegt wird.

Neue Versionen zu Bestellanforderungen

Eine neue Version wird vom System immer dann angelegt, wenn die Bestellanforderung einen Endzustand erreicht hat. Das sind folgende Bearbeitungszustände:

  • Aktiv

    wenn Sie keine Freigabe einsetzen

  • Freigabe abgeschlossen

    wenn Sie die Freigabe einsetzen

Nicht jede Änderung an einer Bestellanforderung verursacht eine neue Version, sondern nur die folgenden:

  • alle versionsrelevanten Änderungen

    Welche Änderungen versionsrelevant sind, definieren Sie im Customizing des Einkaufs unter Anfang des Navigationspfads Versionsverwaltung Navigationsschritt Versionsrelevante Felder der Bestellanforderung Ende des Navigationspfads .

  • Änderungen an der Dokumentenzuordnung

  • Adressänderungen

  • Änderungen an Dienstleistungspositionen

Neue Versionen zu Einkaufsbelegen

Eine neue Version wird vom System immer dann angelegt, wenn der Einkaufsbeleg einen Endzustand erreicht hat. Das sind folgende Bearbeitungszustände:

  • Aktiv

    wenn Sie keine Freigabe einsetzen

  • Freigabe abgeschlossen

    wenn Sie die Freigabe einsetzen

    Hinweis Hinweis

    Damit zu einem Einkaufsbeleg eine neue Version erzeugt wird, müssen außerdem alle Nachrichten übermittelt sein.

    Für gemerkte Bestellungen werden keine neuen Versionen erzeugt.

    Ende des Hinweises

Nicht jede Änderung an einem Einkaufsbeleg verursacht eine neue Version, sondern nur die folgenden:

  • alle druckrelevanten Änderungen

    Welche Änderungen druckrelevant sind, definieren Sie im Customizing des Einkaufs unter Anfang des Navigationspfads Nachrichten Navigationsschritt Änderungsdruckrelevante Felder. Ende des Navigationspfads

  • Änderungen an der Dokumentenzuordnung

  • Adressänderungen

    Hinweis Hinweis

    Adressänderungen führen nur dann zu einer neuen Version, wenn das Feld ADRC-NAME1 als änderungsdruckrelevant definiert wurde.

    Ende des Hinweises

  • Änderungen an Stammkonditionen

    Hinweis Hinweis

    Änderungen an Stammkonditionen führen nur dann zu einer neuen Version, wenn das Feld EKPO-NETPR als änderungsdruckrelevant definiert wurde.

    Ende des Hinweises
Daten der Version

Sie finden die Versionsdaten:

  • in der Einbildtransaktion der Bestellanforderung (ME51N, ME52N, ME53N) auf der Registerkarte Versionen im Positionsdetail

  • in der Einbildtransaktion der Bestellung (ME21N, ME22N, ME23N) auf der Registerkarte Versionen in den Kopfdaten

  • in der Anfrage, in der herkömmlichen Bestellung (ME21, ME22, ME23), im Kontrakt und im Lieferplan unter Anfang des Navigationspfads Kopf Navigationsschritt Versionen Ende des Navigationspfads

Dort können Sie Daten zur Version pflegen (z.B. Änderungsgrund) und die Version fertig stellen. Im Feld Wertänderung wird Ihnen außerdem angezeigt, ob und wie stark sich der Wert einer Banfposition bzw. eines Einkaufsbelegs im Vergleich zur vorherigen Version verändert hat.

Sie können sich die Änderungsbelege zu einer oder mehreren Versionen anzeigen lassen, indem Sie die entsprechenden Versionen markieren und Änderungen anzeigen wählen.

Siehe auch:

Texte zu Versionen in Bestellanforderungen und Einkaufsbelegen

Bestellanforderungen aus dem SAP Advanced Planner and Optimizer

Auch für Bestellanforderungen, die aus dem SAP Advanced Planner and Optimizer (SAP APO) übertragen werden, kann die Versionsverwaltung aktiv sein. Das hängt von der Belegart ab, die im Customizing des Einkaufs unter Vorschlagswerte für Belegart festlegen für Bestellanforderung anlegen (ME51N) definiert ist.

Sie haben im SAP-APO-System die Möglichkeit, Bestellanforderungen, die bereits an das ERP-System übertragen wurden, automatisch in Einkaufsbelege umzusetzen. Wenn für die Belegart der Bestellanforderung die Versionsverwaltung aktiv ist, dann ist dies allerdings nur möglich, wenn die Version der Bestellanforderung manuell fertig gestellt wurde. Ansonsten müssen Sie die Bestellanforderung manuell im ERP-System in einen Einkaufsbeleg umsetzen.

Hinweis Hinweis

Im Customizing des Einkaufs unter Anfang des Navigationspfads Versionsverwaltung Navigationsschritt Versionsverwaltung für Bestellanforderungen einstellen Ende des Navigationspfads können Sie die Versionsverwaltung für Bestellanforderung aus dem SAP APO deaktivieren.

Über den User-Exit EXIT_SAPLMEPI_003 der Erweiterung CIFPUR02 können Sie die Belegart für Bestellanforderungen, die aus dem SAP APO übertragen werden, beeinflussen und eine Belegart verwenden, für die die Versionsverwaltung nicht aktiv ist.

Ende des Hinweises